Cómo dirigir mejores reuniones virtuales

«Shyamli, lo siento, pero tenemos que pedirle que abandone esta tarea. Los clientes lo encontraron muy de madera. Dijeron que no tiene presencia».

Este comentario lo compartieron conmigo a través de una llamada telefónica en 2011. Acababa de dirigir una sesión de formación virtual para los empleados de una empresa, la primera vez que moderaba de forma remota.

Mortificado, pensé que mi carrera había terminado incluso antes de que empezara. Ya me había ganado una buena reputación como moderador de eventos presenciales y había hecho la transición a este nuevo puesto tras un largo y agotador proceso de selección. Escuchar esos comentarios me quebró, pero no me eché atrás.

Dejé mi ego a un lado y decidí volver a intentarlo. Observé otras sesiones virtuales, leí sobre cómo mejorar mi comunicación en entornos remotos y practiqué con diligencia lo que aprendí.

Ahora, aproximadamente una década después, he dirigido más de 1000 seminarios web, sesiones de formación y reuniones para más de 25 equipos directivos sénior. Cuando pienso en esa primera tarea, todavía me hace sonreír irónicamente.

Gestionar reuniones virtuales es una habilidad que se necesita tiempo y práctica para dominarla. En nuestras interacciones cara a cara, es fácil leer el lenguaje corporal: una ceja levantada, un cambio en las expresiones faciales, un brazo cruzado por encima del pecho. Sin embargo, en una videollamada, especialmente cuando la gente puede o no estar visible, es mucho más difícil. Combine esto con una menor capacidad de atención y distracciones, y dirigir una reunión virtual productiva puede parecer imposible.

Aun así, es más pertinente que nunca. En los últimos dos años, la mayoría de nuestras conversaciones de trabajo se han centrado en Internet y, aunque la hora de las reuniones ha aumentado un10%, las investigaciones muestran que la mayoría de ellos realmente reducen la productividad de los empleados. Las investigaciones también muestran que la responsabilidad suele recaer en los directivos primerizos, que suelen celebrar demasiadas reuniones (y normalmente, improductivas).

Si se encuentra en esta situación, ¿qué medidas puede tomar para mejorar? ¿Cómo hace que sus interacciones virtuales sean más significativas y atractivas?

Esta es una lista de verificación que me ha ayudado a lo largo de los años. Pruébelo antes de su próxima reunión.

Cheques previos a la reunión

Defina el orden del día.

Antes de cada reunión, tómese un tiempo para pensar en lo que quiere lograr durante la reunión. Piense detenidamente en algunas de estas preguntas:

• ¿Cuál es el propósito de la reunión?
• ¿Qué aspecto tendría un resultado exitoso?
• ¿Quién tiene que estar en la sala para llegar a ese resultado?
• ¿Qué necesitan los participantes de usted?
• ¿Qué necesita de los participantes?
• ¿Cuál va a ser su contribución durante la llamada?

Responder a estas preguntas le permitirá estructurar sus ideas y preparar una agenda bien definida. Por ejemplo, si está organizando una convocatoria para revisar los objetivos del próximo año fiscal con su equipo, cree una agenda que refleje lo que quiere hablar. Quizá quiera hablar sobre el desempeño del equipo el año pasado, sus logros y las áreas de mejora, compartir los nuevos objetivos y dejar espacio para cualquier pregunta o comentario.

En este caso, su agenda podría tener este aspecto:

• Objetivos del equipo de marketing para el año fiscal 23
• Revise el desempeño de marketing del año fiscal 2022
• Presentar nuevos objetivos para el año fiscal 23
• Preguntas y respuestas y comentarios

Cuando esté listo, distribuya el orden del día y cualquier trabajo previo, junto con la invitación virtual, mucho antes de la fecha de la reunión.

Compruebe su tecnología.

Si bien esto puede parecer un control de higiene, aprender a utilizar la tecnología de manera que se sienta empoderado y seguro es importante para organizar una reunión sin problemas. Cuanto más fluidas sean las fotos tecnológicas de su parte, más preparado, presente y comprometido estará durante la reunión.

Por lo general, inicio sesión 10 minutos antes de que comience la llamada para prepararme. Aproveche este tiempo para probar el micrófono y la cámara y asegurarse de que todo funciona correctamente. Enmárquese con un fondo ordenado o, si va a utilizar un fondo virtual, configúrelo y previsualice antes de que comience la reunión.

Por último, compruebe su ancho de banda de Internet. Personalmente, prefiero iniciar sesión desde mi ordenador y mi teléfono a través de diferentes conexiones a Internet. Mi ordenador está conectado a mi WiFi, mientras que normalmente tengo Internet móvil en el teléfono. He iniciado sesión en mi teléfono, pero no conecto el audio ni el vídeo, solo es mi respaldo. Con los años, he aprendido que este truco me salva la vida, especialmente cuando se trata de clientes externos o durante reuniones importantes (y delicadas) con mi equipo. Incluso si se presenta una situación en la que tenga que dejar su dispositivo principal, seguirá disponible en su teléfono para volver a conectarse lo antes posible.

Durante la reunión

Muestre su lado humano.

Si todo el mundo no está familiarizado entre sí o su equipo se reúne con algún stakeholder por primera vez, utilice los primeros minutos para las presentaciones. Podría decir algo como: «Hagamos una breve introducción. ¿Puede todo el mundo compartir su nombre y su función? Entonces puede pasarle el micrófono a otra persona de la llamada».

Si se trata de una reunión interna de equipo más informal, comience con un simple registro. Puede decir: «Hola a todos, quería empezar esta llamada con un registro de una palabra. ¿Cómo le ha ido la semana pasada?» Si el carácter de la reunión es más delicado, comience con algo que demuestre a su equipo que le importa: «Sé que todos tienen preguntas sobre el reciente cambio de dirección de la empresa. Quería hacer una ronda rápida de registros para ver cómo se encuentra hoy».

Como presentador, puede tomar la iniciativa de estas conversaciones y empezar por usted mismo. Esto le infundirá confianza y confianza y sacará a relucir su lado más humano. También marca la pauta para que la gente sea más abierta y comparta libremente.

Consejo profesional: Cuando dirige una reunión, es una buena práctica mantener la cámara encendida. Si bien no es necesario, puede resultar difícil para las personas de la llamada establecer una buena relación con una pantalla en blanco. Si es posible, muéstrese ante la cámara. Si es de los que encuentra que su propia imagen distrae, puede desactivar la opción «imagen reflejada» de la aplicación. Cuando hable, concéntrese en la cámara web, esto le ayudará a establecer un «contacto visual virtual» con las personas y a interactuar mejor con ellas.

Establezca un protocolo para todos los ponentes de la reunión.

Comience la convocatoria con una o dos reglas básicas para todos los asistentes, de modo que todos tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista sin interrumpir ni hablar por encima del otro.

Podría decir: «Usemos el icono de «levantar la mano» si alguien quiere hablar y luego dejar de silenciarnos». O «Compartamos cada uno su opinión en menos de dos minutos y pasémosla a otra persona de la llamada. Puedo empezar». O «Utilice la función de chat para publicar su opinión».

Crear reglas específicas establecerá expectativas claras para todos, les ayudará a expresar sus ideas y a avanzar en el debate sin interrupciones. El objetivo de este ejercicio es permitir un entorno colaborativo y seguro en el que todos puedan participar y compartir sus puntos de vista.

Consejo profesional: Anime a los asistentes a la reunión a utilizar generosamente la función de chat para hacer preguntas, publicar enlaces y comentar el debate. Esto es especialmente útil para quienes son más tranquilos o prefieren escribir sus opiniones. Crear una estrategia que aborde las diversas necesidades de su equipo creará un espacio más abierto y psicológicamente seguro para que todos compartan sus ideas.

Estructure sus ideas.

En las reuniones virtuales, la capacidad de atención es considerable más corto.  Para lograr un impacto duradero, tiene que estar preparado para que su mensaje llegue.

Por ejemplo, si le pido que mire 500 000 durante un breve segundo y me diga cuál es la cifra, ¿será capaz de hacerlo? ¿Y si sustituyo la cifra por 500 000 o 500 000? Probablemente sea mucho más fácil de recordar. El uso de comas crea una estructura manejable que le ayuda a leer y entender la información con mayor facilidad.

Para ofrecer la información de forma más eficaz, también necesita incluir pausas mentales en su discurso o presentación para que los oyentes puedan digerir sus palabras y entender mejor lo que quiere decir. Digamos que quiere dar una actualización del proyecto. Puede crear una estructura de resultados pasados, presentes y futuros. También puede crear una estructura en la que lidere con las necesidades del cliente, la forma en que su proyecto las ha satisfecho y la información que ha obtenido del proyecto. Crear estas comas mentales para espaciar sus principales temas de conversación le ayudará a analizar y organizar sus ideas de una manera centrada.

Un truco que utilizo es un método que llamo «tuitear seguido de una publicación en Facebook». Por cada idea que quiero compartir, escribo una frase sobre ella. Este es mi tuit o una versión comentada de mi idea en pocas palabras. Luego, sigo con una explicación más completa sobre por qué es importante mi idea, cómo afectará al equipo, a los objetivos o al negocio y cómo pienso implementar esta idea.

Mientras habla, asegúrese de que sus temas de conversación son prácticos y deje a todos con una idea clara de lo que espera de ellos. En los dos últimos minutos de la reunión, comparta un resumen conciso de los próximos pasos y de cómo piensa hacer un seguimiento de los resultados o productos discutidos en la reunión.

Consejo profesional: Cuando habla, su voz y el ritmo de su discurso pueden crear un poderoso impacto en su público. Disminuir la velocidad crea tiempo para que la gente procese lo que se dice y para que la información sea absorbido de una manera mejor. De media, cuando habla por ahí 180 palabras por minuto, Es probable que lo entiendan más fácilmente. Una forma de controlar su ritmo es escribir lo que quiere decir y dividirlo en párrafos de 150 a 180 palabras. Entonces practique el cronometraje usted mismo.

Tras la reunión

Comparta los próximos pasos.

Durante la reunión, usted o un colega deberían haber tomado notas o apuntado las ideas o comentarios más importantes, incluidos los «próximos pasos» o cualquier tarea que haya decidido delegar en el grupo. Cuando la reunión haya terminado, dedique unos minutos a organizar sus notas y enviárselas a su equipo por correo electrónico o Slack para que sus próximos pasos estén documentados.

Practique la autorreflexión.

Para su propia introspección, reflexione sobre cómo fue la reunión. Pregúntese:

• ¿Qué ha ido bien?
• ¿Qué es lo que no salió bien?
• ¿Cuál fue la lección clave para mí como anfitrión de una reunión?
• ¿Qué me gustaría hacer diferente la próxima vez?

Esto le ayudará a superarse, a convertirse en un presentador más productivo y a dar más orientación y claridad a todos los presentes en las reuniones que dirige.

Dirigir una reunión puede parecer una parte pequeña y, a menudo, insignificante de su trabajo como gerente. Sin embargo, cuando dirige las reuniones con la intención correcta, pueden generar cambios significativos para usted y para todos los miembros de su equipo.