Probé 4 métodos de lista de tareas pendientes. Esto es lo que funcionó.

Usted sabe eso viscoso, fantasma verde de Los Cazafantasmas? ¿El que flota por ahí comiéndose todo lo que tiene a la vista?

Eso es más o menos lo que me recuerda mi lista de tareas pendientes. Cada día crece más y más a medida que intento desesperadamente controlarlo. (¿Alguien tiene un extra? paquete de protones ¿tirado por ahí?)

Las cosas no siempre fueron así. Mi cerebro cambió durante mi primer año de universidad. De repente, me pareció imposible recordar las cosas tan bien como antes. Había mucho de lo que hacer un seguimiento: los deberes, las pasantías, las actividades extracurriculares, dónde puse las llaves del coche. Fue por esta época cuando empecé a experimentar con diferentes planificadores y listas de tareas pendientes.

Lamentablemente, nunca lo he dominado del todo» productividad» cosa, al menos no de forma coherente. Hay mucho de los métodos que existen para mantenerse organizado y, a lo largo de los años, he probado la mayoría de ellos: llevar mi lista de tareas pendientes en cuadernos, viñetas, planificadores de papel, aplicaciones de teléfono y cientos de pósteres codificados por colores pegados en mi escritorio.

Nada se ha pegado… todavía.

Este año, decidí que ya basta. Rebusqué en los archivos de HBR en busca de los mejores métodos de listas de tareas que existen y me comprometí a probar mis cuatro favoritos.

Durante cuatro días, probé cuatro estrategias diferentes. Cada mañana, me disponía a completar 12 tareas que requerían una cantidad similar de esfuerzo, tiempo y concentración, y ocho de las cuales era importante para mí terminarlas antes de las 5 de la tarde. El número de reuniones que tuve entre el lunes y el jueves varió ligeramente (he observado que esto puede haber sido un factor). Al final de cada día, medía mi productividad general y mis niveles de estrés.

Lunes: Sin lista, solo un calendario.

Como alguien que a menudo se siente obsesionado por su lista de tareas pendientes, la idea de hacerla trizas sonaba increíble, así que cuando me di cuenta un artículo aconsejándome que hiciera precisamente eso, me encantó. «Deje de hacer listas de tareas pendientes», escribe el autor Daniel Markovitz. «Simplemente lo están preparando para el fracaso y la frustración».

Su idea es sencilla. En lugar de confiar en las aplicaciones Post-its o de productividad, utilice su calendario digital para organizar su tiempo. Para cada tarea que tenga que realizar, calcule el tiempo que tardará y bloquee ese período libre por adelantado. Markovitz sostiene que este método le ayuda a priorizar mejor su trabajo, le da plazos integrados y evita que priorice las tareas más fáciles.

Lo intenté. A última hora del viernes, eché un último vistazo a mi lista y programé todas las tareas que quería terminar el lunes. Dejé algunos sitios abiertos para comer, revisar los correos electrónicos y cualquier tarea de última hora que pudiera aparecer.

Rellenar mi calendario con antelación me dio una verdadera sensación de control sobre mi tiempo. Pero a medida que pasaba el fin de semana, me entró el pánico. Como ansioso persona, la» El miedo del domingo» me llamó el sábado alrededor de las 2 de la tarde. Me encontraba abriendo Outlook constantemente para ver lo que tenía por venir. Cada tarea parecía estar mirándome fijamente a través de la pantalla, susurrando» pronto.”

Cuando llegó el lunes por la mañana, me las arreglé. Cuando sonó el primer *sono*, notificándome que era para mi tarea, estaba listo para partir. No tuve que usar ningún poder cerebral para decidir qué tarea abordar (un gran alivio, especialmente un lunes por la mañana), y la terminé con 10 minutos libres. El bloqueo de tiempo en mi calendario también alivió cualquier presión que sentiría normalmente para responder a los correos electrónicos o realizar múltiples tareas. Dicho esto, tuve que cambiar algunas cosas debido a los cambios de horario de última hora.

Mi parte que menos me gusta de este método: no puedo marcar mi tarea completada. Marcar las tareas literalmente libera dopamina en nuestro cerebro, un neurotransmisor que nos hace sentir ligeros y felices, y vaya, echaba de menos esa sensación.

Tareas asignadas: 12
Tareas completadas: 8

Ventajas:

• Limita la indecisión
• Bueno para programar el equilibrio entre la vida laboral y personal
• Lo mantiene concentrado en la tarea

Contras:

• Da miedo mirarlo
• Las tareas pueden reorganizarse con los cambios de horario
• Sin marcar las tareas completadas (ni la dopamina)

Este método es bueno para… personas a las que les gusta la estructura, a las que no les asusta un calendario abarrotado o a las que les encanta planificar con antelación.

¿Volvería a hacerlo? Por mucho que me encante la idea de destruir mi lista de tareas pendientes, si volviera a probar este método, lo abordaría de forma un poco diferente. Yo guardaría una lista escrita de tareas pendientes y las cosas del programa en mi calendario cada mañana. De esa manera, entiendo tanto la estructura de caja cronometrada tareas y la satisfacción de tacharlas.

Martes: Mantenga una lista actualizada, pero haga solo «una cosa» en ella.

Nuestros cerebros comienzan a abrumarse tan pronto como tenemos más de siete cosas entre las que elegir. Para mí, se trata de un problema recurrente. A veces mi lista de tareas es tan larga que cierro por completo. En lugar de decidir qué tarea abordar, miro a lo lejos y pienso en cosas que no son de trabajo. (Si los extraterrestres existen, ¿por qué no han contactado con nosotros todavía?)

La táctica que probé el martes, que llamo el método de «hacer una cosa», supuestamente me ayudaría a superar este problema. Es una estrategia destacada en el artículo de Peter Bergman», Su lista de tareas es, de hecho, demasiado larga.» El concepto principal es: mantenga su lista de tareas pendientes, pero utilícela solo como referencia, no como algo con lo que trabajar. Cada vez que quiera abordar una tarea, escríbala en un Post-It y péguela donde pueda verla. Entonces, oculte su lista completa y concéntrese. Cuando termine la tarea que ha elegido, táchala de la lista y empiece de nuevo.

La idea es que al seleccionar una tarea a la vez, es más probable que la lleve a cabo, en lugar de saltar a medias de una tarea a otra (o simplemente mirar fijamente al espacio).

El martes, seleccioné mi primera tarea: investigar ideas para nuestra próxima reunión de presentación. Lo escribí, escondí mi lista de tareas pendientes y pegué el Post-it en la pared que tenía delante, para que quedara a la vista. Cada vez que mi mente empezaba a divagar, volvía a poner la vista en la nota. Me recordó un poco a la meditación: cuando la mente empieza a ir a la deriva, vuelve a la sensación de que la respiración entra y sale y vuelve a centrarse en el momento presente. Piense en el Post-it como «mi aliento» en este escenario. Su presencia física me ayudó a concentrarme en la obra que tenía entre manos.

¿La mejor parte? Al terminar cada tarea, tuve el placer de arrancar el Post-it de la pared Y tacharlo de mi lista. ¡Doble dopamina!

Tareas asignadas: 12
Tareas completadas: 11

Ventajas:

• Limita la indecisión
• Da como resultado una concentración alta
• Tasa alta de finalización de tareas
• DOBLE DOPAMINA

Desventajas:

• Difícil de adaptar las tareas en torno a las reuniones

Este método es bueno para… soñadores, personas que realizan múltiples tareas o personas que se distraen fácilmente.

¿Volvería a hacerlo? Absolutamente. En comparación con la táctica del calendario, me costaba más gestionar mi tiempo entre las reuniones y evitar las interrupciones. Pero este método ha demostrado ser más útil que el anterior, al menos para alguien como yo, que tiene problemas para mantenerse concentrado. Después de solo un día, tenía más confianza en mis decisiones, era más productivo y, aunque asistí a más reuniones que el lunes, pude hacer más cosas e iniciar tareas que había estado postergando.

Miércoles: Utilice un gestor de tareas digital.

Dígame si le gusta esta situación, porque me pasa todo el tiempo: me desplazaré por la tienda de aplicaciones de mi teléfono cuando vea una nueva y reluciente aplicación de gestión de tareas. La descargo con grandes esperanzas, pensando que me ayudará a arreglar mi vida. ¡Y lo hace! Por un día… hasta que olvide que existe y no lo vuelva a abrir.

Aun así, el miércoles, me pareció correcto dar gestores de tareas digitales una oportunidad justa. Al fin y al cabo, las listas digitales de tareas pendientes, cuando se usan correctamente, tienen todo su atractivo. Los más elegantes le permiten programar tareas, sincronizarlas con su correo electrónico y crear varias listas a la vez.

Para este experimento, decidí usar una aplicación llamada Todoist. Cuando busca en Google «los mejores gestores de tareas digitales», Todoist es uno de los primeros en aparecer. Pero todos sabemos que los motores de búsqueda no lo saben todo, así que investigué un poco más para asegurarme de que estaba tomando la decisión correcta. Según La musa y LifeHack.org, estaba.

Todoist tenía todo lo que buscaba en una planificadora digital: clasificación de proyectos (que le permite organizar las tareas en diferentes grupos), programación de tareas (para que pueda planificar a largo plazo) y tareas recurrentes (ideal para las cosas que tiene que hacer todos los días). Muchas otras aplicaciones, como Trello y Asana, tienen funciones similares, pero las he podido probar gratis con Todoist.

Para optimizar mi experiencia, he utilizado todas las herramientas únicas que ofrece Todoist y ha dado sus frutos.

Primero, introduje todas las tareas que se me ocurrieron en la aplicación. Luego, usé la función de clasificación de proyectos para organizarlos en grupos: redes sociales, artículos, vídeos, etc. La función de codificación por colores me permitía asignar significado a cada tarea y priorizar mis proyectos más inmediatos. Me pregunté: «¿Qué es lo que voy a completar realmente hoy?» Si no tenía pensado hacerlo, utilizaba la función de programación para darle una fecha de vencimiento posterior.

Por último, configuré mis tareas recurrentes. Fue un alivio saber que no tendría que volver a programarlos, la aplicación lo haría por mí. (Sin embargo, puede hacer algo similar en la mayoría de los calendarios digitales.)

Pensar estratégicamente en lo que sería capaz de lograr en un plazo determinado me permitió eludir parte de mi habitual indecisión y la ansiedad que la acompaña. En lugar de mirar una lista de 30 tareas que podría completar en las próximas cinco horas, la reduje a las 12 mejores, que eran mucho más fáciles de comprender. La aplicación también me permitía arrastrar las tareas hacia arriba y hacia abajo y reordenarlas por prioridad a lo largo del día.

Tareas asignadas: 12
Tareas completadas: 11

Profesional:

• Genial para organizar muchas tareas (incluidas las de corto y largo plazo)
• Programar tareas recurrentes libera espacio cerebral
• Salva a los árboles

Desventajas:

• Es difícil hacer un seguimiento de las tareas en curso
• Menos dopamina

Este método es bueno para… expertos en tecnología, personas a las que les encanta usar sus teléfonos y tienen MUCHAS tareas que organizar, o que están trabajando en una variedad de proyectos.

¿Volvería a hacerlo? Me encantaron las funciones únicas que ofrece una aplicación digital. Pero era más difícil hacer un seguimiento de todo lo que había logrado. Una vez que completa una tarea, se desvanece en el éter. (La versión de pago de Todoist resuelve esto.) Hacer clic en una marca de verificación en una pantalla tampoco era tan satisfactorio como tachar una tarea de mi lista de papel, un factor que, al parecer, es muy importante para mí. Por último, una aplicación digital puede parecer una versión glamurosa de un calendario digital: más fácil de usar y más agradable a la vista. Pero al final, ofrece herramientas similares. Con todo, sigo prefiriendo una lista impresa a una digital.

Jueves: Haga tres listas.

El jueves, me volví un poco loco. Hice TRES listas de tareas pendientes.

En su artículo,» Domando la épica lista de tareas pendientes», escribe la entrenadora ejecutiva Allison Rimm que una lista de tareas pendientes no es suficiente para gestionar nuestras complicadas vidas. «Nuestras listas están repletas de prioridades urgentes que debemos terminar de inmediato, tareas importantes que nos da miedo olvidar porque no tienen una fecha límite específica y tareas básicas que añadimos a la lista porque nos hace sentir bien al marcar algo», explica.

Básicamente, tenemos más tareas en nuestra lista de tareas pendientes de las que podemos imaginar completar. Cuando esto ocurre, nos vemos atrapados en un ciclo interminable de completar las más fáciles y urgentes, y no terminamos las que son más importantes. En lugar de trabajar con una lista larga, Rimm sugiere quedarse con tres. La lista #1 es para tareas importantes que no son urgentes (también conocidas como cosas que tiene que hacer eventualmente, pero no hoy). La lista #2 es para las tareas que tiene que completar hoy. La lista #3 es para tareas que han estado en su lista de tareas desde siempre, pero que nunca va a terminar.

Una vez que tenga las tres listas, empiece por la lista #2. Programe las tareas que tiene que hacer hoy en su calendario (igual a lo que hice el lunes). Luego, coja la lista #1 y programe esas tareas para fechas futuras. Al programar sus tareas por prioridad, reconoce que su tiempo es un recurso valioso y finito. Es más probable que complete un trabajo significativo y desperdicie el trabajo que realmente no es necesario hacer.

La lista de escritores #3 fue, con mucho, la mejor parte de esta táctica. Es satisfactorio admitir: «Nunca lo voy a conseguir». Programar tareas a largo plazo me dio una sensación de satisfacción similar y me preocupó menos olvidarlas.

La lista de programación #2 era mucho más difícil. Ya fueran las dos reuniones adicionales de mi agenda o el reconfortante tazón de chile que comí para almorzar, esta táctica no me ayudó a superar el día como lo habían hecho otros métodos. Necesito un apoyo motivacional adicional para poder realizar las tareas a corto plazo, y este enfoque me parece que se presta mejor a largo plazo.

Tareas asignadas: 12
Tareas completadas: 8

Profesional:

• Lo mantiene organizado
• Reduce su lista
• Alivia la ansiedad por los proyectos futuros

Contras:

• Toda la agenda puede resultar abrumadora
• No me ayudó a motivarme en ese momento
• Listas físicas fáciles de perder (si elige ese método)

Este método es bueno para… personas que tienen prioridades contrapuestas, a las que les encanta tachar cosas fáciles de su lista (demasiado) o que no necesitan mucho apoyo para mantenerse concentradas.

¿Volvería a hacerlo? Yo personalmente no utilizaría este método a largo plazo. Me gusta escribir mis listas en papel, y hacer un seguimiento de las tres era difícil. Sin embargo, hay un aspecto de este método que fue genial: la Lista #3. Revise su lista de tareas ahora mismo y haga una lista con todas las tareas que probablemente nunca complete. No se arrepentirá.

¿Cuál es mi veredicto?

El método de «hacer una cosa» me hizo sentir más productivo y tener el control que los demás. Pero en realidad era lo mejor para completar mis tareas más inmediatas. De ahora en adelante, voy a combinarlo con Todoist, mi gestor de tareas digital, que es mejor para programar las tareas importantes que vencen en el futuro.

Lo confieso: mi veredicto se basa enteramente en mis preferencias, puntos fuertes y defectos. Ningún método es realmente mejor que el otro. Lo que funcione para usted dependerá de sus propias peculiaridades, hábitos y de lo que intente lograr. ¡Así que experimente! Y asegúrese de dejar un espacio en blanco en su calendario para relajarse. ( El agotamiento es real.)

Recuerde: si no termina todo lo de su lista de tareas hoy, siempre queda mañana, al día siguiente o al día siguiente.

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