Su lista de tareas es, de hecho, demasiado larga

Personal de HBR/Emilija Manevska/Getty Images

«¿Qué tal su día?» mi esposa, Eleanor, me lo preguntó una noche.

«Genial», respondí, compartiendo algunos momentos destacados. Luego añadí: «Pero también es frustrante, porque no hice todo lo que tenía planeado».

Sonrió con empatía. «Lo dice todos los días».

Tenía razón: yo sí. Y era frustrante.

Aunque me avergüenza admitir que (escribí) 18 minutos, un libro sobre la gestión del tiempo), admitir un problema es esencial para abordarlo.

El problema de la productividad es especialmente difícil hoy en día, cuando muchos de nosotros trabajamos desde casa, con menos estructura de lo habitual. Es más fácil que nunca estar ocupado todo el día y aun así no avanzar en un trabajo crítico (donde hizo ¿ese día se fue?).

Así que, en lugar de seguir quejándome con Eleanor, me propuse cambiar las cosas, encontrar la manera de acabar mis días con la sensación de haber hecho mi trabajo más importante.

Consideré y rechacé algunas soluciones populares:

• Se está esforzando más. Si se siente frustrado por un patrón repetido, puede que no sea porque no sea lo suficientemente bueno o no se esté esforzando lo suficiente. Puede ser que se enfrente a obstáculos que no se pueden superar simplemente con más esfuerzo y disciplina.
• Trabajando a partir de una larga lista de tareas pendientes. Demasiadas opciones pueden llevar a la procrastinación. Sheena Iyengar y Mark Lepper sí gran investigación sobre esto: Si los compradores tienen demasiadas opciones, es menos probable que compren algo.
• Dándose una paliza. Instagram hace que todo el mundo parezca que tiene una gran vida y LinkedIn hace que todos parezcan que lo tienen todo junto. Ese no es el caso. No desperdicie su energía comparándose con los demás.

Esos enfoques no me funcionaban y probablemente tampoco le funcionen a usted.

Pero una solución superó a todas las demás. Siempre me ha funcionado y también puede funcionar para usted.

¿Esa única solución? Piense en ello como «una cosa».

Esto es lo que debe hacer:

1. Empiece con esa larga lista de tareas pendientes. No se detenga, el mío incluía más de 50 artículos.
2. Ahora coja una hoja de papel en blanco y anote la única cosa de esa larga lista, solo una, que más quiere lograr. Si elige algo enorme («Escriba mi próximo libro», por ejemplo), lo desglosa y señala una tarea que pueda completar de una sola vez («Escriba la primera página de la introducción»).
3. Guarde su lista larga y no la vuelva a mirar hasta que haya terminado lo único.

Cuando termine con esa única cosa, táchala, vuelva a mirar su lista larga y elija una cosa nueva para ponerla en su lista de una sola cosa.

Cuando hago esto, usar papel y bolígrafo me satisface especialmente, ya que me ayuda a entender todas mis tareas. Pero puede escribir una cosa en una pegatina y ponerla en su monitor o utilizar una aplicación para rastrear su única cosa y su larga lista. Lo que sea que funcione para usted.

La lista larga es un compendio de todo lo que tiene que hacer. Ese compendio no es un trabajando lista; es una memoria lista. Añada artículos generosamente y elimine los que ya no parezcan relevantes. Su propósito es evitar que olvide algo importante. La verdad es que nunca trabajará desde eso lista.

La lista única refleja una elección estratégica e intencional sobre lo que hará a continuación y en lo que seguirá centrándose hasta que esté hecho. Puede parecer una tontería, pero la clave es escribir una cosa en su propia lista. Convierte en un compromiso que es mucho más probable que cumpla.

Con este método, escribí varios artículos para Harvard Business Review, diseñé un programa de liderazgo de una semana de duración, contraté a una nueva persona de marketing, edité una propuesta para el libro que estoy escribiendo, escribí un boletín para mi lista de correo electrónico, preparé un discurso y me encargué de una serie de tareas administrativas y relacionadas con el cliente. Todo en una sola semana.

He conseguido cada una de esas cosas colocándolas, una a la vez, en mi lista de tareas únicas.

Puede que se pregunte: ¿Cuál de mis aproximadamente 50 prioridades debo elegir como mi¿una cosa?

Si se da un momento de contemplación, sabrá lo que es más importante. Si no está realmente seguro, mire su lista y pregúntese qué es lo que evita. Probablemente eso sea lo más importante. Su próxima cosa.

Esto es lo que pasa con elegir su única cosa: es difícil que salga mal. Tener la intención de una cosa hará que se esfuerce hasta terminar en algo que importa. Incluso si se siente atrapado, siga así. Si escribe, siga escribiendo aunque no le encante lo que produce. Siga así aunque sienta la presión de los correos electrónicos en espera de respuesta o de otras cosas que no se hayan hecho. Es trabajar en el lodo lo que lo lleva al otro lado. Dejar el desafío por algo que sea más fácil en este momento puede que le permita marcar más cosas de su larga lista de tareas pendientes, pero le dejará con una vana sensación de logro.

Elija una cosa, oculte su larga lista y póngase a trabajar.

Entonces, cuando alguien le pregunte cómo le ha ido el día, su respuesta será: «¡Genial! ¿Esa cosa que he estado postergando? Lo logré».