Tres formas prácticas de ser más productivo

Al principio de mi carrera empresarial, respondí con maestría a los correos electrónicos de forma instantánea y me mantuve al tanto de la multitud de solicitudes que recibía de colegas, vendedores y, sinceramente, de cualquier persona con mi dirección de correo electrónico. Había una extraña satisfacción al revisar mi bandeja de entrada. Sentí que tenía el control total.

Era 2009 y, como recién nombrado representante de ventas de productos farmacéuticos, creía que esta actitud era un indicador de éxito. Hasta cierto punto, me sirvió bien. Prestaba mucha atención a los clientes, mi equipo me consideraba confiable y podía atender cualquier solicitud puntual de los líderes que trabajaban en la oficina central.

Mi éxito alimentó mi falsa creencia de que cuando algo funciona una vez, funcionará una y otra vez. Cuando me gradué recientemente, al principio de mi carrera, era fácil caer presa de esta forma de pensar. Hice un jonrón en mi primer turno al bate. No fue hasta unos años después, cuando me ofrecieron un puesto sénior y mis responsabilidades aumentaron, que me di cuenta de lo defectuoso que se había vuelto mi enfoque de «estar siempre activo».

En pocas palabras, observé a muchos líderes exitosos hacer exactamente lo contrario de lo que estaba haciendo yo: crear límites claros en torno a su tiempo y espacio. Mi barco se hundía a cada paso, mientras que el suyo parecía flotar sin esfuerzo por la tranquila superficie.

¿Qué estaba haciendo mal?

Mi gerente fue directa con sus comentarios: «Tiene que cambiar la forma en que gestiona su tiempo para poder centrarse primero en las prioridades más importantes. No está cumpliendo lo que se espera y lo que veo es mucho trabajo arduo, pero pocos resultados tangibles».

Tenía razón. Me esforcé por hacer avanzar los proyectos porque estaba intentando hacerlo todo. Pasaría horas en mi bandeja de entrada respondiendo a correos electrónicos de poco valor, en lugar de dedicarme a las tareas más difíciles, pero más importantes.

A lo largo de los años, a lo largo de mi carrera y de los ejecutivos, autores y líderes de opinión con los que hablo El podcast The New Leader — He aprendido varias lecciones valiosas sobre cómo las personas exitosas gestionan su tiempo y energía en el trabajo.

Estos son tres ejemplos prácticos que pueden ayudarlo a poner a prueba su enfoque actual, recalibrarlo y lograr más (a la vez que reduce el estrés).

Siga su calendario, no su bandeja de entrada.

En mi podcast, me esfuerzo por hacer esta pregunta a cada huésped: «¿Cuál es la herramienta que utiliza para estar al tanto de las cosas y ser productivo?» ¿La respuesta más común que he oído? Un calendario.

Podría decirse que es la herramienta más eficaz para maximizar su tiempo, porque es finito. Le desafía a ser crítico a la hora de programar y actúa como filtro de la bandeja de entrada para lo que realmente es prioritario. No puede incluir todas las solicitudes de correo electrónico en su calendario, por lo que es necesario forzar la clasificación. Por supuesto, trabajar desde su bandeja de entrada o hacer listas largas de tareas puede ser divertido, por la dosis de dopamina que se obtiene al «marcar» otro elemento de la lista. Pero si esos artículos no se traducen en tiempo práctico durante el día, se convierten en fuentes adicionales de estrés.

A medida que avanzaba en mi carrera, tuve la suerte de observar a profesionales cualificados a mi alrededor y cambiar mi enfoque. En lugar de dejarme llevar por el vórtice del correo electrónico y responder de forma reactiva cada semana, empecé a organizar mi calendario primero, según la prioridad_._ Los domingos, dedicaba 30 minutos a programar mi próxima semana. Tenía las bolsas de tiempo vacías de mi calendario para poder trabajar cabeza abajo y centrar mi energía en tareas o proyectos clave de alta prioridad (normalmente entre las 9 de la mañana y las 12:30 horas, dos o tres días a la semana).

Este enfoque me ayudó de dos maneras:

• Tenía mucha más confianza y control de mi semana, ya que sabía dónde tenía que concentrarme.
• Mi producción empezó a mejorar. En lugar de simplemente revisar mis correos electrónicos y responder a las urgencias, estaba haciendo lo que me contrataron: ofrecer resultados.

Puede hacer lo mismo**,** creando bolsillos para calendarios que se ajusten a su estado óptimo o a las horas del día en las que se siente más concentrado y con más energía.

Consejo profesional: encuentre su ritmo ultradiano.

La mayoría de nosotros conocemos el concepto de ritmo circadiano, pero también hay un concepto menos conocido llamado ritmo ultradiano que desempeña un papel clave en la determinación de nuestros niveles de energía.

En la década de 1960, un investigador del sueño Nathaniel Kleitman descubrió lo que llamó el «ciclo básico de descanso y actividad»: períodos de 90 minutos por la noche en los que seguimos varios patrones de sueño (de ligero a profundo, etc.). También observó los mismos períodos de 90 minutos durante el día**,** cuando nos movemos entre niveles de alerta más altos y más bajos. Llamó a este patrón ritmo ultradiano.

Para encontrar su ritmo ultradiano, pregúntese: «¿Cuándo tengo más energía y concentración durante el día? ¿Cuándo empiezo a desvanecerme y choco contra una pared?» Los bolsillos de su calendario deben reflejar los ciclos en los que su mente es más fértil. Para mí, era de 9:00 a 10:30 y de 11:00 a 12:30 horas, con un descanso de 30 minutos en el medio. Si mi día no iba bien por la tarde, sentía menos estrés al saber que era eficaz cuando importaba.

Como joven profesional, emplear este enfoque puede demostrar a los altos directivos que es capaz, eficiente y que está perfeccionando una habilidad importante para futuros puestos.

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Piense en oleadas.

Si aprovechar nuestros calendarios es una microestrategia, pensar en oleadas puede considerarse una macroestrategia. Hace poco entrevisté a la autora, profesora y colaboradora de HBR, Dorie Clark, sobre su nuevo libro, Jugar a largo plazo: cómo pensar a largo plazo en un mundo a corto plazo. Reveló la idea de «pensar en oleadas», un enfoque para tomar decisiones inteligentes sobre a qué dedicar su tiempo.

La esencia es que no puede hacerlo todo ahora mismo, sino que empiece a pensar a más largo plazo y aborde su tiempo en fases de seis a 12 meses. Clark me dijo: «Este enfoque me permite concentrarme cuando es necesario, agrupar tareas similares (para reducir la carga cognitiva de la multitarea) y mantenerme refrescado cambiando mis rutinas».

Básicamente, el consejo aquí es adoptar una visión a largo plazo. Analice las metas que tiene que cumplir durante el año que viene, priorice lo que es más importante y reduzca o reprograme las que se pueden retrasar para evitar abrumarse.

Por ejemplo, supongamos que es un director de producto con una fecha de lanzamiento dentro de seis meses. Es probable que ese proyecto constituya una ola razonable de trabajo comprometido y de cabeza abajo. Lo que puede desviarse del camino es tratar de cumplir con el lanzamiento de ese producto y, al mismo tiempo, intentar unirse a un comité, aprender un nuevo instrumento y entrenar para una actividad deportiva intensiva. Puede que acabe esforzándose demasiado en lugar de centrarse en su principal prioridad.

Todas las cosas se pueden hacer bien, pero no todo a la vez.

Consejo profesional: distinga el trabajo de «mano a mano» del trabajo «con la cabeza abajo».

Todo el concepto de pensar en oleadas proviene de un concepto llamado «cabeza arriba, cabeza gacha» articulado por primera vez por Jared Kleinert. Como profesionales que trabajamos en un mundo acelerado, podemos distraernos fácilmente o desviarnos del rumbo. Saber cuándo estar en modo mano a mano en lugar de en modo cabeza abajo, «le permite aprovechar el poder de concentración en su beneficio», dijo Clark.

Por ejemplo, quizás sea nuevo en un sector u organización. Empiece por centrarse en el importante trabajo de «cabeza abajo» para hacerse una idea de su papel. Sus primeros seis meses pueden ser una ola de aprendizaje (estudiar su campo, desarrollar nuevas habilidades), seguida de una ola de creación (compartir sus ideas en la empresa, publicar contenido en LinkedIn).

Tras un año de trabajo de cara a cara, ha llegado el momento de pasar al modo «mano a mano». Durante los próximos 12 meses, puede centrarse en construir su red asistiendo a conferencias, seminarios web o dando conferencias en talleres. Echando la vista atrás a este período de dos años, ahora ha creado algunos pilares profesionales sólidos, mientras que otros siguen preocupándose por lo que va a hacer a continuación.

La clave aquí es evitar pensar a corto plazo y jugar a largo plazo.

No luche contra la verdad del tiempo.

No importa cuánto lo intentemos, solo hay 24 horas en un día. La planificación excesiva crea un ecosistema en el que pasamos constantemente de una tarea a otra y nos agotamos en el proceso.

El experto en productividad Dave Crenshaw, que impartió el curso de aprendizaje de LinkedIn más popular de 2020, lo expresó así: «Se ha enseñado que la felicidad proviene de gastar un dólar menos de lo que tiene y la miseria proviene de gastar un dólar más de lo que tiene. Cuando gasta de más con dinero, se endeuda y tiene que pagar intereses. Lo mismo pasa con el tiempo».

Nunca había considerado el concepto de quiebra temporal antes de leer la obra de Dave. Me dio una pausa. Empecé a adoptar el concepto de menos tiempo gastando, lo ve como un indicador positivo para mi salud y bienestar en general. Cuando cambié mi forma de pensar, me sentí menos culpable cuando salía a tomar aire fresco o llenaba mi botella de agua mientras hacía algunos estiramientos entre reuniones virtuales. Antes, jugaba a ponerme al día constantemente («¡Nunca puedo encontrar el tiempo!»).

Dave lo resume bien: «Esté en paz con la verdad del tiempo. Aprenda a aceptarlo como la verdad inamovible que es. Le permite sentirse rico en tiempo y gestionar sin problemas las emergencias inesperadas».

Consejo profesional: comience con algo pequeño.

Si bien puede ser imposible abandonar una agenda de reuniones consecutiva de la noche a la mañana, hay cosas que puede hacer.

Un buen punto de partida es incluir reservas en su agenda para evitar planificar demasiado. Empiece de a poco, inserte bloques de 15 minutos en su día que actúen como tiempo protegido. Crear estos pequeños momentos crea espacio para recuperar el aliento.

Otro enfoque es proteger su tiempo con ferocidad. En el trabajo, a menudo nos vemos enredados en conversaciones o proyectos ad hoc porque suenan divertidos o interesantes en el momento (o porque nos cuesta decir que no). Pero la realidad es que nadie va a proteger su tiempo por usted. Es su responsabilidad.

La próxima vez que se enfrente a una pregunta que le ocupe su tiempo, intente responder con: «Tengo un calendario en el que estoy trabajando ahora mismo, ¿podemos hablar más tarde?» Lo más probable es que esa persona busque a otra si es urgente, lo que lo absuelva de otra distracción. Si realmente lo necesitan a usted, puede hacer arreglos para conectarse cuando mejor le convenga. Al establecer límites, le indica a la otra persona que está dispuesto a participar, pero que sabe cómo priorizar como un profesional.

Tenga en cuenta que la gestión del tiempo no es una actividad única. Tendrá que ajustar su enfoque y ver qué es lo que le funciona con el tiempo. Las estrategias anteriores son una buena forma de empezar. Dése permiso para usarlos, su trabajo (y su vida) serán mejores gracias a ello.