Christine contra el trabajo: Cómo hacer una baraja de presentación que no apeste

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Cuando consiga su primer trabajo, al final se le pedirá que haga una presentación con diapositivas, ya sea para proponer una nueva idea, resumir sus logros o informar sobre las métricas de un proyecto. Pero, ¿cómo hace una presentación de diapositivas que realmente deje boquiabierto a la gente? Si no es diseñador gráfico o una superestrella del software de presentaciones (ya sabe, Powerpoint y similares), ¿cuál es la mejor manera de crear una baraja? ¿Y cómo logra dar un buen espectáculo?

En este episodio, Christine habla con Dan Zedek, profesor de periodismo e innovación mediática en la Universidad Northeastern y profesional del diseño, sobre cómo escribir y diseñar una presentación con energía e impacto.

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Transcripción

CHRISTINE LIU: VALE. Hora de confesarse. No entiendo las presentaciones de diapositivas. Ya sabe, PowerPoint o Google Slides, todo ese material de presentación. Cuando tengo que hacer uno, o muchos, para trabajar, es un paquete de emociones. Tengo que averiguar, tipo, cómo meter toda esta información en diapositivas. No soy diseñador, así que me asusta que se vea feo. Creo que somos muy conscientes de lo que hace que una presentación sea mala. Ya sabe, las horriblemente confusas metáforas visuales. Texto e imágenes bárbaramente desalineados. Ay. Y todos estamos de acuerdo, el peor pecado de todos es leer exactamente la copia literal de la diapositiva. Oh, Dios mío, sus ojos ni siquiera salen de la pantalla. Me estoy volviendo loco. Haga que se detenga. Haga que se detenga. Haga que se detenga.

Mire. Toda la información que se nos pide que presentemos, en teoría, podría estar en un correo electrónico. Pero se nos pide que lo presentemos, no que lo escribamos y lo enviemos. Así que, en esencia, tengo que hacer un buen espectáculo. Ya sabe, una presentación es un espectáculo. La pregunta es, ¿cómo puedo transformar solo una presentación de diapositivas en un gran espectáculo?

DAN ZEDEK: Creo que una presentación realmente excelente es aquella en la que me siento muy comprometido. He aprendido algo, pero también me siento comprometido con el orador. Los dos estoy asimilando cosas, pero también me inclino un poco hacia adelante en mi asiento.

CHRISTINE LIU: He hablado con Dan Zedek. Es profesor de periodismo e innovación mediática en la Universidad Northeastern y también ha sido director de diseño de muchas publicaciones.

Lo que más me preocupa es ver el documento en blanco. Sé que tengo que hacer una presentación y siento que estoy rellenando cajas y, al mismo tiempo, me preocupa que lo que hago es una pérdida de tiempo y voy a aburrir a todo el mundo.

DAN ZEDEK: Como alguien con formación en diseño, con frecuencia me enfrento a la percepción de que la gente no puede dibujar. No son diseñadores. Tienen buen ojo, pero no son visuales. Y, en realidad, el verdadero punto óptimo para los diseñadores es entender el contenido y cómo organizar el contenido y cómo organizar la información, y eso es realmente la mayor parte. Ya sabe, una presentación bonita, o una que tenga belleza, pero que no esté bien organizada, es mucho peor que una que sea relativamente simple visualmente, pero que esté bien organizada.

CHRISTINE LIU: Entonces, ¿qué otros pecados hay, errores comunes, que ve siempre?

DAN ZEDEK: Bueno, creo que uno de los errores más comunes es que la gente se siente insegura con respecto a su talento visual y tiende a sobrecargar las cosas. Demasiadas fotos. Fotos irrelevantes. Demasiados colores. Demasiados tipos de letra. Quiero decir, mantener la sencillez siempre es mejor, porque añade claridad. Y yo diría que otro pecado que veo con frecuencia es un tobogán que esté ahí arriba unos cinco o seis minutos. Y, ya sabe, su mente divaga, francamente.

CHRISTINE LIU: ¿Cuánto tiempo es demasiado para que alguien espere prestar atención?

DAN ZEDEK: Es una respuesta aterradora, porque de hecho se han realizado algunos estudios al respecto. La paciencia de la gente es de unos seis o siete minutos, que es mucho más corto de lo que va a durar su presentación. Entonces, vuelva a su ritmo. ¿Qué distancia hay entre los puntos importantes? Si hago una pregunta al principio de la presentación, ¿cuánto pasará antes de responderla? Lo ideal es que cada diapositiva esté ahí, idealmente, 30 segundos, pero no más de un minuto. Así que, si tiene una diapositiva que tarda cuatro o cinco minutos en cruzarse, es señal de que probablemente tenga una gran idea, que podría dividirse en partes más pequeñas.

CHRISTINE LIU: Bien, tengo otra pregunta. ¿Debo incluir algo de mí en esta presentación y tener personalidad, o simplemente debo ceñirme a los hechos, los datos, de forma clara, organizada, hecha?

DAN ZEDEK: Bueno, creo que deberían ser todos ustedes, en cierto modo. Hay muchas partes diferentes de usted. Hay una parte de usted que tiene autoridad. Hay una parte de usted que está organizada. Hay una parte de usted que es atractiva. Hay una parte de usted que es divertida. Incluso si lo único que transmite es su pasión por el tema, todas esas cosas también son rasgos personales, y puede averiguar las proporciones en función de su público, en cierto modo, y de lo que intenta transmitir.

CHRISTINE LIU: ¿En qué medida el público y quién está dentro del público cambian o afectan a la forma en que diseña las imágenes de la presentación, si las hay?

DAN ZEDEK: Creo que la pregunta clave es quién está entre el público, porque no se trata solo de que quiera transmitir información, sino que quiere que llegue a personas específicas. Así que tiene que entender por qué están ahí, qué esperan obtener de ello y, también, algunos de sus orígenes y antecedentes culturales.

CHRISTINE LIU: Solo quiero hacer hincapié en eso. El público es clave. Quiere asegurarse de que sabe lo que el público espera de su presentación y quiere leer la sala o la sala virtual. Ya sabe, si hay un key stakeholder ahí, y su estilo es que les encanta ir al grano, puede que quiera ir al grano.

Acabo de crear un nuevo archivo de presentación y estoy viendo una pizarra en blanco. ¿Por dónde empiezo?

DAN ZEDEK: A menudo empiezo, literalmente, con un esquema, escrito en una edición de texto o de alguna otra forma, y luego empiezo a ponerlo en diapositivas, sin ningún tipo de imágenes, solo para ver lo que tengo y cómo funciona el ritmo y cuáles son mis puntos clave.

CHRISTINE LIU: Entonces, ¿cómo se pasa de ahí a no solo meter el texto?

DAN ZEDEK: Sus puntos de primer nivel, que son más o menos la conclusión, probablemente también deberían ser el texto de la diapositiva, porque quiere que la gente lea esas frases cortas y las recuerde. Pero las cosas secundarias, son lugares en los que no querrá poner el texto ahí arriba. Quiere pensar en una imagen o un gráfico que resuene y amplifique, en lugar de que se limite a repetirlo.

CHRISTINE LIU: VALE. Vamos a profundizar un poco más en eso. El diseño. Muy bien. Creo que tengo buen gusto, pero definitivamente no tengo vocabulario visual ni habilidades. Así que tenemos un esquema de texto. Entonces, ¿cómo puedo darle vida?

DAN ZEDEK: Bueno, el color y la animación son increíblemente poderosos. Y, ya sabe, paradójicamente, cuanto menos los utilice, más poderosos son. Así que veo muchas presentaciones de diapositivas en las que la gente tiene animaciones muy locas entre diapositivas. Ellos giran. Giran. Giran. Explotan. Todo ese tipo de cosas. Las animaciones pueden ser algo muy simple, como un subrayado rojo en un concepto importante, o pueden ser un gráfico que se despliega de izquierda a derecha. No tiene por qué ser muy elegante o complejo. Siempre debe guiarse por el contenido.

CHRISTINE LIU: Esto es muy importante. Así que sus animaciones, gráficos, colores, deben estar al servicio de su contenido. De lo contrario, van a ser irrelevantes. Solo quiero subrayarlo verbalmente.

DAN ZEDEK: Hago mis presentaciones, normalmente, con un color, negro, y un color más, quizás dos, a veces, pero ya es mucho. Ya sabe, si solo usa negro y rojo, o negro y amarillo para resaltar algo, está causando una impresión muy fuerte. E intento usar el color de forma coherente. Así que si uso el amarillo, por ejemplo, para resaltar una palabra importante, la usaré durante toda la presentación exactamente de la misma manera, de modo que está haciendo una asociación mental para el espectador. Oh, cuando aparezca esa cosita amarilla, es algo a lo que debo prestar atención.

CHRISTINE LIU: VALE. En resumen, esto va a ser un poco meta, pero voy a crear una presentación, basada en los puntos de Dan, que ilustre cómo hacer una presentación mejor. Va a ser un espectáculo. BORB.

DAN ZEDEK: No se asuste. Ya sabe, escuche a su público. Ya los conoce. Ya conoce este tema. Hará que funcione.

CHRISTINE LIU: VALE. Uf. Estoy muy nerviosa ahora. Muy bien. Aquí vamos. De un amigo a otro, cómo crear una baraja de presentación mejor. Y sí, acabo de cometer el primer pecado. Oh, no puedo hacer esto. Le voy a dar cinco tácticas muy fáciles y prácticas para que su ya decente mazo sea aún mejor.

Así que, una es simplemente empezar. No se preocupe por las imágenes ni nada. Simplemente cree un esquema de texto. Simplemente lo escribí, la historia, cómo quiero presentar mis ideas y centrarme en ellas. A continuación, tiene que pensar en el ritmo. Así que no querrá que la gente se quede mirando su tobogán durante más de un minuto. Quiere apuntar a ese punto óptimo de, tal vez, 30 segundos a un minuto. Si se encuentra yendo, está bien. Acorte su presentación o cree más diapositivas. Eso es fácil.

A continuación, tiene que pensar en sus imágenes y en cualquier elemento visual que utilice. ¿Realmente sirve y apoya el contenido y las ideas que está intentando crear? Si no, o si está indeciso, menos es más. No querrá montones y montones de copias en sus diapositivas. No se trata de escribir guiones. Se trata de poner palabras que ayuden a guiar a su público y a crear ese impacto. Todo lo demás, déjelo en las notas del orador.

Y, por último, piense en quién está entre el público. ¿Qué se les pasa por la cabeza? ¿Por qué les interesaría escucharlo? Así que deles las respuestas que necesitan, dándolas de una manera que les resuene y conecte con ellos. VALE. Esto es lo más importante que debe recordar, al final del día, es decir, que lo quieren. No se asuste. Lo invitan a llevar sus ideas, su experiencia y su voz al escenario, ¿verdad? Entonces, ¿qué podría ser una invitación más amistosa que esa? Deje que sus ideas brillen y sea usted mismo.

Ahí lo tiene. Así que hice la presentación. Creo que hice un buen trabajo y empecé con una plantilla, pero la modifiqué e hice todo lo que pude. Pero, ya sabe, quiero saber su opinión. ¿Estaba claro? ¿Funcionaron las imágenes? ¿Estuvo bien el ritmo? O sea, ¿cómo me fue? Déjeme entrar en los comentarios.