Lo que las personas superproductivas hacen de manera diferente

En 2018, me encontré con un meme eso se estaba haciendo viral en Internet. Decía: «Tiene el mismo número de horas en el día que Beyoncé». Dudo que alguien haya sido más productivo o haya alcanzado mayores cotas como resultado de estas palabras, pero me hizo preguntarme: ¿las personas con alto rendimiento abordan sus días y su trabajo de manera diferente a la mayoría de la gente? ¿Cómo se vuelven tan eficientes y productivos?

Para explorar esta cuestión, me propuse entrevistar a varios autores, músicos, artistas, emprendedores y líderes empresariales estrellas del rock para mi podcast, Cómo trabajo. Hablé con ellos sobre sus rutinas, rituales, prácticas y trucos laborales para entender cómo hacen mucho más (incluso durante la pandemia) que una persona normal.

Cuatro consejos destacaron especialmente.

1) Sus reuniones por lotes.

Comprobar el correo electrónico por lotes se ha convertido en un consejo de productividad común. La idea es que solo mire su bandeja de entrada dos o tres veces al día o detenga las notificaciones durante un período de tiempo para poder centrarse en el trabajo sin distracciones.

Organizar reuniones, llamadas o eventos virtuales por lotes puede ser igual de eficaz. Investigar de la Universidad Estatal de Ohio ha demostrado que cuando tenemos una reunión dentro de una o dos horas, hacemos un 22% menos de trabajo en comparación con cuando no tenemos ninguna reunión próxima.

Piénselo. ¿Qué hace antes de una llamada de Zoom con su profesor, de una actualización del equipo virtual o de una reunión individual con su jefe? Lo más probable es que esté pensando en lo que va a decir, deliberando sobre las preguntas o ensayando algún tipo de presentación. Es difícil ponerse al día cuando sabe que tiene una interrupción importante a la vuelta de la esquina.

El profesor de Wharton, Adam Grant, me dijo que ha encontrado una forma de evitarlo. «Un día de clases, mantengo todo mi horario de oficina en el mismo marco horario general», dijo. «Programo un intervalo de cinco minutos entre cada uno solo para ponerme al día con el correo electrónico y tener una red de seguridad en caso de que la reunión se prolongue. Otros días, no tengo ninguna reunión y puedo concentrarme y ser productivo».

Considere crear reglas en torno a su propio horario. Si está más alerta por las mañanas, trate de programar las tareas y reuniones más exigentes a primera hora y deje las tardes abiertas para trabajar tranquilamente.

2) Evite usar el ratón.

Un estudio de Paisaje cerebral descubrió que la mayoría de las personas pierden una media de dos segundos por minuto de trabajo al usar el ratón en lugar de los atajos del teclado. ¡Son ocho días al año! Los beneficios de aprender los atajos de teclado pueden ser enormes para su productividad. Afortunadamente, la mayoría de los programas comparten los mismos atajos, lo que significa que cuanto más aprenda, más rápido será en todos los ámbitos. Aquí están unos cuantos para empezar.

«Casi nunca toco el ratón», dijo Rahul Vohra, fundador de Superhumano (un software de correo electrónico que afirma ofrecer la experiencia de correo electrónico más rápida del mundo) me lo dijo. «Y esa es una regla que cumplo, no solo en la forma en que creamos Superhuman, sino en casi todos los programas que utilizo», dijo Vohra.

3) Empuje su camino hacia una mejor conducta.

Si está intentando establecer mejores hábitos de trabajo, Matt Mullenweg, cofundador de WordPress y Automattic, me dijo que los pequeños hackeos de comportamiento pueden dar lugar a grandes beneficios. «Si lo que está más cerca de mi cama cuando me despierto es el Kindle y no el teléfono, es más probable que lea», dijo Mullenweg. «Pero si el teléfono está encima del Kindle, es más probable que mire el teléfono».

En otras palabras, considere los hábitos que quiere cambiar y piense en cómo puede modificar su entorno para influir en esos comportamientos. Por ejemplo, probablemente haya oído que apagar el teléfono o ponerlo en modo avión le ayudará a centrarse más en el trabajo. Del mismo modo, hacer pequeñas modificaciones en su entorno puede inspirarlo a actuar sobre cosas que ha estado evitando o que no quiere hacer de forma natural.

Si quiere leer más, coloque una pila de libros en cada habitación. Si quiere dejar de comer comida chatarra, esconda sus dulces debajo de las manzanas del frutero para que, cada vez que tenga antojo, se le presente primero una opción más saludable. Si quiere visitar las redes sociales con menos frecuencia, borre o descargue esas aplicaciones de su teléfono. Si quiere evitar revisar el correo electrónico todo el día, detenga su bandeja de entrada para no distraerse con cada nueva notificación.

Entiende la idea.

4) Lea su obra en voz alta.

Le guste o no, todos somos escritores. Cada día, nuestro éxito en el trabajo o en la escuela depende en parte de lo bien que podamos comunicar nuestras ideas a través del correo electrónico, los informes, los proyectos y quizás incluso artículos o libros. Si es estudiante, por ejemplo, gran parte de su éxito se define por la forma en que hace su trabajo y por la comunicación clara y precisa. Eso es la mitad de la batalla ganada.

«Casi todo lo que escriba que sea importante, lo leeré en voz alta», New York Times autor más vendido Dan Pink me lo dijo. «Para mí, es una prueba de si suena bien».

A pesar de que lleva mucho tiempo y es laborioso, Pink afirma que el proceso le ayuda a elaborar mejor su escritura. Sugiere buscar palabras que sean tontas o difíciles de leer y sustituirlas por un lenguaje más sencillo para que su escritura sea más fácil de digerir y entender.

Leer el ejercicio en voz alta también le permite corrigió con mayor precisión. Puede identificar las frases que no añaden valor y encontrar el ritmo y el ritmo óptimos para su trabajo. Si se topa con sus propias palabras mientras lee, sabrá que no funciona. Si no funciona para usted, tampoco funcionará para otra persona, lo que podría provocar una falta de comunicación que acabe llevándole aún más tiempo resolverlo. El consejo de Pink me pareció especialmente útil. Si bien puede resultar tedioso, leer mi obra en voz alta me ayuda a que mi escritura sea más clara, concisa y, en última instancia, más impactante.

Ser productivo no se trata de hacer más, sino de hacer las cosas de manera eficiente. A partir de ahora, invierta tiempo en estas sencillas estrategias y haga pequeños cambios para sacar más provecho de su día.