5 estrategias para hacer más trabajo en menos tiempo

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Tiene más que hacer de lo que podría hacer con su estilo de trabajo actual. Usted tiene priorizado. Usted tiene planeado. Usted tiene delegado. Usted tiene intentó centrarse. La próxima frontera es aumentar su eficiencia para que pueda dedicar menos tiempo y seguir haciendo un buen trabajo.

Las estrategias exactas que le funcionen mejor variarán de persona a persona y situación por situación. Pero como entrenador de gestión del tiempo que trabaja con personas que necesitan hacer más en menos tiempo, he descubierto que emplear incluso una de estas cinco estrategias puede ahorrarle horas a la semana.

**Aclare las expectativas reales
**Cuando asuma una tarea importante, hable con las partes interesadas clave sobre lo que esperan de usted. Quizás necesiten una baraja de PowerPoint, o quizás no. Quizás necesiten un trabajo de A+ o quizás un B+ esté bien. Quizás necesiten un plan completo o quizás solo funcione un boceto inicial.

Una de mis veces asesorando a clientes que trabajan en el sector financiero me ahorró días de trabajo cuando tuvo claro que, en algunos casos, todo lo que se necesitaba era información suficiente para tomar una decisión de ir o no. No todas las situaciones se consideraron un análisis exhaustivo y profundo.

Al aclarar qué es lo que realmente se necesita y hasta qué nivel, puede ahorrar horas al decidir qué hacer y realizar las tareas.

**Reutilizar material anterior
**Su capacidad para reducir el tiempo mediante los trabajos de reutilización y reciclaje variará en función de sus responsabilidades particulares. Pero donde pueda copiar, pegar y editar. Eso podría suceder con los correos electrónicos, las presentaciones, los cursos, las propuestas y casi cualquier otro tipo de actividad en la que comunique algo muy parecido.

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Esta estrategia ha demostrado ser de gran ayuda para mis clientes de entrenamiento que hacen presentaciones o que enseñan. Cuando tenga poco tiempo, luche contra las ganas de actualizar o revisar por completo los materiales y utilice algo que ya tenga para ahorrar horas y ofrecer el mejor contenido. Los mejores oradores tienden a pronunciar el mismo discurso una y otra vez porque la práctica hace al maestro.

**Desarrolle plantillas y listas de verificación
**Para acelerar el proceso con los artículos de rutina, cree una plantilla o lista de control o busque las que pueda utilizar. Por ejemplo, tengo una plantilla de correo electrónico que relleno todos los años para enviársela a mi contador con mis datos fiscales de fin de año. Y mensualmente, reviso una lista de verificación financiera mensual.

Puede que desee plantillas para actividades como elaborar informes semanales, presentaciones o agendas de reuniones. Además, puede que las listas de control le resulten útiles para la planificación semanal, las reuniones individuales u otras actividades repetidas. Tanto las plantillas como las listas de control le permiten hacer un buen trabajo en menos tiempo, ya que no necesita dedicar tiempo a recordar qué hacer ni a decidir el siguiente paso.

Puede guardar estas plantillas y listas de control en un sistema más sofisticado, pero me parece que a menudo basta con grabarlas en un documento de Word.

**Haga que sea una conversación
**Según lo que necesite lograr, puede ahorrar tiempo si comparte lo que ha hecho verbalmente. Por ejemplo, tal vez su gerente le pida que investigue un tema en particular. En lugar de redactar una presentación formal, puede cumplir sus propósitos en menos tiempo tomar notas y luego analizar sus conclusiones durante una reunión individual.

Esta estrategia también puede funcionar bien si necesita comunicarse sobre conceptos más abstractos, como el diseño. A uno de mis clientes de coaching le resultó mucho más rápido comunicarse con una arquitecta hablando o redactando sus ideas en lugar de intentar escribirlas.

**Time Box, su trabajo
**Por último, una estrategia para seguir haciendo un buen trabajo en menos tiempo es decidir de antemano cuánto tiempo dedicará a una tarea en particular o parte de una tarea, y luego ceñirse a ella. Por ejemplo, si tiende a invertir de más en la fase de investigación, tal vez quiera decirse que tiene que dejar de hacerlo después de una o dos horas. O si tiene dificultades para elaborar un borrador inicial, puede predecidir cuánto tiempo quiere invertir en escribir algo a máquina.

El boxeo a tiempo no garantiza que termine el trabajo en el tiempo asignado. Sin embargo, no cabe duda de que puede ayudar a concentrarse. Y decidir por adelantado la inversión de tiempo ayuda a la Ley de Parkinson, esa obra se amplía para cubrir el tiempo asignado, a funcionar en su beneficio.

Todos tenemos nuestros límites, así que no puedo prometer que todo se haga con las estrategias anteriores. Pero si emplea estas técnicas, puede hacer más en menos tiempo.