Why You Should Make Your Team Switch Seats

Cuando se reorganizan los espacios de trabajo corporativos, muchos empleados ven el proceso solo como una molestia. Los escritorios están despejados, las cajas están empacadas, el trabajo diario se ve interrumpido, ¿para qué, exactamente? Las firmas de diseño llevan mucho tiempo promocionando las ventajas de estos cambios y prometen que cuando las personas pueden circular con más libertad y encontrarse al azar con diferentes grupos de colegas, son más comunicativas, colaborativas y creativas. Algunos directivos también lo creen: cuando Steve Jobs estaba planificando una nueva sede para Pixar, se hizo famoso por ubicar los grandes baños centrales en el atrio del edificio, lo que obligaba a los empleados a caminar cierta distancia para ir a las instalaciones, pero creó «colisiones» no planificadas con la intención de impulsar la innovación. Decenas de estudios de investigación respaldan estas afirmaciones. Sin embargo, el retorno financiero de la inversión de las reconfiguraciones de oficinas ha sido difícil de demostrar, hasta ahora.

Sunkee Lee, profesor de la Universidad Carnegie Mellon, se topó con un «experimento natural» en una gran empresa de comercio electrónico surcoreana que se estaba mudando a una nueva sede. (La empresa solicitó el anonimato.) En el edificio antiguo, seis equipos de «comerciantes» encargados de buscar y comercializar ofertas flash para varias categorías de productos (electrónica, bebés, moda, etc.) estaban sentados en una zona, mientras que otros seis equipos de vendedores estaban sentados en otra; los dos grupos estaban separados por una entrada común. Aunque la empresa quería que todos los equipos se reunieran en la nueva ubicación, las limitaciones de espacio hacían que nueve de ellos estuvieran ubicados en un área abierta y tres en otra, con una entrada común en el medio. Los dos espacios eran idénticos en términos de decoración, iluminación, equipamiento, distancias entre los equipos y las estaciones de trabajo y proximidad a la dirección, y eran muy similares a los de la sede anterior. Los empleados no tenían opción de dónde sentarse.

Al analizar 38 435 ofertas ejecutadas por 60 comerciantes en 200 días (120 días antes de la mudanza y 80 días después), Lee descubrió que los comerciantes de la zona con más equipos obtuvieron un 25% más de ofertas de nuevos proveedores, de media, que todos los comerciantes habían obtenido antes de la mudanza. Los acuerdos no fueron el resultado de la colaboración, sino que marcaron un cambio en la calidad del trabajo de las personas. Lee describe ese cambio como un cambio de la «explotación» (simplemente repetir ofertas que funcionaron en el pasado) a la «exploración» (creación de nuevas ideas). Quizás lo más importante es que los ingresos diarios por venta de cada comerciante sentado con colegas que antes no estaban familiarizados eran, de media, un 40% más altos (16.510 dólares al día) que la media de los comerciantes antes de la mudanza.

«Hace que la empresa sea menos camarillera»

Katie Burke es la directora de personal de HubSpot, una empresa de software de marketing con sede en

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El aumento de la creatividad (el cambio a ideas exploratorias) fue estadísticamente significativo solo para las personas cuya experiencia en la búsqueda de ofertas en esa organización estaba por encima de la media y que no tenían vínculos sociales previos con al menos algunos de los colegas de su nuevo espacio de trabajo. Lee ofrece esta explicación: «Una vez que haya aprendido lo suficiente sobre el área en la que se especializa, exponerse a gente nueva lo hará más creativo. En particular, la proximidad física promueve la confianza y el intercambio de conocimientos valiosos y novedosos entre compañeros recién conocidos. Si tiene la capacidad de hacerlo, volverá a combinar estos nuevos conocimientos con los suyos propios para innovar».

Algunos ejemplos de los nuevos productos comprados incluyen una arrocera que se conecta a un coche (una combinación de vida y ocio) categorías), orejeras con función Bluetooth integrada (moda y electrónica) y un orinal de entrenamiento que reproduce música (para bebés y aparatos electrónicos). Los comerciantes no trabajaban directamente con sus compañeros recién conocidos, dice Lee; más bien, se inspiraban en los diálogos escuchados por casualidad y en las conversaciones informales. pasar de una creatividad «incremental» a una creatividad «radical» y, como resultado, aumentar las ventas.

Curiosamente, el cambio en el espacio físico de los empleados pareció impulsar el rendimiento incluso más que otro cambio realizado por la empresa (que Lee también estudió), de los incentivos individuales a un salario fijo. Además, el efecto generado por la reubicación fue rápido (el aumento de las ofertas entre categorías se produjo en un mes) y aumentó a lo largo de los 80 días posteriores a la mudanza.

El estudio de Lee es uno de los primeros en utilizar una configuración de antes y después para examinar cómo un cambio de asiento afecta a la innovación individual y al rendimiento de las ventas. Pero forma parte de una larga línea de investigación que sugiere que el lugar donde se sientan los colegas puede afectar profundamente a la forma en que trabajan juntos. En la década de 1970, por ejemplo, el profesor del MIT Thomas Allen estudió comunicación entre ingenieros en el centro de I+D de una empresa multinacional. Su hallazgo, la curva de Allen, describe la dramática caída del diálogo entre personas que se sientan muy separadas. Aunque la mayoría de las investigaciones anteriores se centraron en las empresas, el fenómeno también se produce en otros ámbitos. Por ejemplo, un estudio de 2015 documentó que los miembros del Senado de los Estados Unidos que se sientan muy cerca tienen más probabilidades de apoyar la legislación de los demás, independientemente de su afiliación a un partido.

Lee sospecha que si hubiera seguido recopilando datos en la firma surcoreana, habría visto un efecto de maduración: «Cuando se sienta cerca de una persona nueva, solo hay una cierta cantidad de conocimiento que puede aprender de ella», explica. «Este tipo de cosas pueden desaparecer con el tiempo». También señala que sus conclusiones no deben interpretarse de manera demasiado amplia; el estudio incluyó a un grupo relativamente pequeño de empleados de una empresa emergente de tecnología en un país con una cultura colectivista.

Aun así, Lee ve el potencial de estas intervenciones para obtener resultados en otras empresas y en otros lugares del mundo. «Depende de los objetivos de su organización», afirma. «Si quiere mantener la productividad, no cabe duda de que hay motivos para mantener sus espacios de trabajo como están. Las investigaciones muestran que las mudanzas, especialmente a áreas abiertas, pueden reducir la motivación, la satisfacción e incluso la salud de los empleados. Pero si su organización compite en el intercambio de conocimientos y la innovación, las reconfiguraciones periódicas podrían valer la pena», siempre que las personas que antes estaban desconectadas se unan y las que recién llegan a sus puestos reciban más formación y apoyo.

Aunque muchas empresas han abandonado las oficinas a puerta cerrada e incluso los cubículos abiertos en favor de espacios de trabajo comunes y de escritorio a escritorio en un esfuerzo por fomentar las interacciones no planificadas (y ahorrar dinero), menos van tan lejos como para cambiar de forma rutinaria la asignación de asientos. Algunas sí: la empresa de juegos Valve, que ha puesto ruedas en sus estaciones de trabajo para que los empleados puedan moverse donde sus intereses y proyectos los lleven; el sitio web de viajes Kayak, donde los nuevos empleados suelen utilizar como motivo para mover a la gente; y la empresa de software de marketing HubSpot, que reasigna escritorios al azar cada pocos meses.

Si estas reconfiguraciones de oficinas pueden aumentar los ingresos de la misma manera que lo hicieron en la empresa de comercio electrónico surcoreana es una cuestión que se investigará en el futuro. Pero son cada vez más comunes. «La idea es animar a la gente de diferentes mundos a mezclar y combinar ideas para que se le ocurra lo mejor de ambas», afirma Lee. «Eso mejora el rendimiento individual y colectivo».

Acerca de la investigación: «Aprender moviéndose: ¿puede la reconfiguración de la proximidad espacial entre los miembros de la organización promover la exploración a nivel individual?» de Sunkee Lee ( Ciencia de la organización, Volumen 30, número 3)