Christine contra el trabajo: Cómo organizar una fiesta de trabajo virtual que no apeste

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Con tantas oficinas trabajando de forma remota este año, no cabe duda de que lo han invitado a una happy hour virtual, a una celebración de cumpleaños o a un evento que parecía otra reunión disfrazada de evento social. La editora de innovación Christine Liu estaba desesperada por saber si hay una fórmula secreta para organizar un evento virtual que no parezca la temida «diversión obligatoria». Con la tarea de organizar la fiesta navideña de HBR.org, Christine habló con Bryan Rafanelli, fundador y director creativo de Rafanelli Events, que se especializa en eventos de alto nivel, como bodas, recaudaciones de fondos o cualquier otro encuentro social que necesite una dirección y planificación creativas.

¿La clave para planificar una fiesta virtual?

1. ¡De verdad creo que la fiesta será un éxito!
2. Cree expectación y bombo entre el «quién es quién» de la lista de invitados.
3. Que el evento sea breve (no más de 30 minutos).
4. Asigne un anfitrión o presentador para que la fiesta siga adelante y según lo previsto.
5. Designe una forma para que los huéspedes participen activamente.
6. Agregue elementos de sorpresa y deleite.

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Transcripción

CHRISTINE LIU: Fiestas de trabajo virtuales y happy hours, es decir, mire, si recibo una invitación a otro evento social virtual, es como:

[REPRODUCCIÓN DE MÚSICA DE SUSPENSO]

Agotamiento por videochat, fatiga por el zoom, como quiera llamarlo. Es real. Y lo último que quiero hacer al final de una jornada de trabajo es ir a otra reunión disfrazado de salida social. Hablando en serio, cuántos de ustedes han ido a un evento virtual, han entrado, realmente no se han divertido y acaban de fingir una mala conexión Wi-Fi. Oh, mi, um, máquina, lo siento, me la tengo que perder. Adiós, ha sido un placer verlo.

El 2020 no fue como cualquier otro año. Fue muy, muy duro. Pero lo más probable es que muchas empresas de todo el mundo se estén preparando para algún tipo de fiesta de oficina ahora mismo. Las personas que organizan estos eventos virtuales, les doy todo mi respeto. Es una colina difícil de subir. Y sé que todo el mundo hace todo lo que puede. Pero en serio, ¿hay alguna salsa secreta o mejor práctica para organizar una fiesta virtual que no apeste?

BRYAN RAFANELLI: Bueno, está bien, tiene que cerrar los ojos, respirar hondo y creer que esto realmente puede funcionar y que va a ir bien. De hecho, puede que sea la mejor fiesta que ha organizado en toda su vida.

CHRISTINE LIU: Es Bryan Rafanelli. Es el fundador y director creativo de Rafanelli Events. Organiza todo tipo de eventos. Y sus clientes suelen ser grandes nombres. No es nuevo en los eventos virtuales, pero tuvo que cambiar todos sus eventos de 2020 a virtuales.

BRYAN RAFANELLI: Inmediatamente dije: Oh, Dios mío, ya sabe, porque teníamos probablemente 25 eventos en primavera. Y así de, ¿qué iba a hacer? Para mis clientes de organizaciones sin fines de lucro, especialmente era como: todavía tienen que recaudar dinero. Así que dijeron: Vale, ¿qué vamos a hacer? Y estamos como, oh, vamos a pasar a lo virtual. Y fue como en la era de los dinosaurios, sí, con Zoom y las señales que entraban y salían y todo ese tipo de cosas locas. Hoy está a años luz. Las cosas que podemos hacer prácticamente son magníficas.

CHRISTINE LIU: Tengo muchas ganas de hablar con Bryan sobre esto, porque de hecho tengo que organizar una de esas fiestas para mis compañeros de HBR.

En su opinión, ¿por qué apestan tantas fiestas de Zoom de la variedad normal de jardines? ¿Por qué es tan desagradable, la mayoría de las veces?

BRYAN RAFANELLI: Creo que es lo desconocido y a la gente no le gusta mirarse, ¿verdad? Eso es importante. Me encanta. Puedo verles la cara. Puedo ver si están interesados. Puedo ver si se aburren. Puedo ver si están leyendo su correo electrónico. Pero tal vez esas son todas las razones por las que a la gente no le gusta. Hay una expectativa de que esto no va a ser bueno, ¿verdad? Eso es lo mejor de esto en muchos sentidos, es como: Vaya, es bastante fácil hacerlo bien, porque todo el mundo espera que sea malo.

CHRISTINE LIU: Está bien, pongámonos manos a la obra. ¿Cuáles son los elementos de una fiesta de oficina virtual exitosa, divertida y sin poner los ojos en blanco?

BRYAN RAFANELLI: Mire, esto es lo que tiene que entender. Esto es como todas las fiestas. ¿Cómo consigue que la gente vaya a su fiesta? Pregúnteles. Lo respetan. Vale, lo entiendo. Tiene que creer que esto va a funcionar. Y luego tiene que animar a un grupo más pequeño del grupo grande a que esto realmente va a ser impresionante. ¿Por qué? Porque todo el mundo va a empezar a hablar de ello.

CHRISTINE LIU: Así que explote a los niños guays, compruébelo.

BRYAN RAFANELLI: Sí, explote a los niños guays, póngalos de su lado. Dígales que va a ser impresionante. E incluso ahora mismo, porque aún no sabe lo que va a hacer. Tiene que fingir, ¿verdad? Esto va a ser impresionante.

CHRISTINE LIU: Sin duda, va a ser impresionante, no me la puedo perder.

¿Va a estar aquí el jueves 10 de diciembre?

RAMSEY KHABBAZ: Sí, ¿tengo muy poco que hacer en mi vida ahora mismo después del trabajo? Así que sí.

BRYAN RAFANELLI: No va a haber mucho tiempo, ¿verdad? Así que ese es uno de los pequeños consejos profesionales, así de que no va a ser mucho tiempo.

CHRISTINE LIU: ¿Cuánto tiempo debería durar?

BRYAN RAFANELLI: Menos de 30 minutos.

CHRISTINE LIU: Menos de 30 minutos, vale. VALE.

BRYAN RAFANELLI: Por cierto, si dice que no más de 30 y hace 20, es un héroe, ¿verdad?

CHRISTINE LIU: Increíble. Así que, a veces, Bryan recomienda enviar algo como obsequios de fiesta o un kit de cócteles a los invitados de antemano para que todos puedan compartir una experiencia. Pero eso puede resultar caro.

¿Tengo un presupuesto?

MAUREEN HOCH: No, su presupuesto es cero.

BRYAN RAFANELLI: Si no hay presupuesto, haga que la gente participe con lo que tiene, ¿verdad? Así que podrían ser señales. Puede ser un sombrero navideño divertido. Podría ser casi cualquier cosa que les diga que hagan, ¿verdad? No le cuesta nada. Diviértase y juegue, o sorprenda y deleite a sus amigos, o haga ambas cosas.

CHRISTINE LIU: Sinceramente, estoy muy emocionada. Después de hablar con usted, estaba un poco nerviosa. Pero el primer paso, como ha dicho, es creer. Debo decir que eso es bastante poderoso.

BRYAN RAFANELLI: De hecho, creo que lo he convencido, así que ha sido una buena sesión.

CHRISTINE LIU: Vale, ya tengo la hoja de ruta de mi fiesta virtual, así que es hora de empezar. Primer paso, tengo que creer que esto se va a llevar a cabo. Repita después de mí. No es una reunión. Es una fiesta. Creo. Quiero creer. Estoy creyendo. Tienen suerte de que me ponga esta cosa porque creo que va a ser increíble.

Vale, le voy a enviar una reserva de fecha y espero añadir un toque de misterio y claridad. Y, sobre todo, solo quiero que la gente se presente. Creo que lo estoy consiguiendo. Salud, está invitado a la mejor fiesta navideña del HBR Web Team. Vamos a ver qué pasa.

Solo quería saber, ¿van a venir?

KELSEY ALPAIO: Sí, por supuesto.

ELAINY MATA: Ni siquiera lo sabía.

CHRISTINE LIU: Siento la presión.

ELAINY MATA: ¿Qué hora es?

CHRISTINE LIU: De 3:30 a 4:00. La siguiente parte que tengo que hacer es averiguar cuál es la sorpresa que prometí. El listón, una vez más, está bajo. Puedo hacer trueques con el bar.

GRETCHEN GAVETT: Tienen una formación divertida. Necesito un fondo divertido.

CHRISTINE LIU: Tiene tiempo.

GRETCHEN GAVETT: ¿Cómo hago un fondo divertido?

CHRISTINE LIU: Mire, no vamos a ver toda la fiesta. Y además, ¿lo invitaron siquiera? Así que la trama principal de esta fiesta navideña era un misterioso intercambio de regalos. Así que en lugar de comprarse regalos físicos el uno para el otro, todos recibieron un poco de rareza en Internet. Y despertó mucha alegría.

ELAINY MATA: Es como el sitio web meteorológico más aleatorio, con una imagen en el centro. Me hace reír mucho.

MATT WAGNER: Gracias.

CHRISTINE LIU: Vale, pues la fiesta acaba de terminar. Y estoy como deleitándome con lo que pasó. ¿Cómo le fue? Ya sabe, ¿apestaba? No lo creo. No fue la mejor fiesta de todos los tiempos, pero sin duda fue una fiesta de la época. Y fue un placer verlos a todos. Y creo que tener esa energía y magia navideña, simplemente creer en ello, esa es realmente la clave en este caso.

Y a pesar de que tenía un presupuesto de cero dólares y no podemos estar juntos, estamos aquí prácticamente, al final del día, estamos todos juntos en esto y no puede ponerle precio.