Domar la épica lista de tareas pendientes

jennifer maravillas para HBR

La lista de tareas pendientes puede ser una herramienta indispensable cuando se utiliza para gestionar el tiempo de forma consciente. Pero si se usa indiscriminadamente, se convierte en su sirviente. El primer paso para que su lista funcione para usted es tener claro para qué trabajo la «contrata». La mayoría de nosotros no lo hacemos, por lo que nuestras listas están repletas de prioridades urgentes que debemos hacer de inmediato ( enviar diapositivas revisadas al cliente), tareas importantes que nos da miedo olvidar porque no tienen una fecha de entrega específica ( reservar unas vacaciones) y tareas básicas que añadimos a la lista porque nos hace sentir bien marcar algo ( pedir más bolígrafos — ¡hecho!). Luego, día tras día, marcamos los artículos básicos, hacemos las cosas urgentes (cosa que probablemente habríamos hecho aunque no estuvieran en una lista) y posponemos las demás.

Para evitar este problema, utilizo tres listas y un calendario. Cada uno tiene su propia función específica. En concreto, la lista #1 es para proyectos importantes pero no urgentes. La lista #2 es para los artículos que hay que completar hoy. Si no puedo completar la tarea inmediatamente cuando se me presente, la grabaré sabiendo que me comprometo a completar todo lo de la lista antes de salir de la oficina por un día. La tercera lista es una lista de cosas que no hacer, para recordarme cosas que he decidido conscientemente que no valen la pena. Escribirlas evita que vuelvan a figurar sigilosamente en mi lista de tareas pendientes.

El calendario sirve para reservar tiempo para tratar asuntos importantes según lo previsto. Por ejemplo, en lugar de poner un elemento como «escribir un discurso» en mi lista de tareas pendientes, lo pongo en mi calendario, bloqueando el tiempo de preparación necesario para hacerlo. Lo haré en cuanto reserve el discurso. Entonces no hay posibilidad de que el día anterior me dé cuenta: «¡Vaya, se supone que voy a dar ese discurso mañana!» Y ponerlo en el calendario correctamente significa que si no tengo tiempo de escribir el discurso, puedo verlo desde el principio y (lamentablemente) rechazar la oportunidad. Considero que ese bloque de tiempo es una cita inquebrantable.

Identificar (y programar) sus prioridades

El tiempo es un recurso finito, pero las personas rara vez presupuestan su tiempo con el rigor que aplican a sus finanzas. Es importante adoptar un enfoque estratégico para determinar cómo dedica su tiempo si quiere asegurarse de que cumplirá sus principales prioridades.

Tomarse el tiempo para desarrollar una misión clara (su propósito personal) y una visión de lo que es el éxito es esencial si quiere ser juicioso a la hora de determinar qué es lo suficientemente importante como para figurar en su lista desde el principio.

Empiece por ver lo que ya está en su lista de tareas pendientes. Pregúntese cómo contribuye o no cada tarea a lograr sus objetivos: su visión del éxito. ¿Lo hace? en serio¿necesita hacerse? Si es así, ¿tiene que hacerlo por usted? Si la respuesta a alguna de esas preguntas es negativa, puede eliminar o delegar estos elementos y eliminarlos de su lista.

A continuación, cree su lista de cosas que no hacer. Una vez que acepte que tiene más que hacer que tiempo para hacerlo todo, se trata de un concepto liberador. Darse cuenta lo obliga a reconocer que hay elementos de menor prioridad que probablemente nunca complete. Elimine lo que no sea esencial, póngalo en su lista de tareas pendientes y comprométase a dejarlo pasar. Esto evitará que pierda un tiempo precioso reevaluando continuamente si podría llegar a ellos, lo que sería mejor invertir en completar realmente su trabajo.

A medida que surjan nuevas tareas, determine si cumplen con sus criterios de inclusión: contribuir a su misión y cumplir su visión del éxito. Si la respuesta es no (y no lo despedirán ni le harán daño por no hacerlas), debería figurar en su lista de cosas que no hacer. Los temas que no son importantes ni urgentes también figuran en su lista de cosas que no hacer.

Una vez que haya reducido y priorizado su lista, estime el tiempo que espera que tarde en completarse cada tarea. Querrá abordar todos los temas importantes, urgentes o no. Considere la posibilidad de incluir en su calendario los elementos importantes que no sean urgentes si van a tardar mucho en completarse.

A la mayoría de las personas les resulta estimulante tachar artículos de su lista, ¿y por qué no lo harían? Realizar tareas hace que el cerebro se libere dopamina, que también se conoce como «neurotransmisor para sentirse bien». Si empezar es un desafío para usted, busque una tarea que pueda completar rápidamente y, como dicen los famosos anuncios de Nike, simplemente hágalo. Realizar varias tareas sencillas puede generar una sensación de impulso y hacer que siga adelante. Para proyectos más complejos, cree una lista de los factores fundamentales de éxito que necesitará para completarlos y abordarlos uno por uno. Dividir una gran empresa en tareas pequeñas y del tamaño de un bocado puede ayudar a reducir el agobio y la resistencia que a menudo acompaña a esa sensación.

Este ejercicio debería ser energizante e inspirador, ya que lo liberará de sentirse atrapado, abrumado o resentido. Despeje las barajas para disponer del tiempo y el espacio que necesita para hacer lo que realmente quiere lograr.

¿Tener más control sobre la forma en que dedica su tiempo parece urgente e importante? Si es así, ponga una cita en su calendario para revisar y priorizar su lista de tareas pendientes según estos criterios. Hoy.