No subestime el poder de los pequeños descansos durante una ajetreada jornada de trabajo

Cuando pensamos en optimizar nuestra capacidad de trabajo para lograr los resultados deseados, no se trata solo de una cuestión de tiempo disponible, sino energía disponible, eso importa. Puede que descubra que cuando por fin tiene tiempo para centrarse en un proyecto o tarea importante, está demasiado agotado o agotado para hacerlo realmente.

Llevando descansos regulares es una parte esencial de la gestión de nuestra energía para mantener una capacidad suficiente, no solo para ser productivos, sino también para prevenir el agotamiento, así como para poder mantener una autorregulación saludable de nuestras emociones y comportamientos para que podamos tener interacciones positivas con los demás. Cuando estamos agotados por completo (o cerca de agotarnos), es más probable que seamos reactivos, bruscos o irritables y desahoguemos nuestras frustraciones con los demás, lo que no solo es desagradable para los involucrados, sino que puede resultar contraproducente. Los descansos también son especialmente importantes cuando trabajo creativo.

Crear una serie de cortos micropausas a lo largo del día puede ayudarnos a gestionar nuestra energía y a mantener la capacidad cognitiva, emocional e incluso física. Estos breves descansos pueden durar tan solo un minuto o de cinco a 10 minutos. Igual que microestrés pueden acumularse en el trabajo, las micropausas a lo largo del día pueden ayudar a contrarrestar sus efectos.

Cómo crear momentos para hacer una pausa durante una ajetreada jornada de trabajo

En lugar de dejarlo únicamente al azar cuando pueda encontrar unos minutos para tomarse un breve descanso, sea intencional y disciplinado a la hora de crear (y aprovechar) estos momentos para hacer una pausa a lo largo del día probando las siguientes estrategias:

1. Dése permiso para tomarse descansos.

Muchas personas actúan con la creencia de que hay demasiado que hacer y que no pueden darse el lujo de tomarse un descanso. Impugne esta suposición, ya sea autoimpuesta o impuesta por otros miembros de su organización (o ambas). Recuerde que es un humano y no una máquina. Desarrollar un sentido de agencia y autodirección en la forma en que dedica su tiempo durante la jornada laboral es una parte clave del desarrollo no solo como líder, sino también como adulto. Cambie el guion para reconocer que no puede permitírselo no tomarse descansos, incluso pequeños momentos para hacer una pausa, en varios momentos del día. Hacer de modelo a seguir estas pausas regulares también dará permiso implícito a las personas que lo rodean a hacer lo mismo.

2. Correo electrónico y otras comunicaciones por lotes.

Puede resultar tentador utilizar unos minutos libres cuando los tiene para responder rápidamente a los mensajes de correo electrónico o de Slack y hacer que la creciente montaña de comunicaciones sea más manejable o respondan lo más posible. Sin embargo, investigación demuestra que el trabajo dura un 50% más cuando cambiamos de tarea constantemente. Esta misma investigación también muestra que las personas suelen tratar de compensar esta pérdida de productividad trabajando más rápido. Sin embargo, hacerlo solo crea más estrés, presión de tiempo y frustración. Bloquear horas específicas en las que responde al correo electrónico le permitirá utilizar los bloques de tiempo mucho más pequeños de los que pueda disponer para los descansos reales.

3. Restablecer la duración de la reunión por defecto.

La mayoría de la gente tiene una duración de reunión por defecto de 30 o 60 minutos. Cambie su valor predeterminado a entre 15 y 25 minutos para las reuniones más cortas o entre 45 y 50 minutos para las reuniones más largas. Si se le da más tiempo, la gente siempre encontrará la forma de llenarlo. Tener un período de tiempo más limitado anima a todos a gestionar las reuniones de forma más eficiente para adaptarse al tiempo disponible. Siempre puede hacer excepciones cuando esté justificado.

Utilice el intervalo de cinco a 15 minutos que queda antes de su próxima reunión para levantarse de su escritorio y estirarse o tomar un café o un aperitivo. Puede incluso enviar un correo electrónico o un mensaje de texto a un amigo para poner en marcha sus planes de fin de semana y tener algo que esperar con ansias. Investigar demuestra que cuando tiene algo positivo que anticipar, puede mejorar su estado de ánimo y reducir el estrés. 

4. Comunicar y hacer cumplir las paradas duras.

Si es posible, no sobrepase la duración de las reuniones asignada. Sin duda, esto es más fácil de hacer cumplir cuando es usted quien dirige la reunión. Sin embargo, comunicar desde el principio que tiene una parada difícil al final del período reservado (especialmente cuando hay una dinámica de poder en la reunión) establece la expectativa desde el principio de que saldrá a tiempo. Al hacerlo, todos los asistentes pueden tratar de lograr el objetivo de terminar pronto. La mayoría de la gente lo apreciará, ya que beneficia a todos. Es otra forma de demostrar la agencia a lo largo de su tiempo. Cuando las reuniones se agotan y hace que vaya tarde a otra reunión, tiene un efecto dominó y añade más estrés a su día. En caso de que llegue tarde a su próxima reunión, tomarse solo 15 segundos para respirar hondo tres veces puede ayudarlo a concentrarse y estar presente en su próxima reunión.

5. Aproveche las pausas para ir al baño.

El único descanso breve que todo el mundo necesita es ir al baño. » Apilamiento» un nuevo hábito en un hábito o comportamiento existente es una forma de combinar algo que quiere hacer con algo que tiene que hacer (como tomarse un descanso para ir al baño). Por ejemplo, después de ir al baño, puede crear un nuevo minihábito y dedique de 5 a 10 minutos a practicar la atención plena, meditar, subir unas escaleras o dar la vuelta a la manzana para hacer algo de ejercicio.

6. Programe descansos y fije recordatorios.

Programe pausas breves en el día cuando sepa que su energía está en su punto más bajo, quizás a media tarde por la tarde. Investigar demuestra que nuestro nivel de energía suele estar más bajo alrededor de las 3 de la tarde. Por lo general, es alrededor de esa hora cuando me levanto de mi escritorio, doy de comer a mi perro (una ventaja de trabajar en casa), preparo un espresso y lo disfruto con un cuadrado de chocolate. Es un placer que espero con ansias, un momento en el que pueda sentarme unos minutos lejos de mi portátil. Tener un recordatorio emergente en su ordenador o teléfono también puede ayudarlo a recordar tomarse un breve descanso, y hay varias aplicaciones diseñado en torno a esto.

7. Tenga una señal visual.

Tener algún tipo de señal visual en el escritorio, el ordenador o el espacio de trabajo también puede servir de recordatorio para hacer pausas breves. Puede ser la taza de café o la botella de agua de su escritorio, una imagen de una postura de yoga o un adhesivo que diga «respira». Estos recordatorios casuales pueden ayudarlo a tomarse unos momentos de vez en cuando para hacer una pausa improvisada.

8. Tenga una rutina para los descansos inesperados.

Todavía puede aprovechar de forma oportunista cuando tiene un descanso inesperado, por ejemplo, cuando una reunión termina antes de tiempo. Ya sea para escuchar música, enviar un mensaje de texto a un amigo o pasar por el escritorio de alguien para saludar, saber de antemano cómo va a utilizar los descansos imprevistos le ayudará a aprovecharlos al máximo. Del mismo modo, si alguien llega tarde a una reunión con usted, mientras lo espera, utilice el tiempo para hacer algo ejercicios de respiración mientras está sentado en su silla para ayudar a reducir el estrés y recuperar su capacidad.

Las estrategias anteriores pueden ayudarlo a crear varios momentos de pausa a lo largo de su jornada de trabajo. Al hacerlo, habrá un beneficio acumulativo, ya que podrá gestionar de forma más eficaz su energía y capacidad, lo que le ayudará a ser más resiliente.