Cómo hacer su lista de tareas cuando siempre está en las reuniones

Man Oppenheim/Getty Images

Cada mañana, escribe enfáticamente en la parte superior de su lista de tareas pendientes: «¡Trabaje en la presentación!» Quizás incluso lo subraye una o dos veces para enfatizar. Pero al final del día, su determinación se ha convertido en consternación: una vez más, pasaba la mayor parte del tiempo en reuniones. Y cuando tuvo un poco de tiempo entre ellos, no hizo ningún progreso en su presentación.

Así que siga esperando al «momento perfecto» para sentarse y terminar todo el proyecto de una vez. Pero las reuniones siguen interfiriendo y su presentación languidece en su lista de tareas pendientes, lo que le pesa mucho en la cabeza hasta que ya no puede escapar de ella. En una ráfaga de actividad, trabaja día y noche para hacerlo. Cumple con la fecha límite, pero sufre en el proceso y teme la próxima vez que necesite terminar otra tarea grande.

Este ciclo de saber cuál es su prioridad más importante, pero sentir que las reuniones le impiden hacerlo, puede resultar increíblemente frustrante. Pero como entrenador de gestión del tiempo, he visto que, incluso si esta forma de trabajar ha sido su patrón de vida, puede desarrollar un enfoque de los proyectos más sostenible y menos estresante. Estos son algunos consejos sobre cómo realizar el trabajo en el proyecto, incluso cuando necesite empezar y parar para las reuniones.

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En primer lugar, quiero cuestionar la idea de que hay un momento «perfecto» para avanzar en los proyectos. Un día sin reuniones o incluso medio día puede ser su ideal, pero puede que nunca tenga este tipo de tiempo. Esperar una parte del nirvana del proyecto le impide empezar cuando puede. Un enfoque mejor es aceptar y trabajar dentro de la realidad de que las reuniones se celebran.

A continuación, para entender cómo trabajar en proyectos grandes en los espacios más pequeños entre una reunión, divida el elemento más grande en partes más pequeñas. Puede utilizar su lista de verificación como guía sobre cómo progresar gradualmente cuando tenga un descanso de 30 minutos entre reuniones. Por ejemplo, para preparar una presentación, puede escribir:

• Busque el correo electrónico de la jefa sobre los puntos clave que quiere tratar
• Mire las notas de la última reunión
• Hable con el director del proyecto del edificio
• Piense en la estructura de la presentación
• Escriba la baraja
• Insertar gráficos
• Compruebe dos veces las citas
• Editar para errores tipográficos y flujo
• Enviar al jefe para su aprobación
• Programe una reunión para revisar la baraja internamente antes de la reunión de la junta
• Realizar modificaciones
• Redactar la agenda de la reunión
• Distribuya la baraja y la agenda de la reunión el día anterior

Aunque pueda marcar uno o dos de estos elementos a la vez, seguirá progresando. Y cuando vuelva a trabajar en la presentación después de un tiempo fuera, sabrá lo que ha logrado y lo que viene después.

Otra estrategia consiste en proteger algunos períodos ininterrumpidos de su agenda añadiendo el tiempo del proyecto como un evento recurrente. Por ejemplo, algunos de mis clientes de entrenamiento lo harán bloquear una o dos horas cada mañana para un trabajo centrado. Otros tienen dos bloques de dos o dos horas por las tardes de cada semana marcados como «ocupados». Añadir el tiempo del proyecto para que tenga al menos una hora para hacer las cosas cada día, preferiblemente más, le permite ganar algo de impulso día a día y semana a semana. Es probable que la gente intente programar reuniones durante esas horas, pero cuando pueda, manténgase firme en esos límites.

Reservar el tiempo para los proyectos como un evento recurrente empieza a abrir espacio entre reuniones. Pero para trabajar realmente en el proyecto, tiene que haber predecidido lo que va a hacer durante esos horarios de puertas abiertas. Si no lo hace, el camino de menor resistencia llevará a hacer lo primero que se le ocurra, como responder al correo electrónico.

Puede abordar la toma de decisiones sobre cómo cubrir el tiempo del proyecto de diferentes maneras. Una estrategia consiste en programar los proyectos a medida que los reciba. Por ejemplo, cuando se programe una reunión para presentar a la junta los datos más recientes de su nuevo proyecto de construcción, puede editar inmediatamente algunos de los bloques de tiempo del proyecto de su calendario para indicar la preparación que tendrá que realizar. Puede tener dos o tres bloques de trabajo del proyecto marcados para trabajar en la presentación de PowerPoint y, a continuación, otro bloque de trabajo del proyecto designado para practicar delante de sus colegas antes de la reunión. Utilizo esta estrategia de programación con frecuencia: dedicar tiempo a escribir artículos, crear horarios para los clientes, etc., en mi calendario en cuanto me entero del proyecto y de la fecha límite.

Otra forma de abordar los bloques de calendario del proyecto es evaluar sus prioridades semanalmente. Puede hacerlo por su cuenta, aunque en algunos entornos de trabajo tiene más sentido planificar en equipo. Una vez decididas sus prioridades, póngalas en los bloques de tiempo abiertos de su agenda. Esto le dará una imagen realista de lo que realmente cabe y le dará una claridad avanzada de lo que tiene que lograr para evitar otra semana de poco o ningún progreso. Luego, cuando se siente a trabajar en proyectos, consulte su lista de tareas más pequeñas. Hágalas primero y, a continuación, utilice los últimos cinco o 10 minutos antes de la próxima reunión para comprobar el correo electrónico.

Además, asegúrese de guardar lo que ha completado y de dejar una nota de dónde se detuvo exactamente y qué sigue. Puede escribir cualquier actualización en su lista de tareas, como «correo de voz izquierdo para el director del proyecto del edificio, haga un seguimiento si no ha recibido respuesta antes del viernes». Y, por supuesto, marque o elimine los elementos cuando los complete correctamente.

Aunque desee la perfección de un día sin reuniones, todavía puede trabajar en el proyecto cuando lo interrumpan las reuniones. Utilice estas estrategias para empezar a avanzar en sus proyectos ahora.