Por qué no pedimos más tiempo en los plazos (pero probablemente deberíamos)

C.J. Burton/Getty Images

Los plazos son una de las principales fuentes de estrés en el lugar de trabajo. Sin embargo, muchos son flexibles: su gerente puede pedirle que presente una propuesta para un proyecto a largo plazo antes del viernes, pero no piensa analizarla hasta el martes. ¿Pedir más tiempo (cuando lo necesitamos) podría ser una forma sencilla de evitar que se asuste y se sienta abrumado? Si bien es común creer que retrasar una fecha límite puede repercutir mal en nosotros y que se considere poco profesional, sabemos relativamente poco de las investigaciones sobre las consecuencias reales de pedir más tiempo.

Para entender mejor esto, llevamos a cabo 10 experimentos y una encuesta realizada a casi 10 000 empleados y directivos en EE. UU. Descubrimos que, en todas las ocupaciones, los directivos percibían, de media, de forma positiva pedir más tiempo para trabajar en una tarea, lo que reducía los niveles de estrés de los empleados y mejoraba su rendimiento. En una encuesta que hicimos a 191 empleados, descubrimos que el 95% de los que pidieron a su gerente una prórroga de plazo la recibieron.

Sin embargo, los empleados rara vez solicitan una prórroga, incluso cuando los plazos son claramente ajustables (por ejemplo, su gerente ha dicho explícitamente: «Si necesita más tiempo, pregunte»). Por ejemplo, cuando preguntamos a los adultos que trabajan qué probabilidades hay de que pidan una prórroga en un escenario en el que se sientan presionados en un plazo ajustado pero ajustable, solo 1 de cada 10 empleados respondió que lo haría.

Según nuestros estudios, a los empleados, especialmente a las empleadas, les preocupaba que, al solicitar una prórroga de los plazos, sus directivos pensaran que son incompetentes y desmotivados. Pero a diferencia de las predicciones de los empleados, los gerentes juzgaron a los empleados y empleadas que pidieron una prórroga como más motivados que los que no lo hicieron. Los gerentes no veían a los empleados como menos competentes a menos que los empleados pidieran una prórroga para una misión muy urgente.

Por qué es menos probable que las mujeres soliciten una prórroga de plazo

Para entender las diferencias de género en la tendencia a solicitar una prórroga de los plazos, realizamos una encuesta adicional a 600 empleados estadounidenses de 22 sectores, en la que pedimos a los empleados de ambos sexos que realizaran un experimento mental: Imagine que su gerente le asignó trabajar en una tarea que debía entregarse al final de la semana. ¿Qué probabilidades hay de que pida una prórroga para esta misión? Descubrimos que los empleados varones tenían casi el doble de probabilidades de solicitar una prórroga que las empleadas.

¿Por qué? Aunque a los hombres también les preocupaba lo que sus directivos pensaran de ellos, era mucho más probable que las mujeres se preocuparan de que sus directivos las juzgaran con dureza por pedir más tiempo. Para entender si estos temores se basaban en la realidad, pedimos a 800 gerentes que evaluaran a un empleado o una empleada que había solicitado una prórroga. Descubrimos que los gerentes sí no juzga a las empleadas de manera más negativa que a los empleados varones, lo que sugiere que los temores de las empleadas pueden ser exagerados.

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Por supuesto, hay una salvedad: aunque es posible que los gerentes no reaccionen inmediatamente de manera más negativa ante un solo incidente en el que una empleada solicite una prórroga, las solicitudes de prórroga de las mujeres pueden confirmar la creencia del gerente de que las mujeres, de media, están más orientadas a la familia y menos comprometidas con su trabajo. En investigación cualitativa de los consultores estadounidenses, los gerentes aceptaban más las solicitudes de las mujeres de adaptaciones en el horario de trabajo, como la licencia parental, pero también percibían que las mujeres que pedían adaptaciones tan formales estaban menos comprometidas con su trabajo en general.

La gran preocupación de las mujeres por ser juzgadas con dureza por sus solicitudes de prórroga puede estar relacionada con que se sienten menos seguras en su puesto de trabajo y con que se centran más en la sociedad. Las empleadas que encuestamos expresaron más de acuerdo con afirmaciones como «No estoy segura de mi futura carrera en mi empresa actual» y «A la hora de tomar una decisión, tengo en cuenta las necesidades y sentimientos de las personas», lo que a su vez explicaba la probabilidad de que pidieran más tiempo para una tarea.

El problema es que esta aversión por pedir una prórroga predijo un mayor estrés temporal y agotamiento entre las mujeres. En todos nuestros estudios, las empleadas indicaron estar más de acuerdo con afirmaciones como «Tengo la sensación de que las cosas han estado muy frenéticas» y «Siempre me siento agotada en el trabajo».

Evitar las solicitudes de prórroga también puede perjudicar el desempeño de las mujeres en el lugar de trabajo. En un experimento, asignamos a 103 estudiantes de escuelas de negocios que escribieran un artículo y les dimos una fecha límite flexible: si el estudiante necesitaba más tiempo, podía enviar un correo electrónico al profesor para solicitar una prórroga sin penalización. Una vez más, los estudiantes varones tenían el doble de probabilidades que sus compañeras de solicitar una prórroga de la tarea. Cuando el profesor, ciego para saber quién escribía los trabajos, los calificaba, los estudiantes que habían solicitado una prórroga entregaron ensayos de mayor calidad y recibían calificaciones más altas, lo que controlaba su rendimiento general de la clase.

Qué pueden hacer los gerentes para ayudar

Pedir más tiempo para trabajar en tareas con plazos flexibles puede tener beneficios para el rendimiento y la felicidad de los empleados, y podría ser especialmente beneficioso para las mujeres, que probablemente incluso más ocupado que sus colegas varones. (Empleadas) asumir más tareas con poca promocionabilidad, evitar delegar, y normalmente hacer malabares con más responsabilidades del hogar más que sus colegas varones.)

Hay estrategias que los gerentes y los empleados pueden emplear para animar a los miembros del equipo a pedir más tiempo cuando lo necesitan:

Dígale a los empleados que necesitan más tiempo que no están solos. Las solicitudes de prórroga de los plazos suelen presentarse en privado, por correo electrónico o durante conversaciones individuales. Como resultado, los empleados subestiman lo comunes que son estas solicitudes. Comunicar la prevalencia de la solicitud de prórrogas podría ser una forma fácil y eficaz de reducir el miedo de los empleados de ambos sexos a ser señalados por incompetentes y desmotivados.

Comunique que usted mismo a veces solicita ampliaciones de los plazos. Otra forma eficaz de normalizar las solicitudes de prórroga es que los propios líderes pidan públicamente más tiempo para pensar y completar su trabajo. Por ejemplo, al decir: «Me gustaría dedicarme más tiempo y pensar más en mi respuesta a su propuesta», los directivos podrían ayudar a los empleados de ambos sexos a sentirse más cómodos a la hora de pedir más tiempo para sus tareas.

Aclare si la fecha límite es flexible. A menudo, el rigor de un plazo es ambiguo: es posible que los empleados no sepan si el plazo es móvil o no. Al enfrentarse a esta ambigüedad, los empleados que se sienten menos seguros en su trabajo (que más a menudo son empleadas) tienen más probabilidades de caer en la cautela y evitar pedir más tiempo. Al asignar tareas, los gerentes deben comunicar claramente las expectativas de los plazos y si son ajustables o no. O, si envía un correo electrónico a un empleado tarde por la noche, temprano por la mañana o un fin de semana, dígale claramente por qué le envía correos electrónicos a horas impares y si necesita una respuesta. Estas sencillas medidas podrían ayudar a los empleados, hombres y mujeres, a gestionar su tiempo de manera más eficiente y a disponer de más tiempo para trabajar en una tarea si fuera necesario.

El estrés por el tiempo es un problema organizativo importante — los empleados que se sienten abrumados en el trabajo son menos felices, están menos sanos y tienen más probabilidades de dejar de fumar. Y es más probable que este estrés afecte a las mujeres, que normalmente hacen más trabajos que no están valorados y asumen más exigencias fuera del trabajo. Alentar a los empleados, y especialmente a las mujeres, a pedir más tiempo cuando lo necesitan podría ser una solución sencilla para reducir el agotamiento y crear entornos de trabajo más equitativos.