¿Qué combinación de tiempo de trabajo y horario de oficina es adecuada para usted?

Durante el último año, muchos de nosotros descubrimos cosas que nos encantaban de trabajar desde casa, como flexibilidad, la habilidad de centrarse, y sin viajes al trabajo. Ahora que las oficinas están empezando a volver a abrir, tal vez empiece a recordar que también hay muchas cosas que me encantan de la oficina: la interacción social, el placer de la colaboración y, por supuesto, esa taza de café infinita.

Muchas empresas tienen la intención de ofrecernos lo mejor de ambos mundos al permitir a los empleados dividir su tiempo entre casa y el lugar de trabajo. Pero solo cederá usted lo mejor de ambos mundos si descubre cómo combinar el tiempo en casa y la oficina de manera que se maximice su productividad y bienestar personal. Eso significa decidir qué días pasar en casa, qué días pasar en la oficina y, lo que es igual de importante, cómo convencer a su jefe de ese plan.

La clave es identificar qué partes de su trabajo se realizan mejor y dónde. Esto parece bastante simple: para las tareas que requieren colaboración, vaya a trabajar; para las tareas que requieren una concentración prolongada, quédese en casa. Y, es cierto, un reseña de una investigación sobre equipos virtuales publicó varios estudios que muestran que el trabajo altamente interdependiente puede ser difícil de abordar cuando está separado de sus colegas. Sin embargo, uno de los estudios también descubrió que la estrecha colaboración a distancia en realidad fortalecía las relaciones y el compromiso entre los colegas, ya que les exigía mejorar su comunicación y su apoyo mutuo.

Y también hay otros factores en juego. Por ejemplo, tal vez haga su mejor trabajo de redacción en casa, pero necesita la colaboración de sus colegas para elaborar un esquema inicial. O tal vez le resulte más fácil hacer una lluvia de ideas durante una llamada de teléfono, ya que es más creativo mientras pasea por la habitación. (Puede que también descubra que la colaboración remota es más eficaz una vez que adopte algunos de los enfoques de compatibilidad remota que describimos en nuestro nuevo libro Remote, Inc.__.: Cómo prosperar en el trabajo… esté donde esté.)

No importa los factores que más le afecten, querrá evitar perder un tiempo crítico si viene a la oficina un día que habría sido mejor quedarse en casa o viceversa. Para crear un plan de trabajo híbrido que le permita aprovechar al máximo cada día, primero haga un seguimiento de su trabajo y analícelo para determinar qué factores afectan a su productividad. A continuación, haga coincidir sus conclusiones con sus próximas tareas y responsabilidades. Por último, resuma su plan para que su jefe consiga su aceptación.

Realice un seguimiento de las métricas que importan

Para hacer un seguimiento de su productividad en cada ubicación, primero tiene que determinar qué medir. Solemos pensar en la productividad en términos de horas trabajadas, pero una medida más eficaz son los resultados reales de su trabajo. Para obtener métricas estrictas, busque algunas medidas de salida (palabras escritas, correos electrónicos respondidos, tareas marcadas), así como datos sobre cómo se utiliza su tiempo (nos gustan los rastreadores automáticos del tiempo, como Timing.app o ManicTime). Para obtener métricas blandas, considere registrar tanto su estado de ánimo como su sensación de logro al final de cada día (utilice una escala del 1 al 5); también puede utilizar cosas como el correo electrónico o los mensajes grupales para hacer un seguimiento de los comentarios de las personas. Ninguno de estos indicadores es perfecto, pero juntos presentan una imagen útil.

Configure una hoja de cálculo en la que pueda consolidar todas sus métricas en una sola vista. El enfoque más sencillo consiste en anotar las fechas en la primera columna de la izquierda y, a continuación, asignar una columna a cada métrica clave, como las palabras escritas, el estado de ánimo, los logros y las tareas completadas. (Puede usar nuestra plantilla de Coda como punto de partida.) Puede que también quiera hacer un seguimiento del tiempo que pierde en distracciones (compras en línea, navegación de memes, juegos), del tiempo que dedica a las reuniones y del tiempo que dedica a aplicaciones que indican que está trabajando con diligencia (como su procesador de textos o una aplicación de hojas de cálculo).

Luego, durante un período limitado (aproximadamente uno o dos meses), haga un seguimiento de su productividad diaria según cada una de las métricas que haya definido. Puede iniciar este proceso incluso antes de volver a la oficina: haga un seguimiento de sus métricas de productividad mientras trabaja de forma remota y, cuando regrese a la oficina, tendrá una base de referencia que le permitirá comparar rápidamente su productividad en cada espacio. Durante su período de seguimiento, marque también la hoja de cálculo todos los días para indicar si trabaja de forma remota o en la oficina (o si sigue un horario específico); de lo contrario, no tendrá forma de detectar los patrones que separan los días de oficina de los días de casa.

Busque patrones

Cuando llegue el momento de calcular los números, basta con mirar fijamente las columnas de la hoja de cálculo para hacerse una idea de dónde tiene que ahondar en los números. Si su tiempo productivo o su estado de ánimo varían considerablemente de un día a otro, por ejemplo, puede buscar algo que parezca correlacionarse con esas variaciones, tal vez la cantidad de tiempo que dedica a las reuniones o sus horas de sueño.

Para realizar un análisis más profundo, cree una tabla o un gráfico que amplíe la relación entre las variaciones de su estado de ánimo o su producción y los factores que cree que pueden explicar esas variaciones. Tal vez complete más tareas en los días con menos reuniones… a menos que las reuniones tengan lugar dos horas después de comer, cuando le cuesta concentrarse en el trabajo, de todos modos. Tal vez los días con más tiempo «desperdiciado» sean también los días en los que se genera más trabajo escrito, ya que todas esas pequeñas distracciones son la forma en que se reinicia entre páginas, documentos o párrafos.

Busque especialmente cualquier divergencia entre sus días de casa y sus días de oficina. ¿Hay ciertos tipos de tareas que realiza más rápido en casa o en la oficina? ¿Las reuniones tienen el mismo impacto en su estado de ánimo o productividad cuando son cara a cara que cuando se celebran por vídeo? ¿Sus horarios de trabajo más productivos varían según la época en la que trabaja?

La respuesta puede depender tanto del flujo de la vida en casa como de las distracciones de la oficina.

Cuando sepa qué tipo de tareas hace mejor en casa y en la oficina, estará en mejores condiciones de decidir cómo pasa cada día. Y también puede hacerse una idea del panorama general: revise sus responsabilidades actuales y determine qué parte de su carga de trabajo es mejor gestionar en cada ubicación para hacerse una idea del tiempo que querrá pasar en casa que en la oficina. Este es un proceso que tendrá que revisar periódicamente: quizás el gran proyecto de este trimestre implique planificar una conferencia, que es un proceso muy colaborativo que se beneficiará de más tiempo en la oficina. Pero el trimestre que viene elaborará el informe anual de la empresa, lo que requerirá más tiempo en casa para que pueda centrarse en la redacción y la revisión.

Argumentos a favor de su plan híbrido

Saber dónde quiere dedicar su tiempo está muy bien, pero no servirá de nada si su jefe no apoya su plan de trabajo híbrido. Por suerte, todos los datos que ha recopilado sobre su productividad le dan un buen punto de partida para presentar sus argumentos. Resuma sus conclusiones en una nota concisa que muestre sus principales responsabilidades desglosadas en las piezas que mejor se manipulan en la oficina y las que mejor se manipulan en casa. Respalde sus conclusiones con datos que muestren que escribe más palabras, responde a más correos electrónicos o crea presentaciones de manera más eficaz los días que está en casa.

Según su gerente, también le resultará útil estimar la cantidad específica de tiempo que necesitará cada parte de su trabajo.

Por ejemplo, si sus próximas responsabilidades incluyen dirigir la elaboración de ese informe anual, su plan híbrido podría incluir lo siguiente:

Informe anual (68 horas)

Tareas de oficina (24 horas)

• Entrevistar a las partes interesadas (12 horas)
• Mensajes de informe de lluvia de ideas (1 hora)
• Informe resumido (2 horas)
• Revisar o solucionar problemas de los borradores de los informes (6 horas)
• Diseñador de informes y actualizaciones (3 horas)

Tareas remotas (44 horas)

• Investigación de antecedentes para el contenido (14 horas)
• Contenido del borrador del informe (16 horas)
• Investigación de imágenes para el diseño de informes (4 horas)
• Revisar/editar el informe final (10 horas)

Según este desglose, alrededor de un tercio del tiempo que dedique a este proyecto debería dedicarse a la oficina y dos tercios lo podría hacer mejor en casa. Si sus otras responsabilidades tienen un desglose similar, podría proponerle dedicar tres días a la semana a trabajar de forma remota y dos días a la semana en la oficina, con esos días programados para facilitar sus entrevistas con los stakeholders y las reuniones del proyecto.

Si su jefe sigue siendo escéptico sobre el valor del trabajo remoto, sugiera un período de prueba durante un mes más o menos, cuando siga la combinación propuesta de días en casa y días en la oficina. Al final del mes, sus excelentes resultados deberían convencer a su jefe. Eso es lo que le pasó a Maggie Crowley Sheehan, que fue la primera empleada de la empresa de software Unbounce en utilizar el control remoto, mucho antes de la pandemia. Cuando su esposo consiguió un trabajo en las Bahamas, el supervisor de Sheehan accedió a ponerla a prueba para el trabajo remoto. Sus resultados fueron tan buenos que cuando el resto de la empresa pasó a trabajar de forma remota durante la Covid, uno de los compañeros de Sheehan dijo: «Ahora todos vamos a ser un 80% más productivos, ¡mire lo que le pasó a Maggie!»

Si piensa en la combinación de trabajo desde casa y oficina que le permitirá ser más productivo, evitará la frustración en ambos lugares y demostrará a su jefe su capacidad para hacerse cargo de sus propias condiciones de trabajo y productividad en el nuevo lugar de trabajo híbrido.