¿De verdad necesita todo ese espacio de oficina?

Incluso a medida que las tasas de vacunación crecer, las empresas siguen sin saber cuándo, cómo y, en algunos casos, si los trabajadores volverán a sus rutinas de oficina anteriores a la COVID.

Datos de Google programas que la actividad laboral en Londres, Nueva York y San Francisco es la mitad de lo que era antes de la pandemia.

Un mes de junio encuesta de 520 líderes empresariales de la Cámara de Comercio de Londres reveló que entre las empresas cuyos empleados pueden trabajar desde casa, la mitad espera que los trabajadores permanezcan remotos cinco días a la semana, incluso después de la COVID.

Cuando el CEO de Apple, Tim Cook, anunció sus planes para que los empleados regresaran a la oficina tres días a la semana a partir del otoño, los empleados le enviaron una petición diciendo que la empresa había «ignorado activamente» el deseo de muchos empleados de continuar con un régimen remoto a tiempo completo. Decía en parte: «El último año ha parecido que realmente hemos podido hacer el mejor trabajo de nuestras vidas por primera vez, sin las restricciones que inevitablemente representan los viajes diarios a las oficinas y las oficinas presenciales compartidas».

Para las empresas que optan por exigir que haya menos empleados en sus instalaciones cada día, se plantea una pregunta: ¿Deberían los directivos tomar la decisión a largo plazo de desperdiciar una parte de su espacio de oficina?

Basándonos en nuestras décadas de experiencia profesional (uno de nosotros es profesor de finanzas y planificación urbana con sede en Londres y el otro es gestor de inversiones que se centra en el sector inmobiliario), creemos que, para muchas empresas, la respuesta debería ser sí.

Ya hay señales de este cambio. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, tasas de vacantes de oficinas subieron un 11,3% en el último año y ahora están en el nivel más alto en 27 años. Eso es cierto a pesar de que firmas con sede en Nueva York, como JPMorgan Chase y Goldman Sachs han sido algunos de los que más han hablado abiertamente sobre lograr que los trabajadores regresen rápidamente a las oficinas.

¿Por qué tener una oficina?

Los economistas sostienen que las empresas prefieren que sus empleados trabajen en el mismo lugar y a la misma hora por dos razones.

En primer lugar, facilita la supervisión de los trabajadores. Esta afirmación está respaldada por muchas pruebas fiables, especialmente para los empleados asalariados (programadores, contadores, etc.), cuyo esfuerzo es difícil de medir. Mientras métodos electrónicos de los trabajos de monitorización eran populares incluso antes de la pandemia, el trabajo cualificado es difícil de supervisar de esta manera. Si una empresa (o incluso ciertos directivos de una empresa) se basan en la proximidad y en la observación real para determinar quién trabaja duro, será más difícil trasladar sus actividades principales fuera de una oficina.

La segunda razón por la que las empresas tienen oficinas es para apoyar los intercambios de ideas desestructurados. Aunque esta es una idea bien establecida, hay muy pocas pruebas para apoyar la afirmación de que hablar sobre enfriadores de agua fomenta la creatividad. Si bien las investigaciones muestran que las interacciones no estructuradas ayudan a las personas intercambiar información y crear redes, ningún estudio demuestre que esto aumente la productividad de su empresa. El deseo de bolsas desestructuradas no debería impedir que nadie deje su oficina si su principal preocupación es la productividad. Sin embargo, si las reuniones informales son una parte importante de la cultura empresarial, el trabajo remoto puede socavarla. Por lo tanto, los directivos deben pensar detenidamente en el papel que desempeña la interacción informal en su equipo y en qué afectará el trabajo desde casa.

Estas dos razones para tener oficinas (la supervisión y la interacción informal) siempre han sido evidentes. Sin embargo, para muchas empresas, el grado en que importan ha cambiado después de un año trabajando a distancia.

Naturalmente, la capacidad del director para supervisar el trabajo remoto de un equipo depende no solo de la naturaleza del trabajo sino también de las habilidades del gerente . No todos los directivos tienen las habilidades necesarias para ser un buen líder de un equipo remoto, pero estas habilidades mejoran con la práctica. Muchos líderes se han hecho expertos en las reuniones de registro por vídeo e incluso en contratar trabajadores sin reunirse con ellos. Se argumenta que las habilidades de gestión remota de muchas personas son mucho mejores en esto que antes de la pandemia.

Los empleados también son más expertos en interactuar a través de la tecnología, ya sea mediante videoconferencia o a través de plataformas como Slack. El apoyo a estas tecnologías requiere una inversión, pero el mayor coste de cambiarse al trabajo remoto o combinado —el coste de adoptar la nueva tecnología— ya está pagado. Nadie debería comprometerse a trabajar a distancia a largo plazo porque quiere recuperar el coste irrecuperable de mudarse a Internet debido a la pandemia. Sin embargo, la pandemia redujo irreversiblemente el coste de cambiarse al trabajo remoto y abarató esta elección. Esto significa que ahora es más fácil entrar y salir del trabajo remoto cuando es conveniente o necesario.

En conjunto, estas fuerzas llevan a la mayoría de las empresas a concluir que habrá más actividad en Internet. Aunque los resultados de las encuestas varían, algunos estimaciones académicas sugerir que alrededor del 20% de los días de trabajo los pase en casa. Esto sugiere que las oficinas solo necesitarán alrededor del 80% de su capacidad antes de la pandemia.

Factores a tener en cuenta si está pensando en reducir el espacio

Los siguientes factores deberían guiar a las empresas a la hora de pensar no solo en la cantidad de pies cuadrados de superficie de oficina que necesitarán en el futuro, sino también en la ubicación de ese espacio. Estas decisiones van de la mano, ya que el tamaño, la ubicación y los costes son decisiones interrelacionadas a la hora de planificar las oficinas:

Actitud de los empleados.

Las encuestas muestran que la mayoría de los trabajadores de oficina realmente quieren volver a una oficina, pero solo dos o tres días a la semana. Esto sugiere que ofrecer un espacio de trabajo atractivo para las personas con más talento requerirá menos espacio que en el pasado, ya que es poco probable que todos los empleados lleguen los mismos días. Esto sugiere que el calidad del espacio debería ser más importante que la cantidad, y es probable que las empresas se centren en espacios más pequeños que ofrezcan mejores servicios y comodidades.

Proximidad a los clientes, los clientes y los servicios.

Según los economistas urbanos, las ciudades modernas existen por dos razones: 1) Las empresas beneficio por estar cerca de otras empresas y trabajadores, lo que aumenta los salarios y las ganancias, y 2) Cierto servicios (como tiendas minoristas o restaurantes de lujo, centros de salud especializados o fácil acceso a servicios como el transporte compartido) se benefician de la escala y solo están disponibles en áreas densamente pobladas. A medida que las empresas pasen a un modelo híbrido o totalmente de trabajo desde casa, las ventajas de estar ubicadas junto a las oficinas de otras empresas podrían disminuir debido a la reducción de la densidad.  Estar cerca físicamente de sus clientes y colaboradores pierde importancia a medida que más personas trabajan a distancia, por lo que es probable que la ventaja de tener una oficina en un distrito central de negocios disminuya. Al mismo tiempo, estar cerca de los servicios puede ser más importante. Si viaja a la oficina sobre todo para socializar con sus compañeros, en lugar de trabajar con la cabeza agachada en un escritorio, es más importante estar cerca de restaurantes y parques.

Cambiando los patrones de viaje.

En el pasado, una consideración clave a la hora de elegir las ubicaciones de las oficinas era asegurarse de que podían atraer a las mejores personas. Como los viajes a la oficina no son necesariamente frecuentes, más personas vivirán más lejos de su oficina, por lo que las ubicaciones clave atraerán a más talento de lugares más lejanos. Esto hará que el acceso a las opciones de transporte de corta distancia (como las paradas de metro) sea menos importante y que el transporte de larga distancia (como la proximidad a las autopistas o estaciones de tren de cercanías) sea más valioso para las oficinas.

Diseño de oficinas.

Cada vez más, atraer a los mejores talentos no tendrá que ver con la ubicación de la oficina en relación con sus hogares, sino con sus aspiraciones profesionales. Cuando decidan ir a la oficina, los trabajadores con talento se sienten atraídos por las oficinas, donde pueden trabajar de forma más productiva y centrarse en actividades que no pueden realizar desde casa. Esto requerirá menos espacio, pero la ubicación y calidad de la ubicación de las oficinas será fundamental.

Consideraciones medioambientales.

Dado que el entorno construido tiene un impacto significativo en el entorno natural, los bienes raíces son una parte importante de las estrategias ESG de las empresas. Construir torres de oficinas consume inmensos recursos; la calefacción, la refrigeración y la electrificación consumen recursos todos los días. A medida que las empresas reimaginan y reevalúan sus necesidades de espacio físico, la crisis actual puede ser la oportunidad perfecta para empezar a utilizar el espacio de oficinas de manera más eficiente. Por ejemplo, para las empresas que optan por un sistema híbrido de días a la semana (en el que todos los trabajadores están en la oficina, por ejemplo, los martes, miércoles y jueves), la reducción del impacto medioambiental debido a la reducción de la calefacción y la refrigeración en los días «libres» puede ser significativa.

Coste.

Un último factor en las decisiones que tomarán las empresas sobre el espacio de oficinas: los propietarios pueden estar más dispuestos que nunca a renegociar contratos. Esto significa que incluso aquellos que estaban atrapados en acuerdos a largo plazo ahora pueden intentar replantearse la forma en que utilizan el espacio de oficinas.

En conclusión, es posible que la mayoría de los gerentes descubran que no necesitan tanto espacio de oficina como antes, y el espacio que sí necesitan funcionará mejor para los empleados si se diseña para un estilo de trabajo híbrido y cerca de los servicios y las conexiones de transporte de larga distancia, ya que las ubicaciones en los distritos centrales de negocios pierden valor.