Cómo gestionar un equipo multifuncional

Un par de años después de su carrera, encontrará diferentes oportunidades para dar un paso adelante y practicar sus habilidades de liderazgo. A veces se trata de preparar y dirigir una reunión de equipo. Otras veces puede ser ofrecerse como voluntario para una nueva tarea que el equipo necesite.

Puede que descubra que su primer puesto de liderazgo «real» es gestionar un equipo interfuncional recién formado para un proyecto específico y a corto plazo. Hoy en día, los equipos interfuncionales (aquellos con personas de diferentes departamentos con diferentes conocimientos) son cada vez más común, al igual que el auge de los acuerdos de trabajo basados en proyectos.

La razón más común para montar un equipo multifuncional es la velocidad, la velocidad de la información, la velocidad de la innovación o incluso la velocidad necesaria para completar el proyecto. Los diseños organizativos tradicionales crean silos funcionales y esos silos ralentizan el flujo de información e ideas. Los equipos interfuncionales construyen puentes que conectan partes de la empresa que alguna vez estuvieron distantes y, si se hacen bien, permiten a las personas trabajar juntas mejor y más rápido.

Pero equipos multifuncionales también se enfrenta a una serie de desafíos eso hay que superarlo para tener un buen comienzo. A veces hay tensiones territoriales, en las que los miembros sienten que rinden cuentas de sus funciones originales y no están abiertos a que otros opinen sobre su experiencia. A veces las personas tienen diferentes formas de trabajar, lo que puede hacer que la colaboración sea más lenta y difícil. A veces los compañeros de equipo trabajan dentro de un sistema de compensación de incentivos que solo recompensa el desempeño individual, y no el colectivo, o pondera el desempeño en su «trabajo normal» como más importante que el desempeño en este proyecto.

Si bien estas barreras pueden estar presentes, no significan que su proyecto esté condenado al fracaso. Hay algunas medidas clave que los nuevos líderes pueden tomar para que su proyecto interfuncional tenga un buen comienzo.

Establecer objetivos y funciones

Cuando un equipo multifuncional se reúne por primera vez, es importante saber exactamente lo que cada uno aporta. Cada miembro tiene diferentes conocimientos, habilidades y experiencias pasadas. Como líder del equipo, es importante establecer rápidamente el alcance del proyecto, deliberar sobre las tareas necesarias y facilitar el debate sobre quién miembro del equipo sería más adecuado para las diferentes tareas. Resista el impulso de asignar tareas a quien sea voluntario primero. Tómese su tiempo para entender las habilidades de cada compañero de equipo antes de delegar en la persona que mejor se adapte.

Es posible que las personas se ofrezcan como voluntarias para tareas que van más allá de sus capacidades inmediatas, considerándolas oportunidades de desarrollo. En esta situación, querrá que le quede claro por qué la tarea le interesa y qué es lo que pretende aprender de ella. También debe prepararlos para el éxito emparejándolos con compañeros de equipo que puedan guiarlos a lo largo del camino.

Por ejemplo, si una persona se ofrece como voluntaria para diseñar la presentación de un posible cliente, pero usted sabe que la presentación requerirá muchos cuadros y gráficos y el voluntario no tiene experiencia en visualización de datos, combínelo con alguien que pueda enseñarle lo básico.

Fijar normas de comunicación

Así como los miembros de su equipo aportarán diferentes conocimientos, habilidades y habilidades, también aportarán sus propias preferencias laborales y de comunicación únicas. Como van a ser nuevos en el trabajo juntos, es probable que carezcan de normas compartidas sobre la forma en que van a colaborar. Tómese un tiempo durante el inicio inicial del proyecto para hablar sobre esas preferencias laborales y de comunicación. Utilice las siguientes preguntas para determinar cómo el equipo intercambiará la información:

• ¿Cómo deben las personas mantenerse informadas sobre el progreso?
• ¿Qué medios de comunicación debe utilizar el equipo y con qué fines?
• ¿Cómo se deben hacer las solicitudes de ayuda?
• ¿Cómo quiere el equipo darse su opinión?
• ¿Con qué frecuencia debe tener reuniones?
• ¿Cómo se tomarán las decisiones?

Estas preguntas pueden tener un significado diferente, pero todas son importantes para la colaboración. Si no se establecen normas de colaboración, los compañeros de equipo pueden trabajar y comunicarse como quieran, lo que aumenta las probabilidades de que se pierdan los mensajes. Además, sin unas directrices claras, es inevitable que algunas personas acaben sintiéndose al margen, mientras que otras sienten que son las que hacen todo el trabajo.

Llegar a un acuerdo desde el principio cómo el equipo trabajará en conjunto para que todos sepan lo que se espera de ellos y lo que pueden esperar de los demás.

Fomente la seguridad y la franqueza

Reflexione sobre lo que pasa cuando conoce a alguien nuevo. Es probable que se comporte de la mejor manera y trate de decir las cosas correctas para no ofender a nadie. No está siendo poco auténtico, solo una versión un poco pulida y refinada de sí mismo. La mayoría de nosotros lo hacemos. Pero en los equipos en los que necesitamos generar ideas y resolver problemas, necesitamos reducir las inhibiciones y crear una cultura en la que cada miembro pueda ser más honesto y menos cauteloso. Para fomentar esta apertura, los nuevos líderes suelen pedir franqueza en las reuniones, pero lo hacen antes de construir seguridad psicológica es un error.

Como líder, es su responsabilidad establecer ese nivel de seguridad. Puede hacerlo demostrando su disposición a los comentarios o expresando dudas sobre sus propias ideas. Por ejemplo, al hablar del trabajo, puede decir: «Parece que estamos pensando de manera similar, pero me preocupa que me esté perdiendo algo. ¿Estamos en la misma página o tiene algún comentario?»

Entonces, a medida que se compartan opiniones diferentes, no las rechace para defender su postura. Demuestre respeto por esas ideas e invite a seguir discutiendo. Puede hacer preguntas sobre las medidas necesarias para implementar la idea o las suposiciones que hace la persona que la llevan a esa conclusión. Siempre puede seguir en desacuerdo en la discusión, pero no antes de que los miembros de su equipo se sientan escuchados.

No puede asegurarse de que las mejores ideas triunfan en un equipo a menos que se compartan. Y a menos que esté creando seguridad, es probable que no escuche las mejores ideas.

Cree hitos y pequeñas victorias

Una vez que los grandes objetivos y las normas de comunicación estén en vigor, cree puntos de control o hitos para ayudar a su equipo a hacer un seguimiento de su progreso. Empezar con el aspecto de un proyecto completo y, después, dividirlo en fases y objetivos más pequeños. Según mi experiencia trabajando con estos equipos, querrá crear indicadores de progreso entre un tercio y dos tercios del plazo del proyecto y, a continuación, identificar las principales victorias que tendrán que producirse con más frecuencia.

Los hitos no solo rastrean el progreso, sino que sirven como señal de alerta temprana de que podría ser necesario dar un giro. Es mejor no cumplir un plazo pequeño y corregir el problema que trabajar durante más tiempo solo para darse cuenta de que el proyecto no va a tener éxito. Estos hitos también darán al equipo victorias anticipadas para celebrar y le ayudarán a sentir una sensación de logro. Celebrando las pequeñas victorias puede levantar la moral y fomentar un sentido de aprecio colectivo.

Recuerde, un equipo que se siente apreciado siempre hará más de lo que se espera. Acostúmbrese a celebrar las pequeñas victorias y observe cómo la motivación y el rendimiento de su equipo se disparan.

Estas acciones pueden parecer mucho trabajo al principio, cuando la mayoría de la gente está motivada para sumergirse de lleno en el trabajo en lugar de hacer una pausa para hablar cómo el equipo trabajará. Pero dedicar un poco de tiempo a desarrollar estas normas garantizará que el trabajo se lleve a cabo bien. Y cuando el equipo tenga un buen desempeño y disfrute colaborando, se centrará mucho más en el proyecto, incluso cuando solo sea una pequeña parte de su «trabajo normal». Estos métodos lo ayudarán a liderar mejor el equipo y a establecerse como un futuro líder con alto potencial.