¿Cuál es la herramienta de productividad #1? Para mí, es Timeboxing.

Confesión: soy un nerd de la productividad. Me tomo muy en serio la gestión del tiempo. Leo con voracidad sobre el tema, busco consejos a amigos expertos y he hecho cursos en línea para dominar las tácticas más recientes. Listas de tareas pendientes me da una sensación de verdadera satisfacción. Los días en que termino todas mis tareas, me siento un campeón. Adoro tanto mi agenda, que he considerado llevar nuestra relación al siguiente nivel invirtiendo en un diario con viñetas. (Lamentablemente, aún no lo he hecho.)

Sin embargo, este año, mi productividad se puso a prueba. Me ascendieron y, como líder en ascenso dentro de mi organización, asumí la dirección de un puesto en nuestro departamento de marketing. La variedad de nuevas responsabilidades desbarató mi (altamente) organizada agenda. Combinarlos con mis diversos proyectos paralelos y la participación en otras iniciativas laborales me obligó a ser mucho más eficiente con mi tiempo.

A decir verdad, no fue fácil.

A menudo, me encontraba trasladando tareas que deberían «estar hechas hoy» a mañana, y al día siguiente y al día siguiente. Cuando los proyectos y tareas personales pendientes comienzan a quedarse en el camino, creo que todos estamos de acuerdo, no es una buena sensación.

Naturalmente, fui en busca de un truco de productividad más nuevo y mejor para volver a encarrilarme. Hice el curso en línea, Hacerse indistrable, impartido por un exprofesor de Stanford Nir Eyal y, por fin, he encontrado una solución.

Se llama… timeboxing. ¿Ha oído hablar de ello?

Sé que el timeboxing no es precisamente novedoso. (La gente ha estado escribiendo sobre ello durante un tiempo ahora.) Aun así, ha sido la herramienta más útil de mi kit de este año y animo a cualquiera que tenga dificultades para hacer malabares con su trabajo con las horas del día a que siga los consejos y los pruebe.

Así es como funciona

Timeboxing es un término tomado de la gestión ágil de proyectos y ha sido reconocido como el el truco de productividad más útil. Implica traducir una lista de tareas pendientes en bloques de tiempo en su calendario, programarlos y cumplir con ese horario. En pocas palabras, le da un plan de qué hacer y cuándo.

Empecé a experimentar con el timeboxing a pequeña escala. Me di quince días para acostumbrarme al proceso. Cada semana, cogía algunas tareas nuevas de mi lista de tareas pendientes, calculaba el tiempo que duraría cada una y, a continuación, bloqueaba esa hora en mi calendario. Al final de la jornada laboral, reflexionaba sobre el progreso que había logrado y repetía mi agenda según fuera necesario. Si se presentaba una reunión o tarea urgente de forma inesperada, cambiaba mis prioridades en consecuencia.

He aquí un adelanto del aspecto de mi calendario en estos días.

De un vistazo, mi agenda me parece abrumadora, incluso para mí. Pero organizar mi tiempo de esta manera me ha ayudado a optimizar mi rendimiento todas las semanas.

He aquí cómo.

Eliminó la paradoja de la elección. Todos tenemos que tomar muchas decisiones todos los días. Una de las ventajas del cronometraje (una que no esperaba) es reducir esas decisiones, lo que crea más espacio mental para centrarse en el trabajo. Para mí, ha eliminado la parálisis que provoca tener que elegir entre una multitud de tareas de una lista de tareas que parece interminable.

Ahora sé exactamente en qué tengo que trabajar y cuándo, porque lo he planificado con antelación. He encontrado un lugar para todo tipo de actividades en mi calendario, ya sean tareas repetitivas y que llevan mucho tiempo, como el procesamiento por lotes de correos electrónicos (alrededor del mediodía y de nuevo a las 3 de la tarde todos los días), o solicitudes y emergencias urgentes (que tienen espacios de búfer, al menos un par de veces a la semana). Esto me permite usar el resto del día de forma más eficiente.

Me permitió priorizar estratégicamente. En una lista larga de tareas pendientes, es natural elegir las tareas que son más fáciles o urgentes en lugar de las que son importantes. (Sin mencionar el subidón de dopamina que se obtiene al comprobar esas tareas).

Sin embargo, con el límite de tiempo, ahora puedo priorizar lo que es importante (en lugar de simplemente lo que es urgente). Por ejemplo, sé que tengo que programar el tiempo para el aprendizaje y el desarrollo, así que, desde el punto de vista religioso, lo encuentro en mi agenda semanal. De no haber cronometrado, esta tarea habría quedado relegada al final de mi lista, ante otros proyectos urgentes y en curso.

Me animó a ser considerado a la hora de aceptar nuevos proyectos. Hoy en día, soy mucho más consciente a la hora de aceptar o rechazar las nuevas oportunidades que se me presentan, basándome en una visión holística y realista de mis compromisos de tiempo semanales y mensuales.

Por ejemplo, hace poco mi colega me pidió que fuera su mentora en la estrategia de generación de leads y estaba en mejores condiciones de saber si, siendo realistas, podría decir que sí. Sabía exactamente cuándo podría reunirme con ella (la última semana del mes) porque tenía visibilidad de todos los demás proyectos y tareas importantes. Sin plazos, podría haber tenido la tentación de ponerme de acuerdo de inmediato, acelerando así este nuevo proyecto a expensas de otras tareas importantes pero desconocidas, simplemente porque mi calendario habría estado abierto de par en par.

Acabó con la «falacia de la planificación». El «falacia de planificación» es básicamente un fenómeno humano que dice que tendemos a subestimar cuánto durarán las tareas sobreestimando la rapidez con la que podemos hacer las cosas. Los estudios han demostrado que, de media, se tarda tres veces más en terminar una tarea de lo que creemos. Al reflexionar al final de cada día sobre el progreso que he realizado en mis proyectos, sin darme cuenta he mejorado a la hora de predecir cuánto tiempo durarán las tareas relacionadas en la próxima caja de tiempo.

Proporcionó un historial claro para futuras consultas: Cuando planifico una reunión periódica de evaluación del desempeño con mi gerente, ya no necesito confiar en la memoria ni en las notas apresuradas o dispersas. En cambio, tengo un registro concreto de todos mis proyectos y logros de cada semana, en forma de calendario cronometrado. Esto me permite a) reflexionar mejor sobre y b) articular mejor la forma en que he dedicado mi tiempo a lo largo de la semana o el mes.

Adoptar un calendario cronometrado ha supuesto un punto de inflexión para mí, ya que me ha liberado espacio mental y me ha hecho más eficiente. Pero seré honesto: aún no he abandonado por completo mi agenda. La uso junto con mi calendario. En lugar de simplemente tachar las tareas de mi lista de tareas pendientes (o sentirme abrumado a medida que dicha lista crece hasta alcanzar un tamaño inmanejable), incluyo las tareas en mi calendario en cuanto las añado a mi lista. Esto me da la estructura de cronometraje, con la satisfacción de comprobar lo que se ha hecho.

¡Es una situación en la que todos ganan!

Si quiere subir de nivel, le animo a que también tenga en cuenta la forma en que dedica su tiempo. Me doy cuenta de que no a todo el mundo le entusiasma tanto la productividad como a mí, pero cualquiera puede convertir sus tareas pendientes en logros con un poco de estrategia (y disciplina).