Cómo alzar la voz en una reunión y cuándo contenerse

moodboard — Mike Watson/Getty Images

Hace poco pasé un mes entrevistando a los directores de grupo de una gran empresa de servicios financieros para entender cómo tienen que comunicarse sus subordinados directos a medida que pasan a ocupar puestos de liderazgo. Una y otra vez, escuché el mismo comentario: «Si está en la sala para una reunión, esperamos que hable más alto. No espere a que alguien le pregunte».

En muchas organizaciones, nuestra preparación para el liderazgo se mide en parte por nuestra disposición a alzar la voz en las reuniones. La forma en que hablamos espontáneamente puede tener un mayor impacto en nuestra trayectoria profesional que en nuestras presentaciones o discursos, porque todos los días tenemos la oportunidad de causar un impacto.

Si bien gran parte de mi trabajo se centra en las mujeres en puestos de liderazgo, todo el mundo puede aprovechar las reuniones como una oportunidad para avanzar en sus carreras y atraer a otras personas.

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Estas son tres estrategias para alzar la voz de forma eficaz, seguidas de tres advertencias sobre cuándo debe contenerse.

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• Prepare unas cuantas balas con antelación. Una alta ejecutiva con la que trabajé tenía un miedo mortal de hablar en público al principio de su carrera. Para superar ese miedo, se retó a sí misma a alzar la voz en cada reunión y a preparar comentarios o preguntas con antelación. Esa ejecutiva es ahora un modelo a seguir en su organización y es considerada una de las ponentes más seguras y auténticas de su sector. No espere a que llegue la inspiración en la reunión; prepárese con antelación.
• Pregunte: «¿Por qué usted?» Es una pregunta que recomiendo a la gente que se haga antes de crear una presentación, ir a una reunión o incluso prepararse para un evento de networking. Es decir, ¿por qué le importa lo que hace, su organización o su función? Responder a esta pregunta le ayuda a conectar con un propósito y a aumentar su confianza. Le recuerda que está alzando la voz no para presumir sino porque realmente le importa el tema. Le recuerda que su credibilidad no proviene únicamente de su título o de sus años de experiencia, sino que también puede provenir de su compromiso y pasión.
• Haga una pausa y respire para aumentar su confianza. Alzar la voz en una reunión requiere coraje. Tiene la capacidad de afectar a la trayectoria de la conversación, lo que podría guiar a su cliente a decir sí a una oferta cuando sus colegas han desviado la reunión. Hacer una pausa y respirar ayudan a centrarlo y refuerza su voz para que, cuando alce la voz, hable con todo el peso de su condena. Mientras hace una pausa, pregúntese: «Si otra persona en esta sala tiene la misma pregunta, ¿estoy dispuesto a hacerla en nombre de esa persona?» La respuesta debería aumentar su confianza. Hace poco, una clienta dijo que había utilizado esta técnica para hacer una pregunta —en público— en una conferencia grande, y su pregunta cambió el rumbo de toda la mesa redonda, arrojando luz sobre un tema crítico que el panel había estado evitando.

Dicho esto, a veces es la persona que menos dice en una reunión la que tiene más poder. Su presencia ejecutiva se debe a una estrategia de cuando usted habla más alto además de qué usted dice. Estas son tres advertencias sobre cuándo debe contenerse.

Advertencias para W Cuándo a H tapa vieja

• Si solo está intentando presumir. Todos hemos tenido la experiencia de estar sentados en una reunión o en una conferencia telefónica que se prolonga hasta tarde, en la que todo el mundo trata de terminar y alguien está divagando sobre un tema que el grupo ya había superado hace 30 minutos. Justo antes de alzar la voz, pregúntese por qué habla. Si alza la voz solo para demostrar lo mucho que sabe, es mejor dejar que otra persona hable o dejar que la reunión siga su curso natural.
• Si está intentando empoderar a otros miembros de su equipo. Tuve un momento crucial en el posgrado en el que recibí comentarios de que había hablado demasiado en clase. ¿Por qué era un problema? Un compañero de clase dijo: «Se convierte en una muleta para los demás. No podemos luchar con la pregunta que se hace porque usted se apresura con la respuesta. A veces, el liderazgo consiste en dejar que otros encuentren su propia solución». Diez años después, ese comentario se me ha quedado grabado y ha influido profundamente en mi estilo de liderazgo. En la reunión, deje que los miembros de su equipo hablen para construir sus propias relaciones de confianza con sus clientes. Dar a los demás la oportunidad de hablar en una reunión es una de las formas más poderosas de desarrollar sus habilidades de liderazgo, aumentar su visibilidad (tanto interna como externa) y dar al cliente una sensación de apoyo más integral por parte de todo su equipo.
• Si su comentario sería mejor dejarlo para una conversación individual. Los altos ejecutivos siempre ofrecen comentarios sobre sus subordinados directos en mis programas de formación diciendo: «Tienen que aprender cuándo dejar algo en una conversación individual». Muchas conversaciones difíciles dentro de una organización se pueden mitigar hablando en privado con alguien, en persona siempre que sea posible, en lugar de abordar el tema en un grupo en el que la persona se ponga a la defensiva. Esto se aplica tanto al correo electrónico como a las conversaciones habladas. Antes de alzar la voz o pulsar «responder a todos», pregúntese: «¿Sería mejor decirlo en privado?»

Hablar en una reunión es una de las formas más eficaces de aumentar su visibilidad y construir una relación de confianza con sus clientes y colegas. Practíquelo estratégicamente todos los días y tendrá un gran impacto en su carrera y en su negocio.