La gestión del tiempo no lo salvará

Una fuente importante de estrés para muchos es la sensación generalizada de que nunca hay suficiente tiempo. En respuesta, muchos de nosotros recurrimos a la gestión del tiempo. Intentamos reducir las reuniones de una hora en sprints de media hora siendo «más eficientes» o dividimos las tareas más pequeñas en los huecos de nuestro calendario para minimizar el tiempo improductivo. Sin embargo, paradójicamente, la gestión del tiempo a menudo aumenta el estrés al que nos enfrentamos en lugar de reducirlo. A medida que somos más eficientes, dejamos espacio para más tareas y sentimos aún más presión. Cuando nos sentimos abrumados, es mejor atacar las causas fundamentales: la volumen de tareas, decisiones y distracciones.

La trampa de la gestión del tiempo

La transición al trabajo remoto tras el inicio de la pandemia de la COVID-19 supuso un interesante experimento natural que ilustra la paradoja de la gestión del tiempo. Más de las tres cuartas partes de las personas informe que trabajar desde casa les ahorra tiempo, normalmente en relación con los desplazamientos y los viajes de negocios, y aproximadamente la mitad de los trabajadores remotos afirman que son más productivos.

A pesar de que los autordeclarados ahorran tiempo y aumentan la productividad, datos de la empresa de software empresarial Atlassian muestra que la jornada laboral media se ha ampliado 30 minutos completos en todo el mundo, lo contrario de lo que cabría esperar si la gente utiliza su tiempo de forma más productiva. Para agravar el problema, los 30 minutos adicionales de trabajo se han producido sobre todo a expensas de lo que normalmente es tiempo libre por la noche.

La gestión del tiempo nos promete que, si somos más eficientes, podemos hacer espacio para acomodar cómodamente todas nuestras tareas pendientes. Sin embargo, la gestión del tiempo es como cavar un hoyo en la playa: cuanto más grande es el pozo, más agua entra corriendo para llenarlo. En un mundo de demandas potencialmente infinitas, liberar una hora en la agenda es como hacer estallar una bengala que anuncia su capacidad para lanzarse a otro proyecto o asumir un puesto adicional.

Esto no quiere decir que la gestión del tiempo no tenga ningún valor. La productividad es importante. Pero en un mundo en el que el agotamiento es desenfrenado, también necesitamos estrategias para eliminar el volumen en lugar de simplemente adaptarlo. Hay tres cosas que puede hacer para escapar de la trampa.

1. Reducir el volumen de tareas

Las tareas pendientes representan un acuerdo: «Me encargaré de la actualización del presupuesto para la reunión de la semana que viene», «Recogeré algo para cenar de camino a casa» o «Le enviaré la presentación de PowerPoint actualizada más tarde esta noche».

Tan pronto como se llegue a un acuerdo, se empieza a crear presión para cumplir. Si tenemos que romper o renegociar el acuerdo, añadimos el estrés adicional de una conversación difícil y la culpa de decepcionar a alguien. Para reducir la presión del volumen de tareas, mantenga la línea por adelantado para no verse obligado a renegociar más adelante. La forma en que mantenga la línea depende de si su pila de tareas pendientes tiende a crecer a partir de las tareas que se le asignan o de las tareas que decide asumir.

Para las tareas que se le asignan, piense en términos de prioridades, no de tiempo. Cuando un superior le pide que haga algo, responder con «No tengo tiempo para eso» puede parecer demasiado brusco. En su lugar, piense en preguntar: «¿Dónde quiere que priorice esto con respecto a x, y y z?» Con esto se logran dos cosas. En primer lugar, la responsabilidad de priorizar recae en el superior, no en usted. En segundo lugar, reformula la bolsa de una elección binaria a un debate colaborativo sobre lo que es más importante.

Para las tareas que esté pensando en añadir, primero bloquee el calendario. A menudo nos abrumamos porque somos demasiado optimistas en cuanto a nuestra capacidad. Miramos nuestro calendario, vemos algo de luz diurna y pensamos: «Está bien, probablemente pueda terminar esto para el viernes». Y luego llega el viernes y, he aquí, tenemos que renegociar.

El desafío es que su calendario normalmente solo muestra las solicitudes de tiempo que implican trabajo sincrónico (tareas que realiza con otras personas al mismo tiempo que ellas): reuniones, llamadas telefónicas, charlas de café, etc. Sus tareas pendientes son una lista paralela de acuerdos con otras personas para un trabajo asincrónico (tareas que realiza por su cuenta y no en tiempo real con otras personas) que tiene derecho a su tiempo. ¿La solución? Combine su calendario y su lista de tareas bloqueando el tiempo de su calendario para cada una de sus tareas pendientes. Al tener una visión completa de los compromisos que ha asumido, puede ver su capacidad real antes de aceptar más.

2. Sustituir las decisiones por principios

Nuestro último año se caracterizó por una desfile interminable de decisiones: ¿Envío a mis hijos a la escuela? ¿Puedo visitar a mis padres? ¿Es seguro volver a la oficina? Enfrentarse continuamente a decisiones con consecuencias importantes e información imperfecta puede provocar lo que los científicos denominan sobrecarga cognitiva, en la que las exigencias del trabajo mental que tenemos que realizar superan nuestra capacidad de afrontarlo. La sobrecarga cognitiva aumenta la probabilidad de que cometer errores y contribuye de manera significativa a sentirse abrumado.

Puede empezar a reducir su carga cognitiva sustituyendo las decisiones por principios absolutos. Por ejemplo, la ciencia del control de la pérdida de peso nos dice que es mucho más eficaz decir: «No voy a comer después de las 7 de la tarde» que «limitaré mis aperitivos después de las 7 de la tarde». Esto último genera un número infinito de decisiones posteriores: «¿Me puede tomar esta taza de yogur? ¿Qué hay de una fruta?» El principio absoluto de no comer después de las 7 de la tarde cierra la puerta de una vez por todas. Las decisiones desaparecen.

Tim Ferriss, un exitoso autor y podcaster, llama a esto «encontrar la única decisión que elimine 100 decisiones». Para Ferriss, esto significaba establecer el principio de no leer ningún libro recién publicado en 2020. Tras años de verse inundados por autores ansiosos y sus publicistas por leer, reseñar o publicitar docenas de libros nuevos o futuros a la semana, este principio general lo liberó de cientos de decisiones libro por libro.

Steve Jobs decidió ponerse lo mismo todos los días para eliminar la fatiga de tomar decisiones de elegir un atuendo todas las mañanas. Jon Mackey, director gerente de las operaciones canadienses de la firma de búsqueda de ejecutivos Heidrick & Struggles, estableció el principio de no celebrar reuniones los viernes. Tras no proteger el tiempo para trabajar en profundidad mediante decisiones individuales sobre qué reuniones aceptar o rechazar, creó un día a la semana en el que puede centrarse.

3. Utilice la estructura, no la fuerza de voluntad, para minimizar las distracciones

Las distracciones nos distraen de la realización de nuestras tareas y de la toma de nuestras decisiones más importantes. Las distracciones contribuyen especialmente a la sensación de agobio, porque nos impiden sentir que estamos progresando contra las fuentes de la presión.

Cuando intenta utilizar la fuerza de voluntad para evitar distracciones, como las redes sociales, se enfrenta a un ejército de las mejores mentes de nuestra generación. Se centran sin descanso en cómo explotar lo que el presidente fundador de Facebook, Sean Parker llamadas «vulnerabilidad en la psicología humana» para robarle una parte de su atención. En lo que respecta a la distracción, la estructura siempre supera a la fuerza de voluntad.

Varios líderes de negocios con los que he trabajado han establecido períodos durante el día en los que apagan el Wi-Fi de su portátil para concentrarse. Otros han creado sesiones permanentes de 30 minutos durante las que su equipo puede venir para aclarar las preguntas y obtener instrucciones. Esto tiene dramáticamente redujo el número de personas que preguntaban: «¿Puedo hablar con usted cinco minutos?» durante todo el día.

La exdirectora ejecutiva de Deloitte, Cathy Engelbert, eliminó la programación de reuniones consecutivas. En cambio, hizo que su asistente dejara intervalos de 10 minutos para lo que ella llamaba SMORs, pequeños momentos de reflexión. Esta rápida pausa para recuperarse hizo que no se distrajera al final de las reuniones con lo que venía después ni con llevar la reunión anterior a la actual.

En todos estos casos, la solución no es ser más eficiente para adaptarse a más tareas, más decisiones y más distracciones. El imperativo está claro: simplificar. Reduzca el número de tareas que asume, sustituya las decisiones por principios y establezca una estructura para eliminar las distracciones.