Por qué funcionan las instalaciones externas y cómo sacarles el máximo provecho

Los líderes se sienten atrapados. Saben que las redes de colaboración son vitales para realizar el trabajo, especialmente en las empresas con un uso intensivo de conocimientos, donde la experiencia se distribuye ampliamente entre los empleados. Pero el trabajo remoto e híbrido tiene lo hizo mucho más difícil para que los empleados fomenten conexiones significativas con sus colegas.

Algunas empresas de alto perfil han emitido recientemente mandatos de regreso a sus oficinas, que han sido cumplidos con reacciones encontradas por parte de los empleados y el público en general. Nuestra década de investigación sugiere una alternativa que aumente el rendimiento para ayudar a los empleados a crear redes de colaboración significativas: fuera de la empresa.

Las oficinas externas no son una práctica nueva. Nuestra investigación (de próxima publicación en Revista de Gestión Estratégica), sin embargo, proporciona la primera prueba empírica rigurosa de que pueden ser una poderosa herramienta estratégica para los directivos. Más específicamente, les permiten remodelar las redes organizativas informales de los empleados para facilitar un mayor intercambio de ideas y experiencias. Para los directivos que buscan rejuvenecer la cultura colaborativa y capitalizar la experiencia de sus empleados, ofrecemos:

• Información matizada sobre el valor de reunir a empleados dispersos geográficamente para una reunión de varios días
• Formas de conceptualizar el retorno de la inversión de alojar un sitio externo
• Consejos prácticos sobre cómo lograr el máximo impacto con una empresa externa

¿Por qué Offsites?

Las redes colaborativas, especialmente las que van más allá de los silos organizacionales, puede mejorar el desempeño individual y empresarial. Pero las oportunidades orgánicas de crear conexiones críticas basadas en la confianza son mucho menos frecuentes cuando más empleados trabajan desde casa. Incluso las jerarquías y divisiones organizacionales pueden impedir que los empleados aprovechen los diversos conocimientos y habilidades complementarias de los compañeros.

Fuera de las instalaciones (eventos patrocinados por la empresa, a menudo de varios días que reúnen a los empleados fuera de la oficina) brindan a las personas oportunidades de interactuar que de otro modo no se producirían. Las oficinas externas crean oportunidades únicas para que los empleados se conecten en persona, formen nuevas relaciones y fortalezcan las existentes. Como resultado, las actividades externas ayudan a las personas a conocer los conocimientos de los demás y a generar confianza interpersonal, que son ingredientes fundamentales para una colaboración eficaz.

Las pruebas

Nuestro estudio reciente con una gran empresa mundial explora la solución a la siempre apremiante cuestión de cómo impulsar la colaboración. Estudiamos ocho años de datos de las oficinas externas anuales de la empresa. También analizamos más de 350 000 casos de relaciones laborales formales utilizando los registros laborales de más de 750 empleados. Examinamos las redes colaborativas en los meses anteriores y posteriores a la actividad externa, centrándonos especialmente en los casos en los que nuevo se formaron relaciones laborales. Entonces, ¿qué hemos encontrado?

Fuera de las instalaciones trabajan para los asistentes

En esta empresa, las oficinas externas ayudaron a generar conexiones de colaboración formales entre empleados que no habían trabajado juntos anteriormente. No se trataba solo de conexiones sociales: nuevas personas se unieron para generar importantes ingresos para la empresa.

Los asistentes vieron el mayor beneficio de sus redes de colaboración. Tras el evento, recibieron un 24% más de nuevas solicitudes de trabajo colaborativo entrantes en comparación con antes del evento externo. Este impulso fue más pronunciado para quienes llevaban menos de cinco años en la firma. Y las solicitudes que recibían tenían más probabilidades de provenir de otra unidad de negocio. ¿Por qué? Los asistentes externos tienen la oportunidad de demostrar su experiencia y establecer una relación interpersonal con compañeros de todos los rincones de la organización. Este aumento de visibilidad facilita que otros miembros de la empresa los busquen como colaboradores.

En resumen, las oficinas externas estimularon nuevas conexiones que unían silos, lo que subrayó la importancia de presentarse, especialmente para quienes son nuevos en la empresa y buscan integrarse en su red de colaboración.

… e incluso para la gente que no asistió

El beneficio de la actividad externa no se limitó a quienes se presentaron; nuestros resultados revelaron que los efectos se extendieron por toda la empresa. Eso significa que, después de lo externo, todos en la empresa, ¡incluso los que no asistieron! — inició más nuevos lazos de colaboración. ¿Por qué?

Por un lado, los no asistentes parecieron recibir el mensaje de que la colaboración es importante y querían demostrar su compromiso con la colaboración en equipo, a pesar de su falta de asistencia. Además, incluso los que no asistieron cosecharon los beneficios de una mejor comprensión colectiva de quién sabe qué en la empresa. Es probable que los no asistentes identificaran a los nuevos colaboradores después de los externos a través de referencias, ya que no tenían la misma oportunidad de conocer a posibles colaboradores que los asistentes. El acto de organizar una actividad colaborativa en toda la empresa inducida fuera del sitio y una reconfiguración de la red organizacional.

El doble control

Por supuesto, los empleados eligen si van o no a asistir fuera de las instalaciones, y esta autoselección podría confundir la validez científica de nuestras conclusiones si los asistentes son diferentes de los que deciden no asistir. Por ejemplo, es de esperar que las personas extrovertidas o las que disfrutan de la creación de redes tengan más probabilidades de asistir a una actividad externa y tener más probabilidades de atraer nuevos lazos de colaboración (tanto si han asistido a una actividad externa como si no).

Para abordar esta posibilidad, aprovechamos el hecho de que esta empresa alojaba su sede fuera de las instalaciones en febrero o marzo de cada año, cuando el invierno puede afectar significativamente a los viajes en avión. Analizamos los datos detallados de los vuelos para ver los patrones en los que los retrasos y las cancelaciones afectaban a la colaboración posterior al evento para las personas que planeado para asistir fuera del sitio, pero no pudo. Cuando nuestro análisis tuvo en cuenta estas diferencias, descubrimos que el aumento de las solicitudes de colaboración entrantes se debía a realmente asistiendo a la oficina externa. El solo hecho de ser del «tipo colaborativo» no fue responsable de nuestras conclusiones.

El ROI

Quizás lo más importante es que el valor de las nuevas colaboraciones estaba claro: nuestro análisis de los registros de la empresa reveló que cada sitio externo que estudiamos generó más de 180 000 dólares en ingresos gracias a nuevas colaboraciones en los dos primeros meses. Y eso representa solo el principio de los lazos de colaboración: el 17% de las nuevas conexiones seguían activas dos años después, lo que multiplicaba significativamente su valor.

Cómo aprovechar al máximo un sitio externo

Hospedar un sitio externo es una inversión importante. A medida que los líderes fijan sus presupuestos anuales, una pregunta natural es: ¿cómo van a obtener la mayor rentabilidad de la inversión desde fuera de las instalaciones?

Basándonos en más investigaciones cualitativas, además de una década de trabajo directo con los principales líderes de más de 100 organizaciones mundiales planificando y haciendo un seguimiento de los retiros corporativos, ofrecemos cuatro estrategias para capitalizar a un empleado fuera de la oficina.

Personalice las sesiones en función de los datos previos al evento

Con demasiada frecuencia, los empleados fuera de las sedes giran en torno a los objetivos de los líderes, no a los de los asistentes (piense en las grandes sesiones plenarias con presentaciones de actualización unidireccionales). Antes del evento, haga una encuesta a la gente, especialmente a las que trabajan de forma híbrida o remota, sobre sus necesidades y objetivos específicos para la reunión.

A continuación, utilice estos datos para diseñar diferentes tipos de sesiones y maximizar las oportunidades de colaboración específicas. Por ejemplo, cree planes de asientos para eventos formales que mezclen a los empleados de todos los departamentos y oficinas, donde los datos muestren brechas en la colaboración, porque las investigaciones muestran que, cuando se les deja a su suerte, las personas tienden a pasar más tiempo del previsto mezclarse con gente que ya conoce. Un retiro reciente para una empresa de servicios financieros diseñó pequeñas reuniones de grupos interfuncionales para abordar los principales desafíos de servicio al cliente de la empresa, ya que la encuesta previa al evento mostró que los empleados se sentían aislados dentro de sus pequeños equipos de especialistas.

Incluso los eventos sociales se pueden diseñar para lograr un mayor impacto. Una empresa descubrió por las encuestas que varios grupos tenían dificultades para integrarse en la cultura empresarial, incluidos los recién llegados contratados durante el confinamiento de la Covid y los autodenominados introvertidos. Fuera de las instalaciones, los organizadores proporcionaron una amplia gama de alfileres para que la gente los pusiera en sus cordones (desde «le encantan los perros» hasta «tiene experiencia cibernética»), para que los asistentes pudieran encontrar rápidamente un punto de conexión, incluso con personas totalmente desconocidas. Porque incluso conexiones tan triviales pueden iniciar conversaciones que conducen a una colaboración productiva.

Cobrar a los nuevos empleados con objetivos externos

Los recién llegados son los que más ganan con la creación de redes específicas: en cuestión de días (u horas), pueden aumentar considerablemente la calidad de su red y allanar el camino para proyectos más interesantes, una mayor satisfacción laboral y un mayor rendimiento. Elaborar metas de relación antes que fuera del sitio puede llevarlos a aprovechar al máximo la reunión.

Una empresa farmacéutica, por ejemplo, unió a cada recién llegado con un colega experimentado para crear un mapa de relaciones en el que se mostrara qué conocimientos u otros recursos podrían ayudar a cumplir los objetivos del recién llegado. Luego identificaron a varios colegas clave que podrían ayudar a establecer esas conexiones fuera del sitio. Los líderes gamificaron el proceso para que la gente obtuviera puntos por completar las presentaciones y puntos extra por mencionar brevemente el tipo de seguimiento que se derivaría de las nuevas conexiones. Los ganadores recibieron premios en la ceremonia de clausura fuera de las instalaciones, y los directivos también se fueron con una base de datos de parejas con las que hacer un seguimiento e insertar algo de responsabilidad por el seguimiento.

Guiar la preparación de los empleados

Es fácil simplemente presentarse a un acto y esperar que prevalezca la casualidad. Si bien puede tener suerte a veces, esta no es la receta del éxito. En cambio, proporcione herramientas que ayuden a los empleados a identificar las brechas en sus redes y el potencial de colaboración específico para que puedan centrar sus esfuerzos y aprovechar al máximo las oportunidades fuera de las instalaciones.

Las herramientas de diagnóstico van desde la psicometría hasta los 360 y los talleres de presentación. Ayudan a los empleados a identificar 1) en qué se destacan y 2) en qué necesitan conocimientos y perspectivas complementarios de sus colegas.

Pero estas herramientas solo son eficaces con un objetivo final en mente. Si el objetivo final es lanzar un videojuego de gran éxito, es crucial encontrar a los colegas creativos, técnicos y de negocios adecuados para ese propósito. Identificar el tipo de contacto de la red con un alto potencial de añadir valor a la red de un empleado antes de hacerlo fuera de las instalaciones puede dar instrucciones para su red. También podría reducir la incertidumbre sobre por dónde empezar y la sensación de sentirse abrumado por el volumen de oportunidades.

Rastrear el valor de las instalaciones externas

Supervise los resultados clave de sus reuniones para confirmar que están impulsando un verdadero éxito colaborativo. Por ejemplo, ¿qué relaciones se formaron? ¿Cuáles se reactivaron? ¿Qué compromisos se asumieron y qué trabajo conjunto resultó? ¿Qué nuevo negocio se originó a partir de estas corbatas nuevas o renovadas? ¿Qué otros beneficios estratégicos (por ejemplo, mayor satisfacción del cliente, eficiencia, compromiso del talento) se generaron?

Las respuestas a estas preguntas pueden estar ocultas a plena vista: las empresas que hacen un seguimiento de su trabajo a nivel de proyecto o registran las referencias de trabajo o las oportunidades de venta pueden observar estos cambios de red en los datos administrativos existentes. Los líderes también pueden preguntar a los empleados sobre cualquier cambio en sus colaboraciones mediante encuestas breves o grupos focales.

Estos datos ofrecen una imagen más completa y táctica del ROI que los formularios de evaluación altamente subjetivos que utilizan muchas empresas o, lo que es peor, simplemente asumiendo que se ha creado valor comercial. Recopilar datos que estén alineados con los objetivos de lo externo le da una base sólida para diseñar futuras reuniones e implementar otros eventos y programas que impulsen la colaboración.

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Tras lo externo, los líderes deberían aprovechar el impulso y la energía colaborativa creados en el evento para seguir invirtiendo en las nuevas y potenciales relaciones. Aunque fuera de las instalaciones solo duran unos días, las relaciones de colaboración que fomentan pueden perdurar mucho más y generar ingresos significativos (y otros beneficios estratégicos) para la organización.