Su pantalla se volvió a congelar, en mitad de una reunión importante

Hace unas semanas, estaba haciendo una presentación en Facebook Live. Era el acto de presentación de mi libro y llevaba semanas preparándolo. Busqué en Google todos los escenarios posibles que podrían salir mal y cómo resolverlos o evitarlos.

El día del evento, me paré frente a mi ordenador con la confianza de alguien que se ha preparado. Arrastré el ratón sobre el botón «en vivo», hice clic y pasé 20 minutos antes de que la pantalla se pusiera completamente negra. El público podía verme con claridad, pero yo ya no podía verlos.

En ese momento, habría sido fácil dejar que mi pánico se apoderara. Mi cuerpo se llenó de ansiedad. Hice una pausa y respiré hondo. Entonces me pregunté: «Si esto le pasara a uno de mis clientes, ¿cómo lo ayudaría a superarlo?»

Vivimos en un mundo controlado por la tecnología. Siempre están surgiendo nuevos y emocionantes avances: streaming en directo, fondos virtuales, aplicaciones de teleconferencia. Hoy en día, incluso tenemos filtros 3D que pueden convertir nuestro entorno en la playa o nuestras caras en gatos adorables. Si bien estos cambios son, en cierto modo, extraordinarios, también conllevan la posibilidad de que se produzcan percances inesperados. Errar puede ser humano, pero nuestra tecnología se estropea con la misma frecuencia que nosotros, y en nuestro nuevo mundo de todo virtual, todos podemos (y probablemente lo hagamos) ser víctimas de eso.

Cuando sea su turno de sufrir a manos de una avería técnica, necesitará saber cómo gestionarla con elegancia, especialmente si ocurre en el trabajo. Lamentablemente, estas cosas tienden a ocurrir en los momentos más inoportunos. Pero mantener la compostura, aunque la situación sea embarazosa, demostrará a sus compañeros (y a su jefe) que sabe cómo mantener la calma bajo presión, mostrar el control y gestionar situaciones inesperadas de forma creativa.

La próxima vez que la tecnología le falle durante una reunión de trabajo o una presentación, mantenga la calma siguiendo estos pasos.

1) Respire hondo.

Es más fácil decirlo que hacerlo. Si una situación empeora rápidamente (su ordenador se pone negro, aparece un texto embarazoso en la pantalla, su compañero de habitación entra corriendo en la habitación en bata de baño), su instinto natural puede ser entrar en pánico.

Cuando las personas se sienten amenazadas, nuestros instintos animales se establecen y nuestro cuerpo pasa naturalmente al modo de «luchar o huir». Empezamos a sudar. Nuestros corazones laten más rápido y el oxígeno llega a nuestros músculos. Puede que algunos de nosotros ocultemos nuestro miedo e incomodidad bajo la emoción superficial del enfado. Otros pueden quedarse paralizados o sentir el impulso de huir.

La próxima vez que le pase esto, recuerde que su miedo es normal. Es solo su respuesta biológica al estrés ante un suceso que usted percibe como peligroso, aunque no ponga en peligro la vida. Recuerde también que nadie quiere ver cómo pierde los nervios por un error técnico. La forma en que responda indicará a sus colegas su capacidad o incapacidad para gestionar situaciones difíciles, ahora y en el futuro.

Para volver a centrarse, empiece por respirar hondo. Incluso puede apagar la cámara si necesita un momento de privacidad. Mire a su alrededor y recuerde que en realidad no corre peligro. Esto le ayudará a tranquilizarse y a recordar que la mayoría de los problemas se pueden resolver.

2) Es dueño.

Una vez que vaya más despacio y se concentre un poco más, aborde el problema abiertamente con su público. Por ejemplo, cuando se produjo mi contratiempo, le expliqué con calma: «Quiero tomarme un momento para que sepan que mi pantalla acaba de ponerse negra y no puedo ver a nadie ni dónde estoy posicionado. No estoy seguro de que alguien pueda verme, así que deme un minuto para que lo compruebe con mi equipo».

Sea cual sea el escenario, mire a la cámara mientras habla para simular el contacto visual con los que están viendo. Hablar en un tono casual, como si hablara con un amigo, le ayudará a dar la impresión de que es natural y a desarrollar una relación más orgánica con su público. Especialmente si va a organizar un evento o hacer una presentación a un grupo de compañeros, recuerde que a la gente le encanta conectar con la persona «en el escenario».

Si reconoce sin rodeos que tiene un problema tecnológico, que está fuera de su control y que los errores se producen y son aceptables, se dará cuenta de que es más vulnerable y, por lo tanto, humano. La vulnerabilidad es una emoción con la que todo el mundo puede identificarse.

De hecho, cuando reconocí mi propio problema técnico, la gente empezó a enviarme emojis de corazones para darme ánimos y comentarios sobre cómo podría solucionarlo.

3) No tenga miedo de reírse de sí mismo.

Ahora que se ha establecido una conexión personal con su público, puede bajar un poco la guardia y añadir un poco de risa (si es genuina). Una broma un poco desenfadada suele ser la manera perfecta de aliviar lo incómodo de la situación mientras se busca una solución.

Su objetivo aquí es romper la tensión demostrando que puede tener «los pies en la tierra». Por ejemplo, si un mensaje embarazoso de su pareja aparece en la pantalla durante una presentación, respire hondo, acéptelo, haga una broma rápida y siga adelante. Podría decir: «Y por eso es importante apagar el teléfono durante las presentaciones… pasando al siguiente punto muy importante». Si su compañero de cuarto pasa a un segundo plano de su oficina tocando la guitarra de aire, bromea: «Responderá a las preguntas y firmará autógrafos después de la presentación. La próxima diapositiva, por favor.»

Cuando mi propia pantalla se puso negra, bromeé: «Lamento la interrupción. Por eso soy entrenador de desarrollo ejecutivo y personal, y no soy una persona de TI». De esta manera, pude establecer una conexión más profunda con el público tanto a través del humor como al compartir información personal sobre mí que quizás no supieran ya.

Si bien cada uno de estos ejemplos es único, se hace una idea general. La risa une a las personas, y tener el coraje de reírse de uno mismo es algo bueno. Demostrará a sus colegas que tiene la confianza suficiente como para no tomarse a sí mismo demasiado en serio y que no le asusta un poco de humildad.

4) Sepa cuándo terminarlo.

Habrá momentos en los que un problema técnico no se pueda resolver y simplemente tendrá que terminar la reunión. Cuando esto suceda, empiece por disculparse por las cosas que están fuera de su control y explique que, una vez que se resuelva el problema, contactará con todos para cambiarlo.

Si se trata de un evento virtual que no se puede reprogramar, dígale al público que se pondrá en contacto con ellos por correo electrónico y considere la posibilidad de ofrecerles un reembolso (si corresponde) o alguna otra forma de compensación (como la entrada gratuita a un evento de seguimiento).

Es mejor reducir sus pérdidas en cuanto sepa que el problema no se puede solucionar, en lugar de alargar el suceso y hacer perder el tiempo a la gente.

Dicho esto, si su evento o presentación virtual tiene mucho en juego, le recomiendo que planifique con antelación para contar con un técnico de TI disponible. Si surge algo, es posible que puedan ayudarlo a solucionarlo rápidamente.

Cuando mi pantalla se puso negra, supe que no había nada que pudiera hacer para corregir el error técnico. Sin embargo, tuve suerte de contar con la presencia de un equipo de TI, lo que me permitió mantener la calma y gestionar mi público. Aunque no había nada que pudiera hacer nadie para resolver el problema de Facebook, mis espectadores podían seguir comunicándose conmigo y mi equipo se aseguró de que podía verla en pantalla.

Antes de su próxima reunión virtual, lea esta lista de consejos para recordar que se producen dificultades técnicas y, cuando lo hacen, su defecto no tiene por qué ser el pánico. Recuerde que siempre hay una solución, aunque sea reprogramar su evento. La situación puede ir más allá de su área de especialización, pero siempre tiene el control de sí mismo y de la confianza que demuestra. Mostrar su yo auténtico captura los corazones de su público. Relájese y no olvide nunca que está bien reír.