Deje de hablar unos de otros en las reuniones virtuales

A medida que las empresas de todos los tamaños se preguntan cómo y cuándo volver a una oficina física, queda claro que las reuniones virtuales están aquí para quedarse, con todos los desafíos y las molestias que conllevan. A medida que más personas regresen a los encuentros en persona, la reunión híbrida seguirá su ejemplo.

Ahora que hemos resuelto (en su mayor parte) los desafíos técnicos de encontrar el botón de «silencio» y aprender a compartir nuestras diapositivas (pero no nuestros escritorios), nos enfrentamos al desafío más adaptativo de organizar una reunión virtual eficaz y eficiente. En los resultados de nuestra reciente evaluación comparativa encuesta, descubrimos que las personas hacen menos presentaciones debido a la pandemia, pero hablan más que nunca en las reuniones virtuales. Y se están frustrando. En nuestros talleres virtuales de comunicación sobre el liderazgo, los clientes nos hacen las mismas preguntas, independientemente de si trabajan en pequeñas organizaciones sin fines de lucro o en empresas globales de la lista Fortune 50:

«¿Cómo puedo alzar la voz en una reunión virtual? ¿Cómo evitamos que mi equipo y yo hablemos uno por encima del otro?

Y podría estar costando ingresos a su empresa, como muestra esta anécdota de uno de nuestros clientes:

«Mi equipo y yo nos interrumpimos constantemente y es embarazoso cuando lo hacemos delante de nuestros clientes».

Como escribí en un HBR anterior artículo, nuestra preparación para los líderes se mide en parte por nuestra voluntad de alzar la voz en las reuniones. A falta de oportunidades presenciales, la forma en que interactuamos con los demás en un entorno virtual es el principal impulsor de nuestras relaciones, profesionales o de otro tipo. Con eso en mente, he aquí tres consejos para alzar la voz en una reunión virtual y tres advertencias para saber cuándo esperar.

Cómo alzar la voz

1. Prepárese con antelación. Si sabe que quiere decir unas palabras en una próxima reunión, comuníqueselo al facilitador con antelación. De esa manera, lo reconocerán fácilmente para que no tenga que interrumpir a alguien mientras habla.

Nota al margen: Recomiendo encarecidamente utilizar un facilitador o un líder en cualquier reunión de cinco o más personas. Esta persona lo mantendrá concentrado y puntual. Con los clientes, garantiza un frente unido y profesional que defienda su marca.

2. Utilice una palabra de relleno como punto estratégico para entrar en la conversación. En un HBR del 2019 artículo, hablé de cuando palabras de relleno como «um» y «ah» pueden resultar útiles. El uso de un relleno estratégico como «en realidad» o «eso» en una reunión virtual hace que los demás sepan que le gustaría hablar. Úselo cuando sienta que alguien ha terminado una idea, para que la plataforma active su vídeo y avise a la gente con antelación de que va a contribuir.

Nota al margen: Si alguien lo intenta cuando usted es el orador y no ha terminado de hablar, puede decir con confianza: «Mantenga esa idea. Se lo entregaré en un minuto».

3. Elogie y construya: Mi técnica favorita para las reuniones presenciales sigue siendo válida aquí. Si tiene que interrumpir, felicite a la persona que habla (» Gracias por ese gran argumento, Jeff, me gustaría basarme en eso») y, a continuación, tome el punto en la dirección que desee. Mantiene la credibilidad del orador actual y, al mismo tiempo, le da espacio para intervenir. Si cree que puede estar interrumpiendo a alguien pero quiere alzar la voz de todos modos, admítalo: «Voy a correr el riesgo de interrumpir a Jeff aquí, pero quiero basarme en su punto de vista diciendo…» Esto es especialmente eficaz para las reuniones híbridas en las que es virtual y no puede leer el lenguaje corporal de los demás.

Nota al margen: ¿Qué ocurre cuando dos personas alzan la voz al mismo tiempo y no hay ningún facilitador? En lugar de hacer el baile de «Lo siento… usted es el primero» durante 30 segundos, pruebe lo siguiente (teniendo en cuenta las culturas locales y la política organizacional):

• Si ya ha alzado la voz en esta reunión, ceda ante la otra persona diciendo: «Por favor, usted primero» y deje que la otra persona hable.
• Si aún no ha intervenido en esta reunión, diga: «Gracias, seré breve» y continúe.

Por el contrario, algunas de nuestras mayores frustraciones se centran en quienes gastan demasiado tiempo hablando en la reunión. Si cree que puede ser esa persona, ¿cuándo debería contenerse?

Cuándo esperar

Cuando se suponía que la reunión terminaría hace cinco minutos. Hoy en día, nuestros clientes se lamentan por las reuniones virtuales consecutivas sin ni un minuto para respirar en el medio. Si sabe que la reunión está sobrepasando el tiempo asignado y que lo que tiene que decir no es crítico, espere.

Cuando lo que tiene que decir no requiere una decisión por parte de las personas de la llamada. Si su contribución puede enviarse por correo electrónico a los asistentes, para su información, considere ese método en lugar de alzar la voz y utilizar un precioso tiempo de reunión.

Si ha hablado durante la mayor parte de la reunión**.** Algunas personas dedican más tiempo que otras a formular sus ideas. Si le gusta intervenir y hablar de inmediato, puede que le esté aprovechando la oportunidad a un colega que tiene algo igual de valioso que decir.

Como cada organización regrese a la oficina en un momento diferente, tendremos reuniones virtuales e híbridas en un futuro próximo. El versátil comunicador tendrá que navegar sin problemas por esta realidad en cualquier momento. Utilice estos consejos para estar preparado y ser eficaz, independientemente de si es presencial o virtual. Ahorrará tiempo, reducirá la frustración y creará un entorno de trabajo más productivo.