Qué hacer cuando sus reuniones son demasiado grandes

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Desde el orden del día hasta el orden de la palabra, los líderes suelen planificar las reuniones con cuidado. Pero una cosa que se pasa por alto con frecuencia es la lista de asistentes. A veces, al organizador le resulta más fácil invitar a todo un equipo o a varios, tanto para asegurarse de que estarán las personas adecuadas como para no ofender a nadie. Pero eso puede causar grandes problemas: las personas que no pueden contribuir pueden sentirse descontentas, otras pueden participar de formas que no son relevantes y algunas pueden sentir que les está haciendo perder el tiempo. ¿Qué pasa cuando se da cuenta de que ha calculado mal y hay demasiados empleados en la sala? Estas son algunas formas de recuperarse:

**Cambie la reunión para que coincida con el número de asistentes
**Un enfoque es seguir el «8-18-1800» directrices, que sugieren adaptar el tamaño de la reunión a su propósito (o viceversa, si ha invitado a demasiadas personas). Según el marco, si está intentando resolver un problema o tomar una decisión, no debe invitar más de ocho asistentes. Mientras tanto, hasta 18 personas pueden participar eficazmente en una sesión de lluvia de ideas, y muchas veces esa cantidad (hasta 1800 más o menos) puede escuchar las actualizaciones o compartir información. Por lo tanto, si su grupo es demasiado grande para lo que pretendía que fuera una reunión de toma de decisiones, puede reutilizar la reunión y, en su lugar, abrirla a una lluvia de ideas sobre un aspecto del tema que aún no se haya resuelto. Reformular su propósito puede ayudarlo a salvar la reunión.

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**Crear subgrupos
**Otra forma de gestionar una reunión con exceso de suscripciones, especialmente útil fuera de las instalaciones o lluvia de ideas sesión: consiste en dividir la sala en subgrupos. Por ejemplo, en una empresa de tecnología externa que dirigí hace poco, el Director de Recursos Humanos y yo nos dimos cuenta de que había demasiada gente como para entablar una discusión y un debate profundos, así que rápidamente dividimos la sala en mesas para crear grupos más pequeños de intercambio de ideas. Al final de la sesión, cada uno nominó a un miembro para que informara de su progreso al público en general de una manera más organizada y eficaz.

Según las circunstancias, esta estrategia también puede servir como ejercicio rápido de desarrollo del liderazgo. Después de que un ejecutivo con el que trabajaba dividiera un grupo demasiado grande en equipos, me explicó que quería al menos una solución viable de cada grupo para un problema concreto al que se enfrentaba su empresa en un plazo de 20 minutos, pero no dio instrucciones específicas sobre cómo las personas deben organizarse y gestionarse. Los equipos recién formados tuvieron que averiguar cómo trabajar juntos de forma eficaz. El ejercicio generó nuevas ideas, pero también sirvió como una experiencia de aprendizaje visceral. Si se toma el tiempo de analizar los distintos enfoques de los grupos después, puede arrojar información aún más útil.

**Acortar (o cancelar) la reunión
**Dado el abundancia de reuniones en el mundo empresarial, a pocas personas les importa que una sea más corta de lo previsto, así que reducir el tiempo es otra forma de gestionar una reunión superpoblada. Ese fue sin duda el caso del Director de Recursos Humanos de una empresa en la que soy entrenador. Cuando se dio cuenta de que el tamaño de la reunión inicial de su programa era difícil de manejar, redujo la reunión de una hora a 30 minutos y descubrió que todavía era capaz de transmitir todos sus puntos clave.

Si, tras considerar las alternativas anteriores, teme que su reunión sea una pérdida de tiempo y que la política haga que sea incómodo anular la invitación de algunos compañeros, puede considerar cancelarla por completo. Siempre puede volver a reunirse con un grupo más pequeño y manejable más adelante. Por supuesto, esto solo funciona si puede quitarlo del calendario a tiempo, de modo que no moleste a los compañeros que puedan estar viajando para unirse a usted, y no puede hacer de la cancelación un hábito sin que ello suponga una pérdida de reputación. Así que utilice esta estrategia con moderación.