Cómo hablar con los empleados sobre la reapertura

Al comienzo de la pandemia de la COVID-19, se especuló desenfrenadamente de que una de las implicaciones a largo plazo sería el fin de la oficina. Si bien el lugar de trabajo sin duda se convertirá en entorno híbrido con más empleados que trabajen de forma remota al menos una parte del tiempo, la realidad es que las empresas seguirán teniendo oficinas. De hecho, según una encuesta realizada a más de 200 personas durante un reciente seminario web de Gartner, solo el 1% de las medianas empresas tienen previsto convertirse en organizaciones totalmente remotas. En el otro extremo del espectro, solo el 5% de las empresas medianas tienen previsto que todos los empleados regresen al lugar de trabajo físico. El 94% restante tendrá una combinación de empleados en la oficina, remotos e híbridos.

A medida que más personas se vacunan, los líderes empresariales tienen que cambiar su forma de pensar y pasar de la cuestión abstracta de dónde trabajarán los empleados a la realidad de que hay un día específico en el calendario en el que tendrá lugar algún tipo de regreso a la oficina. Parece que ese día se acerca rápidamente, ya que la misma encuesta de Gartner reveló que el 69% de las medianas empresas planean reabrir sus lugares de trabajo en la segunda mitad de 2021. La cuestión de cómo volver a la oficina será más difícil que el cambio abrupto al trabajo remoto en marzo de 2020, dada la variabilidad de las normas, reglamentos y el estado de vacunación de las personas.

Las vacunas no son la solución completa

La encuesta mostró que la mayoría de los empleados apoyan la idea de que su empleador exija la vacunación contra la COVID-19. Sin embargo, solo el 8% de los encuestados dijeron que tenían previsto exigir un comprobante de vacunación como parte de su estrategia de regreso al lugar de trabajo. El enfoque más común que adoptan las medianas empresas es recomendar encarecidamente la vacunación pero no pedir un comprobante del estado de vacunación (48%) y pedir a los empleados que declaren si se han vacunado (36%). Lamentablemente, estos dos enfoques dejarán a los empleadores sin saber hasta qué punto sus empleados se han vacunado realmente.

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Si bien se ha hablado de los pasaportes de vacunas como una forma de demostrar el estado de vacunación, hay varias razones por las que no son ideales. En primer lugar, la velocidad a la que se desarrollan va a la zaga de la velocidad a la que las empresas tienen previsto reabrir sus oficinas. En segundo lugar, los diferentes estados están considerando diferentes estrategias: por ejemplo, Texas y Florida han anunciado recientemente que los empleadores no podrán utilizarlas, pero otros estados, como Nueva York e Illinois, parecen inclinarse positivamente por ellas. Esta variabilidad de los enfoques entre los estados dificultará que los empleadores con una fuerza laboral distribuida creen políticas integrales.

Muchos empleadores también dudan en recopilar esta información por motivos legales y de privacidad. Los directores de recursos humanos han indicado que, dado que las vacunas forman parte del historial médico del empleado, podría considerarse la posibilidad de cruzar la línea de privacidad. Podrían surgir problemas legales si un empleado tiene una reacción adversa a una vacuna que su empleador le exija que se ponga. Además, se podría demandar a un empleador por crear un conjunto de condiciones injustas para los empleados que decidan no vacunarse. Incluso si la ley está del lado del empleador, el daño a la reputación que podría resultar de una lucha legal no parece valer la pena para la mayoría de las empresas.

Cómo fomentar un entorno seguro

El resultado neto de estos factores es que los empleadores volverán a abrir las oficinas a un número determinado de empleados no vacunados. Estas son cuatro estrategias que las medianas empresas pueden utilizar para abrir el lugar de trabajo de forma que se maximice la seguridad y la productividad de los empleados.

Anuncie los planes de reapertura con bastante antelación. A muchos empleados les preocupa la seguridad del lugar de trabajo. Comunique el plan de reapertura de su empresa a los empleados con bastante antelación a la fecha real. Las comunicaciones deben indicar las medidas de seguridad reales de las que dispondrá y mejorar la percepción de la seguridad. Por ejemplo, si los empleados se desplazan principalmente en transporte público, también buscarán orientación o garantías sobre la seguridad de sus viajes al trabajo.

Defina y comunique su estrategia de trabajo híbrida. Encuesta de Gartner sobre empleados de Hybrid Work de 2021 de más de 2.400 trabajadores del conocimiento descubrió que el 54% de los empleados estaban de acuerdo en que el enfoque de flexibilidad de su empresa afectará a su permanencia en la organización. Un enfoque híbrido permitirá a los empleadores cumplir con las nuevas preferencias de flexibilidad de los empleados.

A pesar de los planes generalizados de adoptar modelos híbridos, solo el 21% de los líderes de recursos humanos encuestados en el reciente seminario web de Gartner indicaron que tienen una visión clara del futuro papel del lugar de trabajo físico. Creando una estrategia híbrida que funcione y haga que los empleados se sientan seguros exige que las empresas comuniquen con claridad cuándo las personas deben trabajar desde la oficina y cuándo deben trabajar desde otro lugar. Por ejemplo, Dropbox anunció la estrategia de «Lo virtual primero», definir el propósito de la oficina como específico para la colaboración y la creación de la comunidad y no para el trabajo individual.

Cree momentos de seguridad en Covid. Los líderes del petróleo y el gas y la fabricación llevan mucho tiempo incorporando momentos de seguridad en sus lugares de trabajo para evitar que se produzcan lesiones. Hay que adoptar esta misma mentalidad en todos los sectores para crear momentos de seguridad ante la Covid. Los líderes y los directivos deberían dedicar un tiempo breve al día a recordar a los empleados la importancia de las medidas de seguridad de la Covid en el lugar de trabajo.

Esto cobrará aún más importancia a medida que se sigan administrando vacunas y los empleados comiencen a bajar la guardia. Estos momentos de seguridad serán los más eficaces si los líderes permiten a los empleados hablar de ellos con sus colegas, ya que se suele confiar más en los compañeros que en los líderes o en Recursos Humanos en cuestiones laborales. Una encuesta de Gartner sobre el mercado laboral mundial de 2019 reveló que los empleados y los candidatos son los que más confían en los empleados actuales para obtener información sobre su trabajo en una organización en particular. Los empleados que hablen entre ellos será una parte importante de la creación de un lugar de trabajo seguro.

Coloque barandillas en torno a las conversaciones sobre las vacunas. El desarrollo y el lanzamiento de las vacunas contra la COVID-19 han creado un interés sin igual por la eficacia y la experiencia con las vacunas en general. A medida que los empleados regresen al lugar de trabajo, naturalmente discutirán si se han vacunado o no. Los que no se han vacunado podría quedar excluido de ciertas interacciones, como almorzar juntos. Otros podrían despreciar a los que se han vacunado.

Los líderes y los directivos deben comunicar qué conversaciones y comportamientos son aceptables en el lugar de trabajo en relación con el estado de vacunación de cada persona. Si bien los líderes podrían verse tentados a simplemente prohibir todas las conversaciones sobre el estado de vacunación, esto no es realista dado el deseo de que los empleados hablen entre sí. Más bien, las organizaciones deberían recordar a los empleados que las vacunas son una decisión personal y no deben entrometerse ni cuestionar las elecciones de sus colegas. Sin estas directrices, las empresas se arriesgan no solo a interacciones incómodas, sino también a comportamientos discriminatorios entre los empleados por su estado de vacunación.

Si bien el deseo es volver a la «normalidad» lo antes posible, la realidad es que los lugares de trabajo a los que regresen los empleados en 2021 no se parecerán a los que dejaron en 2020. Animar a los empleados a vacunarse es bueno, pero no basta. Las empresas que reflexionen sobre la seguridad, la flexibilidad y una comunicación clara serán las que más éxito tengan a medida que entremos en otro período de cambios profundos.