Cómo funciona el Timeboxing y por qué le hará más productivo

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Hace cinco años leí el argumento de Daniel Markovitz a favor de migrar las listas de tareas pendientes a calendarios. Desde entonces, mi productividad se ha duplicado como mínimo.

Ese trascendental (al menos para mí) artículo describe cinco problemas de las listas de tareas pendientes. Primero, nos abruman con demasiadas opciones. Segundo, nos sentimos atraídos de forma natural por tareas más sencillas que se realizan más fácilmente. Tercero, rara vez nos atraen las tareas importantes pero no urgentes, como reservar tiempo para aprender. Cuarto, las listas de tareas por sí solas carecen del contexto esencial del tiempo del que se dispone. Quinto, carecen de un dispositivo de compromiso, para mantenernos honestos.

Esto fue suficiente para mí. Me convertí de mi lista de tareas pendientes (plan de trabajo diario), que observaba religiosamente, a este sistema de calendario, también conocido como timeboxing (un término tomado de la gestión ágil de proyectos). Las cinco críticas de Markovitz a las listas de tareas pendientes se han manifestado en mi caso. En un estudio que realizamos sobre 100 trucos de productividad, el timeboxing se clasificó como el más útil. Y en los últimos años, también he descubierto varias ventajas adicionales del timeboxing, que me gustaría compartir.

En primer lugar, el timeboxing en un calendario permite la colocación relativa del trabajo. Si sabe que un vídeo promocional tiene que salir en directo un martes y que el equipo de producción necesita 72 horas para trabajar en sus ediciones de copia, entonces sabe cuándo colocar el timebox. De hecho, usted sabe dónde colocar el timebox: es visual, intuitivo, obvio. Trabajar duro y esforzarse al máximo a veces no es realmente lo que se necesita; la alternativa -hacer lo correcto en el momento adecuado- es un resultado mejor para todos.

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En segundo lugar, esta práctica le permite comunicarse y colaborar con mayor eficacia. Si todo su trabajo crítico (y quizá todo su trabajo, punto) está en su calendario, sus colegas pueden verlo. Así que no sólo es más probable que usted planifique su trabajo para acomodarlo a los horarios de los demás (el párrafo anterior), sino que los demás pueden comprobar que su calendario de trabajo funciona para ellos. Los calendarios compartidos (con las consiguientes opciones de privacidad) son ahora la norma en el mundo corporativo, con Microsoft y Google a la cabeza.

En tercer lugar, le proporciona un registro exhaustivo de lo que ha hecho. ¿Quizá llega al final de una semana frenética y no está seguro de lo que ha pasado? Está en su calendario. O se acerca una revisión de rendimiento: ¿cuáles han sido los altibajos de los últimos seis meses? Está en su calendario. O le apetece aprovechar una hora para planificar la semana siguiente y necesita saber qué hay en el horizonte. Está en su calendario. Sólo asegúrese de que dispone de su propia versión personal (es decir, no exclusivamente propiedad del empleador) de estos datos, o algún día no estarán en su calendario.

En cuarto lugar, se sentirá más en control. Esto es especialmente importante porque el control (también conocido como volición, autonomía, etc.) puede ser el mayor impulsor de la felicidad en el trabajo. Las interrupciones constantes nos hacen menos felices y menos productivos. El timeboxing es el antídoto adecuado para esto. Usted decide qué hacer y cuándo hacerlo, bloquea todas las distracciones durante ese periodo de tiempo y lo hace. Repita. El control constante y los logros demostrables son enormemente satisfactorios, incluso adictivos. No se trata sólo de productividad (en gran medida externa), sino de intención (interna, visceral) y de cómo nos sentimos.

En quinto lugar, será sustancialmente más productivo. La ley de Parkinson afirma frívolamente que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización. Aunque no se trata realmente de una ley (es más bien una observación irónica), la mayoría de nosotros admitiría que hay algo de verdad en ella (especialmente en lo que se refiere a las reuniones). Un corolario de esta observación en la práctica es que a menudo dedicamos a una tarea más tiempo del que deberíamos, influidos por el tiempo que casualmente tenemos disponible (circunstancial) más que por el tiempo que realmente debería llevarnos el trabajo (objetivo). El timeboxing disciplinado nos libera de la ley de Parkinson al imponernos un tiempo sensato y finito para una tarea y ceñirnos a él. Aunque es difícil cuantificar con precisión los beneficios de cualquier medida de gestión del tiempo o de productividad, está claro que es enorme. Pongamos un ejemplo cotidiano: ¿le lleva habitualmente dos horas (de forma acumulativa, a menudo prolongadas en varias sesiones) completar una tarea que realmente podría haber realizado en una sola hora, concentrado y con el tiempo justo? Si la respuesta es afirmativa, entonces su productividad personal podría ser el doble de lo que es ahora mismo.

Los beneficios del timeboxing calendarizado son muchos, variados y muy impactantes. Esta práctica mejora cómo nos sentimos (control), cuánto logramos como individuos (productividad personal) y cuánto logramos en los equipos en los que trabajamos (colaboración mejorada). Puede que sea la habilidad o práctica más importante que pueda desarrollar como profesional moderno, ya que le permite ganar mucho tiempo para realizar cualquier otra cosa. Además, se aplica de forma sencilla y sin coste alguno. Dedique algo de tiempo a poner en práctica una versión de esto que funcione para usted.