Cómo salir de una reunión, ya sabe, le hará perder el tiempo

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A menudo puede predecir qué reuniones serán improductivas desde el momento en que reciba la invitación. Está la «actualización del equipo», en la que pasa dos horas escuchando un resumen de cómo todos han pasado la semana, o la «reunión de planificación», en la que discute detalles picayune que deberían haberse abordado en otro lugar, o la «sesión de lluvia de ideas» en la que los extrovertidos gritan ideas aleatorias.

Puede esquivar algunas de ellas, pero es mucho más difícil escapar de otras, especialmente si la invitación viene de su jefe, de un cliente clave o de un colega influyente. Estas son cinco maneras de salir de una reunión que usted saber será improductivo, o al menos para limitar los daños colaterales a su productividad y su agenda.

Primero, aclare a qué reuniones es realmente importante asistir. La lista es corta: las reuniones más esenciales son aquellas en las que se tomarán decisiones. Si su equipo decide lanzar el Proyecto A o el Proyecto B, no puede tomar una decisión importante por correo electrónico, sino que necesita que todos compartan sus puntos de vista, expresen sus preocupaciones y se unan en torno a una solución. Es mejor hacerlo en persona, o al menos durante una teleconferencia.

Una categoría relacionada a la que vale la pena asistir es cualquier reunión que dé una dirección estratégica general para su empresa o equipo. Puede que no incluya decisiones específicas ( «Vamos a lanzar la nueva línea el 1 de agosto»), pero le permite desarrollar una visión unificada de hacia dónde se dirige. Esto podría incluir una reunión inicial del proyecto, una sesión de intercambio de ideas (durante la que se haga una idea aproximada de qué ideas son acertadas y cuáles no) o un registro relacionado con un hito.

Una razón secundaria, pero aceptable, para unirse a una reunión es para construir relaciones. El contenido en sí mismo puede resultar aburrido o innecesario, pero si puede fortalecer una relación con un contacto importante dedicándole algo de tiempo cara a cara, no es un mal resultado. Las reuniones que hay que evitar a toda costa son las «actualizaciones», que se pueden gestionar en una décima parte del tiempo por correo electrónico.

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En segundo lugar, dificultar las cosas a los solicitantes de la reunión. Es fácil para alguien invitarlo a una reunión, demasiado fácil. Uno de mis clientes de entrenamiento ejecutivo, el CEO de una empresa de medios, se veía obligado constantemente a reuniones innecesarias. ¿El motivo? Era parte de la cultura de su empresa que todos compartieran sus calendarios públicamente, para que la gente supiera cuándo estaba disponible y simplemente ponía solicitudes directas a su asistente para que asistiera. Después de que le aconsejé que «anulara la publicación» de su calendario, que su asistente aplicara un proceso de investigación más riguroso y que canalizara la disponibilidad de sus reuniones a días determinados, su agenda se amplió drásticamente.

Parte del proceso de investigación consiste básicamente en hacer que el solicitante de la reunión haga «los deberes» para ganarse su tiempo y atención. Eso a menudo disuade a todos, excepto a los más comprometidos. Mi cliente de coaching de CEO estableció el procedimiento estándar para hacer (o hacer que su asistente hiciera) las siguientes preguntas a cualquier persona que solicitara que asistiera a una reunión:

• ¿Cuál es el tema exacto?
• ¿Cuál es el momento y el lugar?
• ¿Cuál es la duración?
• ¿Quién más asistirá?
• ¿Qué decisión hay que tomar en la reunión? (Esto le ayuda a determinar fácilmente si la reunión prevista tiene un gran valor.)
• ¿Por qué, específicamente, necesita que esté allí? (Esto los obliga a dar una razón clara. Si dicen: «Para mantenerlo informado», simplemente puede decirles que lo hagan de manera post facto compartiendo las actas con usted.)

En cuarto lugar, si quiere salir de la reunión pero aún así siente que es difícil decir que no, sugiera un compromiso mínimamente invasivo. Es casi seguro que una reunión durará una hora o más de su tiempo. Compruebe si el organizador de la reunión está dispuesto a ponerle al día por correo electrónico o si basta con una breve llamada telefónica para obtener su opinión. Como alternativa, si el tema no es urgente, puede intentar eludir el tiempo: «Voy a viajar mucho por negocios las próximas tres semanas, pero podríamos volver a ponernos en contacto después. ¿Quizás pueda enviarme un correo electrónico la semana del 23 para que encontremos hora?» A menudo, el solicitante se distrae y olvida, o descubre que cualquier cosa que considerara tan urgente ha perdido importancia. Obtendrá puntos por parecer útil, pero al final no tendrá que asistir a la reunión.

Por último, a veces tiene que ceder y asistir, pero al menos puede hacer que su jefe o sus colegas sepan que su tiempo es un juego de suma cero y que tienen que emitir sus solicitudes con cuidado. Por ejemplo, podría decir: «He visto que me invitó a la reunión sobre el Proyecto A el jueves. Como ya sabe, ahora mismo estoy trabajando en el Proyecto B y tenemos un plazo ajustado. Aquí tiene una mejor idea del panorama general, así que quería registrarme. ¿Cree que vale la pena ausentarme del Proyecto B para asistir a esta reunión? Si cree que es importante, por supuesto que estaré allí». A veces, incluso los supervisores y colegas bien intencionados olvidan que su tiempo no es infinito, por lo que un recordatorio discreto puede hacerles volver a la realidad y ayudarlos a entender las consecuencias de sus invitaciones a reuniones sin sentido.

Las reuniones son el flagelo de la vida empresarial moderna, que consumen 62 horas al mes del tiempo de los empleados, de media (la mitad del cual se estima que es una pérdida). Muchos profesionales intentan arreglárselas de una manera pasivo-agresiva, llegan tarde a las reuniones o juegan con sus artilugios en lugar de escuchar. Pero puede que esa sea la peor opción de todas, porque perpetúa una cultura de oficina en la que está bien desconectarse de sus colegas y faltarle el respeto al tiempo de los demás.

Las estrategias anteriores ofrecen una mejor manera de retrasar y proteger su tiempo. En lugar de correr de una reunión a otra, estará mejor preparado para realizar el valioso trabajo por el que lo evalúan y lo recompensan.