Cómo hacer que lo inviten a reuniones importantes

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En una cultura laboral con demasiadas reuniones, a menudo buscamos tácticas para conseguir fuera de reuniones. Pero a veces necesita ir en una reunión, tal vez porque las decisiones que se tomen allí tendrán implicaciones para usted o para su equipo, o tal vez porque cree que se ha quedado al margen de las discusiones importantes. Ya sea que no lo hayan invitado por un descuido o por una decisión intencional del organizador de la reunión, puede tomar medidas para asegurarse un asiento en la mesa.

Pero primero, una pausa

Hablamos a menudo de la necesidad para reducir el número de reuniones a las que asistimos y sobre el importancia de tener solo a las personas clave en la sala, pero seamos sinceros, hay veces en las que quedar fuera de la lista de invitados puede doler. Intelectualmente, puede que comprenda la lógica, pero eso no sirve de consuelo cuando quiere que lo incluyan. Puede doler aún más cuando se dé cuenta de que el desaire de una invitación envía señales a su equipo y a sus compañeros, quienes se preguntarán: «¿Por qué nuestro jefe no está en esa reunión? ¿Se está produciendo un cambio de poder en la organización?» Antes de hacer cualquier movimiento, piense objetivamente si usted en serio tiene que estar en esa reunión. Pregúntese:

• ¿Es usted quien toma las decisiones sobre el tema?
• ¿El resultado afectará significativamente a usted o a su equipo?
• ¿Aporta conocimientos o información que otros no tienen?
• ¿Aporta una perspectiva única que aún no está representada?

Si responde afirmativamente a alguna de estas preguntas, comience el proceso de entender por qué no tiene una invitación.

Evalúe su valor

La moneda real de un puesto constante en la mesa es el valor. Si el organizador de la reunión lo ha dejado fuera, puede que no comprenda el valor que aporta a la reunión. Pregúntese qué contribución única puede hacer al debate. ¿Cómo promoverá el objetivo de la reunión?

Tomemos como ejemplo a uno de mis clientes, al que llamaré Mark. Es el subdirector de una organización de investigación por contrato. El jefe de Mark estaba organizando reuniones para hablar sobre la reestructuración del negocio de la investigación y no había incluido a Mark en las invitaciones. Mark pensó que no solo debía ser invitado sino que debía dirigir las reuniones. Se preguntaba si su voz era apreciada. Cuando Mark por fin se armó de valor para preguntar por la situación, se enteró de que su jefe se sentía frustrado por tener que dirigir las reuniones, cosa que hacía solo porque sentía que Mark no estaba dando un paso adelante con ideas y un proceso para hacer avanzar la reestructuración.

Mark se sorprendió. Se veía a sí mismo como un tomador de decisiones clave, pero no había estado actuando como tal. En un esfuerzo por no dar un paso atrás, había estado cediendo la reestructuración a su jefe, pero su enfoque pasivo lo estaba socavando. Si quisiera recuperar la confianza de su jefe, tendría que demostrar su valía. Solo entonces podría conseguir un asiento en la mesa e incluso asumir la dirección de las reuniones.

Evalúe su estilo

Puede que lo hayan dejado fuera de una reunión por la forma en que los demás perciben su comportamiento.

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Llévese a otra clienta mía, a la que llamaré Karen. Formó parte del equipo de cumplimiento legal de una empresa de biotecnología de rápido crecimiento. Su función consistía en trabajar con el marketing para garantizar que las campañas y los materiales de promoción se ajustaban a las directrices gubernamentales. Karen siempre había sido invitada a las principales reuniones de marketing, pero se dio cuenta de que cada vez se celebraban más reuniones sin ella. De hecho, no la incluyeron en el debate hasta que las campañas estaban muy avanzadas en su desarrollo y ya era demasiado tarde para influir en las decisiones del equipo de marketing. El patrón estaba empezando a crear grandes problemas entre el equipo de cumplimiento legal y el equipo de marketing, ya que Karen se vio obligada a desentrañar importantes campañas de marketing al final del juego.

Cuando hablé con los compañeros de marketing de Karen, me dijeron que su presencia en las reuniones les resultaba frustrante. Respetaban que su función fuera ayudar a gestionar el riesgo legal de la empresa, pero tenía una tendencia a rechazar las ideas y a adoptar una postura conservadora en las zonas grises, lo que dejaba al grupo de marketing desmoralizado. El equipo quería que Karen escuchara abiertamente, intercambiara ideas con ellos y se centrara en las soluciones más que en los problemas. Cuando Karen escuchó estos comentarios, se dio cuenta de que, si bien aportaba conocimientos e información únicos a las reuniones, su estilo consistía en impedir que otros vieran ese valor.

Si se ha quedado fuera de una reunión, considere pedir a sus compañeros su opinión sobre su estilo y hacer los cambios necesarios para que los demás puedan apreciar lo que usted aporta. Karen se esforzó por escuchar activamente y se esforzó por proponer una solución, no solo ponerle un nombre al problema, cada vez que identificaba un problema de cumplimiento. Estos cambios la convirtieron en una mejor socia comercial para sus compañeros de marketing y la ayudaron a volver a figurar en la lista de invitados a esas reuniones.

Utilice la estrategia adecuada para la situación

Conseguir una invitación a una reunión importante probablemente requiera diferentes tácticas según la situación. Estos son algunos consejos para algunas de las situaciones comunes a las que he visto enfrentarse a mis clientes como entrenadores.

Su jefe va a todas las reuniones y lo deja fuera.

• Dedique tiempo a hablar con su jefe sobre sus objetivos e intereses.
• Explique directamente su interés por asistir a reuniones específicas y pregunte qué puede hacer para demostrar su valor.
• Pregúntele a su jefe si hay proyectos en los que pueda trabajar que le ayuden a participar en esas reuniones.
• Si su jefe está de acuerdo en que se le debe incluir en futuras reuniones, no dude en recordarle ese compromiso. Por ejemplo, podría preguntar: «¿La próxima reunión de estrategia sería un momento adecuado para compartir la nueva investigación de análisis de la competencia en la que estoy trabajando?»

Tiene un compañero que lo excluye intencionalmente.

• Fije una hora para conversar con su compañero sobre el patrón que está observando.
• Cuando explique por qué debe asistir a esas reuniones, concéntrese en los motivos comerciales, no en sus intereses o sentimientos personales.
• Si sigue quedándose fuera, pídale a alguien que esté invitado (y en quien confíe) que envíe un correo electrónico al organizador, lo ideal es llamar a los demás participantes para fomentar su asistencia. Su colega podría decir algo como: «Juan, creo que la perspectiva de Katie en esta reunión será útil para el grupo. Deberíamos considerar añadirla a la reunión». De esa manera, la decisión no queda en manos del compañero que lo ha estado dejando fuera.

Simplemente no está en la pantalla de radar del organizador.

• Empiece por preguntarse si dedica suficiente tiempo a desarrollar relaciones sólidas con sus compañeros de trabajo. Conocer a sus compañeros aumenta las posibilidades de que conozcan mejor su trabajo y el valor que usted puede aportar a sus reuniones.
• Si hay una reunión específica a la que se dirige, dígale a su gerente que está interesado en unirse y pídale consejo sobre lo que puede hacer para que lo incluyan.
• Comparta de forma proactiva con el organizador cómo su trabajo se alinea con el objetivo de la reunión.
• Hágase útil. Comparta la información pertinente con el organizador de la reunión y ofrézcale su ayuda. Por ejemplo, puede decir: «Céline, sé que tiene una reunión próxima para hablar de la nueva estrategia de cuentas. Pensé que encontraría útil esta información. Si fuera útil, estaré encantado de ir a la reunión para hablar de las implicaciones con el grupo».

En alguna de estas situaciones, puede ser que no lo hayan dejado fuera de la reunión a propósito. Dejar claro que está interesado en asistir y explicar qué valor puede aportar a menudo puede solucionar un descuido.

Cuando no lo invitan a una reunión, es fácil señalar con el dedo y culpar a los demás por haberlo dejado fuera, pero normalmente no le dan la invitación. En última instancia, es suya la responsabilidad de demostrar por qué debe estar en la habitación.