Lo que dice la firma de su correo electrónico sobre usted

¿Cuántas veces ha escrito, borrado, vuelto a escribir y ha cuestionado la firma de su correo electrónico antes de pulsar finalmente enviar? Apuesto a que le ha pasado a usted, posiblemente incluso hoy.

Llevo 15 años trabajando. Casi todos mis trabajos han sido a tiempo completo, algunos en una oficina y muchos más de forma remota. Durante este tiempo, he enviado aproximadamente 140 000 correos electrónicos. Hay días en los que 250 correos electrónicos entran y salen de mi bandeja de entrada (posiblemente más). Sin embargo, todavía dudo a veces antes de escribir un saludo. A veces no estoy seguro de lo que quiero del intercambio y necesito un momento para pensar en el idioma correcto. Otras veces estoy descubriendo qué es lo más apropiado cuando escribo a alguien de un sector, país o cultura empresarial diferente.

Los fundamentos de la redacción del correo electrónico existen desde hace siglos. ¿Recuerda las cartas manuscritas? Muchas de las normas que seguíamos en ese medio ( la suya sinceramente) se han transferido a la digital, y con el empleado de oficina promedio enviando una estimación 40 correos electrónicos al día, pensaría que ahora todos seríamos profesionales en su creación. Pero nuestra relación con la escritura de correos electrónicos sigue siendo tensa, especialmente en lo que respecta a la forma en que nos despedimos.

Si bien el medio no es muy formal, el receptor puede interpretar diferentes palabras y tonos de manera diferente según diversos factores, como su relación, sus antecedentes culturales y el clima de su industria. En algunos casos, lo que históricamente se ha hecho pasar por educado (f normalmente el suyo o muy sinceramente) puede incluso parecer rígido y, francamente, un poco frío.

Así que, aunque es posible que hayamos conquistado algunos aspectos del oficio, en un contexto laboral, la mayoría de nosotros todavía no sabemos cómo cerrar las cosas. Para entender mejor cómo está evolucionando la firma de correos electrónicos y lo que eso significa para nosotros como profesionales, investigué un poco sobre cómo la etiqueta del correo electrónico y los principios de las ciencias del comportamiento afectan a la forma en que se interpretan nuestras «despedidas». Esto es lo que he aprendido sobre cómo dejar la impresión que desea y obtener la respuesta que necesita al enviar un correo electrónico.

¿De verdad le importa a alguien cómo cierre su mensaje?

Sí, si las búsquedas de términos como «saludo por correo electrónico» y «firma de correo electrónico» son un indicio. Los resultados de Google Trend no mienten. El interés por la forma en que terminamos los correos electrónicos creció a medida que las capacidades basadas en la nube se ampliaron en la década de 2010 y, luego, se dispararon durante la pandemia.

El punto es que, más de 4 mil millones de personas utilizan el correo electrónico de forma activa. Muchos de nosotros incluso lo comprobamos cuando estamos en la cama, de vacaciones, mientras «vemos» la televisión… incluso vamos al baño. Y cuando alguien lee su correo electrónico, ve su firma.

Si tenemos en cuenta los sesgos cognitivos, el efecto reciente entra en juego: los temas, ideas o argumentos que mencionamos en último lugar se recuerdan con más claridad que los que mencionamos primero. Básicamente, su despedida cuenta más que su saludo.

La firma del correo electrónico también representa una oportunidad. Pueden indicar su estatus o reforzar su marca personal. Se pueden utilizar para transmitir cuidado, preocupación y colegialidad. Incluso pueden fomentar comportamientos prosociales y aumento de la autoestima.

Al investigar en la web, descubrí un patrón, uno que puede que usted también haya descubierto. La mayoría de las firmas pueden clasificarse en cinco categorías generales, cada una con su propio propósito.

Las diferentes formas en que utilizamos las firmas

Al investigar en la web, descubrí algunos patrones que puede que usted también haya descubierto. La mayoría de las firmas pueden clasificarse en cinco categorías generales, cada una con su propio propósito.

1. Demuestre gratitud

2. Haga hincapié en los próximos pasos

3. Demuestre respeto

4. Transmitir simpatía

5. Cerrar la conversación

1. Demuestre gratitud

• Muchísimas gracias—
• Muchas gracias,
• Con gratitud,
• Con gratitud,
• ¡Buen trabajo en esto!
• Agradezco su ayuda,

2. Haga hincapié en los próximos pasos

• Hará un seguimiento en breve.
• Hable pronto,
• Espero con ansias nuestra llamada—
• ¿Cuándo se pueden reunir?
• Cuénteme su opinión,
• Mantengámonos en contacto.

3. Demuestre respeto

• Sinceramente,
• Saludos cordiales,
• Saludos cordiales,
• Mis mejores deseos,
• Todo lo mejor,
• A su servicio,

4. Transmitir simpatía

• ¡Salud!
• -j
• Que tenga un buen fin de semana,
• ¡Felices fiestas!
• Nos vemos más tarde ()
• Feliz [día laborable],

5. Cerrar la conversación

• La mejor de las suertes,
• Cuídese,
• Que esté bien,
• Gracias de nuevo,
• Agradezco que se haya puesto en contacto con usted,
• Tocará la base si es necesario,

La forma en que utilice lo anterior depende en gran medida de su intención. Según mi experiencia, he aquí algunas cosas que debe tener en cuenta antes de despedirme, así como sugerencias sobre cómo cerrar sesión en cada circunstancia:

1) Su relación actual con el destinatario

• ¿Son mejores amigos del trabajo? ¡Elija entre la categoría de amabilidad o invente la suya propia!
• ¿Es este el colega al que le encanta odiar? Opte por el respeto o cierre la conversación antes de que se convierta en algo más grande.
• ¿Un cliente? Considere mostrar gratitud.
• ¿Un líder? Siga el camino del agradecimiento o el respeto.
• ¿Ha conocido a esta persona? Los nuevos contactos dependen especialmente del contexto; ¿cómo los conoce y qué espera que pase después? Hacer hincapié en el respeto o mostrar gratitud son probablemente las mejores opciones.

2) Su intención u objetivo para el intercambio

• ¿Quiere que esta persona deje de molestarlo? No deje una opción para los próximos pasos cerrando la conversación.
• ¿Quiere que compartan sus comentarios? Aquí es cuando puede hacer una pregunta directa sobre su siguiente paso.
• ¿Está muy convencido de su contribución? ¡Déjese llevar por la gratitud!

3) La conexión que desea con el destinatario

• ¿Está ansioso por colaborar con esta persona o por conseguirla como cliente algún día? Déjelo claro con un enfoque siguiente, como «Mantengamos el contacto» o «Cuénteme lo que piensa».
• ¿Le gustaría que fueran sus mentores? Considere lo que le gustaría proponer como siguiente paso o darles las gracias por su tiempo.
• ¿Entablar una posible amistad laboral? Ofrézcale una agradable despedida esta vez o invítelos a tomar café o té como siguiente paso. 

4) Las culturas organizacionales implicadas

• ¿Trabaja para una marca divertida o para una empresa que se comunica de forma más informal? Pruebe el enfoque agradable.
• Si está en una empresa emergente en la que avanza constantemente, entonces haga hincapié en los próximos pasos.
• En una corporación grande y tradicional o en una oficina gubernamental, probablemente quiera ir a lo seguro con un enfoque respetuoso. 

5) La (s) cultura (es) en la que viven usted y su destinatario

• ¿La gente generalmente es relajada en su comunicación? Elija algo casual o un riff en las opciones más agradables.
• ¿Hacen hincapié en la jerarquía y en la muestra de respeto? Opte por un cierre cortés.  

6) La influencia que tiene

• ¿Tiene un papel secundario? Respetuoso es el camino a seguir.
• ¿Gestiona un esfuerzo o un equipo? Demuestre su aprecio.  

7) El clima general de su industria

• ¿Los despidos son inminentes? Manténgase alejado de cualquier cosa demasiado alegre. Si hace hincapié en los próximos pasos, tenga en cuenta que cualquier plan puede cambiar. O puede evitar eficazmente las consultas o argumentos de venta no solicitados indicando el cierre de la conversación.
• ¿El negocio está en auge? Este es un momento en el que mostrar gratitud o hacer hincapié en los próximos pasos entra en juego con mayor facilidad. 

8) Circunstancias externas que pueden estar afectando a usted o a su destinatario

• Una guerra, una pandemia, la violencia racial, los disturbios civiles, las controversias políticas… la lista de los desafíos actuales es lamentablemente larga. En el caso de eventos delicados, por lo general quiere evitar cualquier cosa con un tono demasiado juguetón que pueda considerarse negligente o desdeñoso. Cuando hable de eventos laborales, opte por algo más neutral, como los próximos pasos o la demostración de respeto, sin importar el contexto.

La lista anterior no incluye firmas humorísticas, aunque en mi investigación descubrí algunas que vale la pena mencionar. Un par de favoritos (los aprendí de un usuario de TikTok):» Esto no despertó alegría» y» PD: su secreto está a salvo conmigo.» Sin embargo, utilícelos con cautela. La gente que lo conoce bien leerá su tono y comprenderá lo que quiere decir con mucha más precisión de lo que probablemente lo haría un nuevo contacto.

Evite cerrar sus correos electrónicos de esta manera…

Si bien las firmas de cada persona diferirán según a quién escriba, cuál sea la intención y lo que quiera de esta comunicación, hay ciertas cosas que todos debemos tratar de evitar.

1) No hace falta decirlo, ¡pero aun así merece una advertencia! Manténgase alejado de hacer suposiciones sobre:

• la carga de trabajo actual de una persona
• su nivel de antigüedad
• su estado personal
• su identidad personal
• sus relaciones personales

Si se equivoca, podría arruinar una relación o, como mínimo, hacer que parezca ingenuo. Por ejemplo, decir «¡Gracias de antemano!» implica que la persona a la que le escribe es capaz y está dispuesta a hacer algo por usted. Del mismo modo, «Les deseo lo mejor a usted y a su familia» o «Les deseo a usted y a su esposo unas felices fiestas» a alguien que quizás no conozca aún hace suposiciones sobre sus relaciones, sexualidad e incluso creencias religiosas que pueden resultar incorrectas u ofensivas.

2) Recuerde que, si bien puede que esté de muy buen humor, su destinatario puede que no.

En un momento dado, las personas están de duelo, se están curando o luchando de otro modo con un desafío desconocido y siguen haciendo su trabajo. Utilice los signos de exclamación con moderación si no quiere que parezca demasiado simplista, especialmente en la era que estamos viviendo.

3) Según mi último artículo— ¿sintió eso? Así es como se siente una firma pasivo-agresiva.

Manténgase alejado de las notas que suenen como órdenes indirectas, como «Por favor, avise», o de los saludos vacíos como «Saludos». (¿Qué opina de ellos?) En caso de duda, léalo en voz alta.

El cierre de su correo electrónico deja una impresión. Revela pistas sobre usted: su personalidad, su estatus, su enfoque, su intención. Puede ayudarlo a construir vínculos más fuertes o, por el contrario, a cerrarlos. Un saludo es un poderoso acto virtual plasmado en una frase minúscula. Si no lo ha pensado mucho, después de este artículo, creo que lo hará.

Espero que este artículo haya despertado alegría.