Padres que trabajan, planifique la semana con este sencillo ejercicio

Han pasado casi cuatro años desde nos conocimos Amir y Ria mientras navegaban por los primeros meses de la Covid con dos trabajos y dos niños pequeños en casa.

Ahora, con los dos niños en la escuela y haciendo deporte, y con las configuraciones de trabajo híbridas y el aumento de los viajes por trabajo, Amir y Ria han estado intentando establecer una rutina que funcione. A pesar de sus esfuerzos, tienen la sensación de que se encuentran cada semana preparándose para hacer frente al inevitable momento en que algo se rompe o en el que se pierden un recordatorio clave, una recogida o un plan.

No están solos. Amir y Ria son una combinación de las más de mil familias con las que he trabajado en los últimos cinco años mientras creaba Milo, una herramienta basada en la inteligencia artificial que les ayudaba a gestionar la invisible «carga logística», el trabajo entre bastidores de dirigir una familia. Esa carga logística es cada vez mayor para las familias trabajadoras: los niños de hoy tienen un gran número de eventos programados (entre la escuela, las extraescolares y los planes sociales), mientras que los padres hacen malabares con los horarios híbridos y los viajes de trabajo. La información y los recordatorios parecen una manguera de bomberos (¡un día loco del calcetín! ¡Salida anticipada! ¡Registro de natación!) en la era del correo electrónico y la mensajería instantáneos. Al mismo tiempo, porque más padres trabajan, las familias tienen menos redes de seguridad cuando las cosas van mal: un padre enfermo, una reunión que se retrasa, una tarea sorpresa.

Tras trabajar con familias de todo el país, he identificado a los tres principales culpables que impulsan la mayoría de los problemas logísticos de cada semana:

• La fuente de información, especialmente de los colegios, además de que la enorme cantidad de compromisos programados para cada miembro de la familia aumenta la probabilidad de que se produzcan conflictos inesperados o cosas olvidadas cada semana.
• Fatiga por tomar decisiones. Las familias dejan muchas decisiones pequeñas pero importantes para el impulso del momento (qué hay para cenar, quién recoge), lo que provoca fatiga cognitiva y toma decisiones por debajo de las óptimas.
• Sorpresas. Inevitablemente, cada semana algo no sale según lo planeado y tiene que haber una lucha para solucionarlo: la guardería fracasa o alguien se enferma. A menudo hay un padre «por defecto» que interviene, lo que genera frustración y tensión cuando esa elección es frecuente y asumida.

A lo largo de los años, hemos probado muchos enfoques para resolver estos tres desafíos y el que siempre ha tenido más éxito (¡y el más simple!) , es lo que yo llamo una «vista previa semanal»: 20 minutos al principio de cada semana, repasando lo que viene en los próximos siete días (para nuestros usuarios en Norteamérica lo llamamos «escaneo dominical», aunque el día que elija realizar la previsualización puede ser diferente). Al dedicar tan poco tiempo a la planificación, puede evitar sorpresas, tomar decisiones de forma más eficaz agrupándolas por lotes y preparar planes de respaldo acordados.

Prepárese para su vista previa

He aquí cómo configurar su propia vista previa semanal:

Comprométase a 20 minutos antes del inicio de cada semana. Comprométase a hacerlo con los otros responsables principales de la toma de decisiones para su hijo, si los hubiera (su pareja o copadre, por ejemplo). Para asegurarse de que es coherente, enlace esto a algo que haga cada semana e idealmente conviértalo en algo divertido. Quizás usted y su pareja lo hagan después de que los niños se vayan a dormir y tengan su cita semanal en Netflix después. O lo hace antes del entrenamiento del domingo. La clave es la coherencia. Si es más fácil, empiece por comprometerse a solo cuatro semanas y verá cómo va.

Elija su enfoque de documentación. Aquí está el plantilla lo utilizamos con las familias Milo, pero un simple correo electrónico, un Apple Note compartido o un resumen de texto pueden funcionar igual de bien. Elija lo que elija, debe estar en un formato que pueda actualizarse fácilmente con los inevitables cambios a mitad de semana.

Reúna toda la información. Para que este proceso funcione realmente, es fundamental que todo sea explícito y visible en un lugar central, especialmente los acontecimientos.

Recomiendo encarecidamente un calendario familiar específico (idealmente uno digital, como un Google Calendar). A la larga, funciona mejor que enviarse invitaciones puntuales desde distintos calendarios o, lo que es peor, que una persona tenga todos los eventos en la cabeza. Un calendario dedicado suele significar que habrá más eventos y recordatorios, lo que facilita la detección y la planificación de los conflictos.

En la semana anterior a su vista previa, ambos miembros de la pareja deberían añadir todos los compromisos relacionados con la familia a este calendario, ya sea el fútbol semanal, una cita con el dentista, una cena de trabajo o un recordatorio semanal de «traiga libros a la biblioteca». Incluya reuniones de trabajo que puedan prolongarse y afectar a los planes nocturnos. Introduzca cualquier cambio en la disponibilidad de los cuidadores.

Previsualicen la semana juntos

La noche antes de que comience la semana, reúnase con su pareja u otro responsable de la toma de decisiones clave y repase los próximos días con los siguientes pasos. 

1. ¿Qué pasa?

Si bien lo ideal es que ya haya introducido todos los eventos de la semana en su calendario, en realidad, hemos visto que rara vez es así. Así que dedique los primeros minutos de su vista previa a asegurarse de que todo lo importante ha llegado de su calendario personal al compartido. Puede hacer un seguimiento de los eventos, los recordatorios y la información a medida que aparezca tomando una foto o captura de pantalla para incluirla en su documento de vista previa.

Luego, repasen esos eventos juntos de la siguiente manera.

Las grandes rocas y las mejores tareas pendientes. Empiece por identificar la familia» rocas grandes» para la semana, las cosas que más importan, como una cena en familia, hacer ejercicio juntos, ir a la biblioteca o este adelanto semanal. Si parece que no hay tiempo para hacerlas realidad, haga ajustes en el tiempo que dedica a las «piedras» y a la «arena». Utilice este proceso para priorizar también las 3 a 5 tareas más importantes de la semana. Incluya ambas en su documento preliminar.

Puntuales. A continuación, identifique las únicas de la semana. Los compromisos habituales y recurrentes, como la escuela, el deporte, la limpieza y el cuidado de los niños, están más arraigados en nuestro cerebro y necesitan menos atención. Pero lo que es diferente tiende a tener un radio de explosión que supera con creces el tiempo real que ocupa en el calendario y, a menudo, afecta a los eventos regulares. Incluya estos artículos únicos en otra sección de su reseña o simplemente enciérrelos con un círculo rojo para destacarlos (en nuestra plantilla van en la sección Aviso).

Recordatorios clave. Por último, escriba cualquier recordatorio semanal: devuelva los libros de la biblioteca, traiga un instrumento, lleve pañales adicionales a la guardería, etc. Entre para que pueda salir corriendo por la puerta con confianza cada mañana. (También van a la sección Avisos.)

2. Qué**¿es el plan?**

Una vez que sepa lo que está sucediendo, planifiquen juntos las decisiones logísticas clave, como el cuidado de los niños, la recogida y la entrega y las comidas.

Antes me resistía a planificar las comidas porque parecía un esfuerzo extra. Pero resulta que tener que decidir lo que come cada día a las 5 de la tarde conduce a peores resultados: más comida para llevar (lo que significa comida menos sana y cara), más desperdicio de comida y una sensación general de presión y fatiga diaria para tomar decisiones. Esto se aplica también a otras decisiones logísticas importantes.

Para evitarlo, identifique las 2 o 3 áreas clave para la toma de decisiones logísticas de la semana. Luego, decida cuál es el plan y quién está listo para cada uno. Aunque parezca obvio (si la niñera después de la escuela está preparando una comida, o si ya tiene la comida o un plan de recogida semanal normal), le recomiendo encarecidamente que siga cubriéndolos, porque es cuando se asume que surgen problemas: «Oh, pensaba que sabía que teníamos fútbol e íbamos a recoger la cena de camino a casa».

Por último, termine consultando las 3 o 5 principales tareas pendientes que ha identificado y decida quién será el propietario de cada una y un plan y una franja horaria rápidos para hacerlo.

3. ¿Cuál es el plan de respaldo?

«Ningún plan sobrevive al primer contacto con el enemigo», como dice el refrán. Pero sin una red de seguridad, cada cambio en el plan parece un incendio. Peor aún, a menudo es un «padre por defecto» el que cambia sus planes para estar disponibles para los niños.

Para evitarlo, identifique los momentos más difíciles de la semana y establezca un plan de respaldo. Decida a quién llamarán y cuándo. Por ejemplo, diga: «Tengo una reunión de la junta el miércoles, así que puedo volver el jueves y el viernes si puede ir de lunes a miércoles». O: «El miércoles parece muy difícil. Está fuera y creo que puedo arreglármelas, pero si consigo añadir una reunión vespertina a mi agenda tendré que llamar a mi padre para que me ayude. Hagámoslo saber ahora».

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¡Eso es todo! Una vez que haya completado la vista previa de cada semana, comparta su documento de vista previa con todos los principales colaboradores; todas las personas que participarán en ayudar a que esta semana salgan según lo planeado. Esto incluye a los abuelos, vecinos, padrastros y niñeras locales. Ya sea que lo imprima, lo envíe por correo electrónico o comparta el documento digital, la clave es compartir el plan con cualquier otra persona de la mezcla.

El objetivo de este adelanto semanal no es crear una carga adicional innecesaria, sino crear una estructura que, de hecho, alivie el peso de la paternidad trabajadora moderna. Al abordar los desafíos de la semana de forma proactiva, los abordará de una manera más práctica, colaborativa y justa.

Invierta en estos veinte minutos al principio de cada semana y sentirá los beneficios durante toda la semana.

Hay un código de acceso anticipado a la beta de Milo disponible para los lectores de HBR estadounidenses y canadienses: Ir a https://www.joinmilo.com/ e introduzca HBRWORKINGPARENT.