Christine contra el trabajo: Cómo hacer bien las reuniones híbridas

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Los lugares de trabajo híbridos (con algunos empleados en la oficina y otros a distancia) están cobrando fuerza a medida que salimos de la pandemia. (Índice de tendencias laborales 2021 de Microsoft, un estudio realizado a más de 30 000 personas en 31 países, reveló que el 73% de los encuestados desean opciones de trabajo remoto.)

Cuando la mayor parte del mundo trabajaba a distancia, era más fácil para los empleados permanecer en igualdad de condiciones, al menos desde el punto de vista de la visibilidad y la comunicación. Pero las oficinas híbridas presentan nuevos desafíos. ¿Cómo mantenemos un equilibrio entre las personas que vienen a la oficina y las que permanecen alejadas? ¿Cómo cambiamos la forma en que nos reunimos o socializamos? Básicamente, ¿cómo nos aseguramos de que todos se sientan incluidos?

La editora de innovación Christine Liu habla con Juraj Holub, vicepresidente de marca y comunicación y diseñador jefe de reuniones en Slido, una plataforma de preguntas y respuestas y votaciones en directo. Holub hace hincapié en la importancia de que los líderes adopten una mentalidad que dé prioridad a la distancia y ofrece cinco tácticas para celebrar reuniones híbridas mejores y más inclusivas.

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Transcripción

CHRISTINE LIU: Trabajo híbrido. Es una mezcla de trabajo remoto y presencial. Es una realidad para mucha gente ahora mismo y en un futuro próximo. De hecho, aquí en HBR, acabamos de empezar…

Sí, el híbrido está ocurriendo y no estoy nada preparado.

Mire, el año pasado, cuando todos trabajábamos de forma remota y en videollamadas y demás, nos igualaron en el buen sentido en términos de visibilidad. Pero me preocupa el híbrido, no va a seguir siendo así.

Tengo muchas preguntas, pero básicamente, si tiene una reunión y tiene gente en la sala y tiene gente llamando, ¿cómo se asegura de que todos se sienten escuchados, todos se sienten incluidos y nadie siente que hay una segunda clase en este mundo híbrido?

Si le está ocurriendo lo híbrido, ahora es el momento crucial para empezar a desarrollar esos buenos hábitos antes de que los viejos empiecen a aparecer de nuevo. Hagamos lo híbrido, ¿verdad?

Antes de empezar, unas breves palabras de nuestro patrocinador. Todos queremos mejores formas de trabajar. Confluence, el principal software de colaboración en equipo, mantiene sincronizada a toda la empresa. Confluence es un lugar en el que puede crear, colaborar y compartir trabajos, para que pueda dedicar menos tiempo a las reuniones y más a hacer. Consíguelo gratis hoy mismo en atlassian.com/meet-less.

JURAJ HOLUB: Creo que hay un consenso general de que el futuro del trabajo será híbrido. Pero lo curioso es que nadie sabe exactamente cómo se verá.

CHRISTINE LIU: Es Juraj Holub. Es el vicepresidente de marca y comunicación de Slido y también ostenta el cargo de diseñador jefe de reuniones. Ha pensado mucho en el diseño de reuniones, los eventos virtuales y la cultura del trabajo a distancia.

JURAJ HOLUB: Me gusta usar la frase de que habrá «Cincuenta sombras de híbrido». Lo que significa que habrá todo tipo de escenarios, como traer a la gente de vuelta durante dos días o simplemente volver a la oficina de forma totalmente opcional y utilizar el espacio como área de colaboración. Sin embargo, como con cualquier otra configuración de trabajo, las reuniones desempeñarán un papel importante.

CHRISTINE LIU: Todo el mundo está muy preocupado por las reuniones híbridas, porque lo último que quieren hacer es excluir accidentalmente a las personas que vienen de forma remota porque no están allí físicamente. Pero es muy fácil de hacer, lamentablemente. Así que, además del problema humano, también está el aspecto técnico.

JURAJ HOLUB: Usted, como anfitrión de una reunión, es tres en uno. Es creador de contenido, facilitador y, al mismo tiempo, técnico audiovisual. Y sin tener la configuración técnica correcta, el resto no importa.

CHRISTINE LIU: Organizar una reunión híbrida es abrumador y solo quiero una lista breve de cosas reales que puedo hacer y que tengan un impacto positivo. Pero por favor, dígame qué es lo que más aprovecha mi dinero es el híbrido. Juraj, necesito su ayuda.

JURAJ HOLUB: Creo que todo empieza con una mentalidad de que lo remoto es lo primero. Y permítame darle unos cinco consejos sobre cómo llevarlo a cabo realmente.

CHRISTINE LIU: Muy bien. Poniendo una mentalidad de que lo remoto es lo primero, vamos.

Consejo 1: Todo el mundo inicia sesión prácticamente

Así que este consejo es un poco incómodo en persona, pero básicamente la gente que está en la oficina inicia sesión con su propio portátil en la sala de reuniones y luego tiene la reunión. Pero es con esa mentalidad de priorizar el control remoto, pensando realmente en las personas que inician sesión de forma remota, porque pueden ver la cara de todos con claridad, pueden recibir señales visuales.

JURAJ HOLUB: Lo que crea es este tipo de experiencia igual para todos.

CHRISTINE LIU: Una vez que sepa qué hacer, no está tan mal. Es, de nuevo, tipo, ¿por qué vuelvo a mirar la pantalla? Podría estar mirándole a la cara a todo el mundo. Pero sinceramente, pruébelo y pregunte a sus empleados remotos qué piensan. Quiero decir, sus comentarios son los que necesita.

Consejo 2: Salude a todo el mundo

Muy bien, me encanta este consejo. Es muy fácil, es muy divertido y, sinceramente, es lo que hacíamos cuando estábamos encerrados de todos modos. Básicamente, salude primero a la gente remota y dígales: «Hola, bienvenido a la fiesta».

JURAJ HOLUB: Reconozca que hay personas que asisten a esta reunión, aparte de las pocas que están sentadas realmente en la sala.

Consejo 3: Supervise los iconos de silencio

CHRISTINE LIU: Este es genial, porque es táctico y superespecífico. Básicamente, cuando celebre la reunión, mire la lista de participantes y esté atento a cualquiera que se quede mudo. Que alguien elija quedarse mudo es un muy buen indicador de que puede tener algo que decir. Así que si lo ve, diga: «Hola, lo invito a compartir».

Se va a perder algunas cosas si dirige la reunión, así que pida a otras personas que lo cuiden. Y de esa manera, con suerte, si alguien se queda mudo, alguien esté ahí para verlo.

Consejo 4: Solicite cámaras con cuidado

Este es un poco delicado con el tema de las cámaras, pero básicamente quiere invitar a todo el mundo a que encienda sus cámaras, aunque sea brevemente, al principio de la reunión. Quiero decir, es un placer verlos a todo el mundo y ponerle un rostro a un nombre. Y en cierto modo humaniza toda la experiencia. Si la gente se siente incómoda, está bien, no lo presione. Es solo esta invitación.

JURAJ HOLUB: Yo lo haría opcional. O sea, no presione demasiado a la gente, como he dicho. Definitivamente hay razones por las que la persona no encendió la cámara. Así que puede decir algo así. «Muy bien amigos, gracias a todos por unirse. Si es posible, encendamos la cámara un momento al principio para vernos, saludarnos y, después, apagarla. Sería un bonito gesto verlos a todos».

CHRISTINE LIU: Esto realmente ayuda a humanizar la experiencia y pone un rostro al nombre para que todos puedan saludarse. Después de eso, lo que haga es asunto suyo.

Consejo 5: La participación es crucial

Se trata de recopilar comentarios en tiempo real. Sea cual sea la plataforma que utilice, definitivamente hay una función de votación, un chat, emojis o lo que sea. La conclusión es que tiene que usarlos e integrarlos en su reunión. Y luego, una vez que obtenga los resultados, eso ayuda a impulsar el debate. Actúa en función de esos comentarios.

JURAJ HOLUB: ¿Podemos seguir adelante? O sea, deme un visto bueno virtual. Y si ve todos esos pulgares hacia arriba volando desde cualquier dirección, puede verlo, vale, todo claro, tengo su opinión. Podemos seguir adelante. Pero entonces podría haber una situación más elaborada en la que necesite un comentario más profundo. Y yo diría que opte por las encuestas en vivo. Son realmente una manera increíble de, una vez más, igualar la experiencia para todos.

CHRISTINE LIU: He aquí un mensaje de nuestro patrocinador, Confluence.

JASON PHAN: Hola, soy Jason Fan de Confluence y tengo cinco consejos para que sus reuniones híbridas sean más eficaces. Primero, pregúntese, ¿realmente necesitamos vernos? La fatiga ante las reuniones es real, pero la herramienta de colaboración en equipo adecuada, como Open Workspace de Confluence, hace que la información sea transparente y esté fácilmente disponible para todos los miembros del equipo. Puede mantener sus equipos sincronizados y reducir el número de reuniones.

En segundo lugar, utilice una herramienta de reunión híbrida para que todos tengan igualdad de acceso sin ningún tipo de permiso, obstáculos y para fomentar una mayor participación del equipo, compartir más conocimientos y una colaboración más significativa.

A continuación, fije una agenda con las contribuciones del equipo. Las mejores reuniones híbridas son colaborativas. Utilice las actualizaciones de estado, las listas de tareas, los marcos de toma de decisiones y otras plantillas para que todos puedan opinar. Se sorprenderá de lo cortas que serán sus reuniones si los números se envían con antelación.

En cuarto lugar, invite solo a personas clave. Invitar a demasiadas personas puede dificultar la toma de decisiones y puede impedir la participación. Para mantener una conversación productiva, trate de mantener las reuniones de su equipo con 10 partes interesadas esenciales o menos.

Por último, después de la reunión, comparta sus notas. Las reuniones híbridas son útiles cuando publica las notas de las reuniones, especialmente las decisiones y las acciones, y las pone fácilmente a disposición de los miembros del equipo. Organícelos con etiquetas o en carpetas y espacios compartidos para que su equipo pueda obtener fácilmente la información que necesita. Usamos el espacio de trabajo abierto de Confluence para mantener organizadas las reuniones de nuestro equipo.

Dedique menos tiempo a reunirse y más a hacer. Obtenga Confluence gratis hoy mismo en atlassian.com/meet-less.

CHRISTINE LIU: Casi me siento como en la típica reunión de oficina, podríamos salirnos con la nuestra siendo perezosos y malos en las reuniones porque al menos nos entreteníamos mirándonos o algo así. Parece que todos necesitamos dar un paso adelante para hacer algo en lo que deberíamos haber sido buenos desde el principio.

JURAJ HOLUB: No nos enseñan cómo dirigir una conversación, cómo facilitar. Nos enseñan a presentar la información de forma clara. Pero esa es una habilidad completamente diferente. Facilitar, dirigir la conversación, significa que piensa consciente y estratégicamente en atraer a la gente y dar voz a los miembros silenciosos y hacer avanzar la conversación.

CHRISTINE LIU: Me encantan estos consejos, porque cinco es un número muy manejable. Pero creo que lo más importante es mantener esa mentalidad de que lo remoto es lo primero. Ese es realmente el principio rector. Básicamente, póngase en la piel de alguien que inicie sesión en esa reunión. Todos sabemos lo que se siente, porque todos hemos estado ahí. E incluso pensando en eso y teniendo en cuenta que es más de la mitad de la batalla.

JURAJ HOLUB: Me gusta inclinarme por un lado más positivo de las cosas, que vamos a crear realmente en un entorno en el que las personas puedan prosperar sin importar desde dónde se unan, y vamos a combinar lo mejor de ambos mundos.