Christine contra el trabajo: cómo usar realmente una pizarra blanca

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Probablemente la mayoría de nosotros no piense demasiado en las pizarras blancas. Ya sea la superficie de borrado en seco tradicional o en un espacio de trabajo de colaboración digital, solemos utilizar pizarras blancas en las reuniones para intercambiar ideas, anotar diagramas o publicar notas adhesivas con preguntas e ideas.

Pero, ¿hay alguna forma mejor de usar las pizarras blancas? ¿Por qué son importantes? ¿Hay técnicas para desarrollar todo su potencial?

La editora de innovación Christine Liu busca respuestas de Jake Knapp, el inventor del Design Sprint y autor de Sprint: Cómo resolver grandes problemas y poner a prueba nuevas ideas en solo cinco días y Haga tiempo: cómo centrarse en lo que importa todos los días. Knapp, que se describe a sí mismo como un fanático de las pizarras blancas, explica el verdadero valor cognitivo de una pizarra blanca y describe consejos profesionales para que cualquiera pueda aprovechar al máximo una sesión de pizarra.

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Transcripción

CHRISTINE LIU: Vamos a hablar de las pizarras blancas. Son como el cliché de la oficina, ¿verdad? Tiene grapadoras, fotocopiadoras y pizarras blancas. Y es como la productividad, la lluvia de ideas y cosas interesantes. Creo que todos estamos de acuerdo en que las pizarras blancas, ya sean reales o virtuales, son útiles. Puede tomar notas. Puede dibujar pequeñas cosas. Puede poner notas adhesivas.

Pero cuanto más pensaba en ellos, más preguntas tenía, tipo, oh, tal vez tengan un poder secreto. Hay una razón por la que están en todas partes. ¿Me falta algo? ¿Nos falta algo a todos? Resulta que hay más. Quédese aquí si quiere ver estos consejos en acción. Aprendamos a usar realmente una pizarra blanca.

Antes de empezar, unas breves palabras de nuestro patrocinador. Todos queremos mejores formas de trabajar. Confluence, el principal software de colaboración en equipo, mantiene sincronizada a toda la empresa. Confluence es un lugar en el que puede crear, colaborar y compartir trabajos para que pueda dedicar menos tiempo a las reuniones y más a hacer. Consíguelo gratis hoy mismo en Atlassian.com/Meet-less.

JAKE KNAPP: Por fin. Por fin, alguien quiere hablar de pizarras blancas. Ya era hora.

CHRISTINE LIU: Es Jake Knapp. Inventó el Design Sprint y ha escrito Sprint y Haga tiempo. Como diseñador, ha pensado mucho en las herramientas y los procesos, herramientas como las pizarras blancas. En su libro Sprint, escribe que las pizarras blancas lo hacen más inteligente. ¿Puede desempacar eso?

JAKE KNAPP: La pizarra es una memoria extra para nosotros. Y significa que no tenemos que quedarnos en la cabeza lo que la persona ha dicho en la última o dos frases. Y no tenemos que tratar constantemente de convencer a nuestros colegas o tratar de disuadirnos o tratar de construir; no tenemos que estar necesariamente tan sujetos a los prejuicios recientes y todas esas cosas. Ya lo vemos. Podemos poner cosas ahí y ampliar nuestra memoria. Y en ese sentido, nos hace absolutamente más inteligentes.

CHRISTINE LIU: Jake es un gran, gran fan de las pizarras blancas. ¿Qué es lo que lo vuelve loco de cómo ve que algunas personas usan las pizarras blancas?

JAKE KNAPP: Lo principal es que la gente no los use. Es el número uno. Y es tan común que la pizarra blanca es basura, pequeña o rara, y todavía puede ver lo que la gente escribió antes porque no se borra correctamente. Es un material extraño. O no hay ninguna pizarra blanca. Eso es como decir: bueno, vamos a escribir software y no tenemos ordenadores. Es simplemente… es una locura.

CHRISTINE LIU: Hay un lienzo en blanco y puede hacer lo que quiera. Pero creo que la libertad provoca un poco de ansiedad. ¿Lo hago bien? ¿Estoy poniendo las cosas en los lugares correctos? Necesito ayuda. Estoy viendo una pantalla en blanco y estoy intentando averiguar cuál es la mejor manera de empezar a rellenarla de forma estructurada.

JAKE KNAPP: Imagínese en IKEA y está ante una estantería. Hay todos estos componentes diferentes y puede averiguar qué estantes quiere y cuántos quiere. Bueno, la pizarra blanca es como esa estantería. Y voy a construir las estanterías que necesito y luego tendré un lugar donde guardar las cosas cuando surjan en la conversación.

Me gusta empezar una reunión de proyecto más grande averiguando cuál es el objetivo a largo plazo. Así que puede que escriba «Objetivo a largo plazo». Entonces sé que lo que hay en esta área, voy a dibujar este rectángulo aquí y quiero que rellenemos cuál es el objetivo a largo plazo. Esto es lo que queremos. Esto es lo que nos motiva. Del mismo modo, podría copiar esto, moverlo aquí y podría decir: ¿cómo vamos a medir ese objetivo? Si salimos al futuro y logramos ese objetivo, ¿qué aspecto tendrá? ¿Qué es lo que podríamos medir de forma tangible? ¿Qué hay de los riesgos? No quiero hablar solo de las cosas que podrían ir bien. ¿Cuáles son todos los posibles problemas? Ahora tenemos una nueva estantería para el pesimismo. Otra cosa que me gusta hacer es hacer un mapa de cómo funciona esto. Puede pensar que es como: ¿cómo funciona nuestro sistema?

CHRISTINE LIU: Jake también usa esta técnica que me encanta llamada «Anota y vota». Básicamente, si está en una reunión y la gente trata de hablar por encima de la otra, haga una pausa. Ponga un temporizador. Todo el mundo escribe sus ideas de forma discreta e independiente en notas adhesivas.

JAKE KNAPP: Y luego utiliza la pizarra blanca para capturar todas esas cosas.

CHRISTINE LIU: En este momento, espero que ya tenga a alguien a quien haya designado como responsable de la toma de decisiones. Tienen en cuenta todas estas votaciones y hacen la última llamada. Hecho. Decisión tomada. Siga adelante.

Puede que se sienta tentado a usar tantas cosas elegantes en su pizarra blanca. No. Luchar contra el impulso. Quiere que sea muy simple, aburrido. Las ideas no son aburridas. Las ideas son increíbles y ricas. Pero todo lo demás debería centrarse únicamente en apoyarlos.

JAKE KNAPP: Otra cosa que me vuelve loco son las notas adhesivas multicolores.

CHRISTINE LIU: ¡Pero son muy divertidos!

JAKE KNAPP: Bueno, tienen un aspecto divertido. Su cerebro empieza a tratar de averiguar, ¿por qué es verde y por qué es naranja? Y deje de mirar tanto la información. Así que está añadiendo más obstáculos para saltarlos.

CHRISTINE LIU: Cíñete a una nota adhesiva de un color. A Jake le encanta el amarillo. Y luego, todo lo demás son literalmente palabras, cajas y flechas. Nada más. Que sea sencillo. Otra pregunta es, ¿realmente importa el tipo de pizarra blanca que utilice? Bueno, más o menos. Hablemos de las pizarras digitales. Lo que busca es algo que sea sólido, fiable y con capacidad de respuesta, pero quiere que sea lo suficientemente fácil de usar para que cualquiera que entre a la reunión pueda averiguar las cosas con bastante rapidez. Y si va a la pizarra blanca de la vieja escuela, vaya a lo grande o vaya a casa.

JAKE KNAPP: Es decir, realmente quiere la mayor superficie posible si trabaja con personas en la vida real. Algo así es horrible si tiene una forma así, porque solo puede escribir una lista de textos. Solo puede hacer una diapositiva de PowerPoint.

CHRISTINE LIU: Sí, Jake tiene opiniones. Hay más.

JAKE KNAPP: Entonces deberían ser un paisaje. Me gustan las notas adhesivas amarillas lisas. Y de hecho, el adhesivo de los de la marca Post-It es demasiado fuerte. Sí, y luego usa rotuladores Expo.

CHRISTINE LIU: Aprendimos a usar mejor la pizarra blanca, lo cual es fantástico. Pero creo que lo más importante aquí es: ¿por qué preocuparse por las pizarras blancas? Y creo que lo tengo. Es porque las pizarras blancas son la herramienta que se utiliza para evitar malas reuniones. Se escuchan las ideas de todos, no solo de las personas más ruidosas. Tiene claridad. Todo el mundo busca un espacio compartido, por lo que hay menos margen para la falta de comunicación o el error. Y luego, vaya, tiene un plan de acción. Está tomando decisiones. Está avanzando. Está haciendo las cosas, y eso me encanta.

JAKE KNAPP: Ese propósito principal de trabajar mejor juntos, en realidad es bastante noble. En cierto modo, estamos bromeando. Lo digo en broma. Es geek y es nerd, y sé que me gusta demasiado. Pero, ¿qué podría ser más importante? No podemos hacer cosas increíbles sin la ayuda de otras personas. Y perdemos gran parte de nuestro tiempo dando vueltas en círculo en reuniones que no tienen sentido, en conversaciones inútiles. Estas cosas tienen solución y es un buen y sencillo punto de partida.