Haga un seguimiento de su tiempo durante 30 días. Lo que aprenda puede sorprenderlo.

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Es difícil saber si realmente estamos haciendo un uso eficiente de nuestro tiempo. Parece que estamos trabajando duro y, desde luego, estamos estresados. Pero, ¿dedicamos nuestro tiempo a las cosas correctas? Esa es la pregunta que me propuse resolver a principios de este año. Me sentía abrumado después de pasar el otoño lanzando un libro nuevo y por fin estaba pasando a la letanía de tareas que había descuidado a su paso.

Inspirado en un colega, el experto en gestión del tiempo Laura Vanderkam, decidí dedicar el mes de febrero a hacer un seguimiento exacto de mi tiempo, en incrementos de media hora. No era de alta tecnología, usé una hoja de cálculo de Excel, pero incluso el proceso de recordar escribir las cosas era arduo. Al fin y al cabo, estamos acostumbrados a vivir nuestras vidas, no a grabarlas. Pero la información que obtuve a lo largo de un mes fue de gran utilidad. En particular, hubo cuatro que me hicieron replantearme gran parte de la sabiduría convencional sobre la productividad y la gestión del tiempo. Si bien le animo a que haga su propio ejercicio de registro del tiempo, si no tiene tiempo para eso (¡ja!) , esto es lo que aprendí:

El tipo correcto de multitarea puede ser transformador. Todos hemos oído hablar mucho sobre los peligros de la multitarea: no podemos hacer varias cosas a la vez de forma eficaz y siempre sufriremos de costes de cambio cognitivo. Eso es cierto para ciertas actividades, pero —lo que es más importante— es irrelevante para otras. Por ejemplo, casi cualquier persona puede escuchar fácilmente podcasts o audiolibros mientras hace ejercicio, cocina o va al trabajo, y si come solo, puede leer mientras come.

Con los datos de un mes en la mano, me sorprendió descubrir que leía una media de casi dos horas al día, más 90 minutos adicionales de escucha de contenido de audio. «Leer más» es una aspiración común de los profesionales ocupados — se informó de una encuesta que casi una de cada cinco personas lo afirmó como su propósito de Año Nuevo, y la «multitarea estratégica» es una forma sorprendentemente fácil de hacerlo.

Combinar sus redes personales y profesionales tiene beneficios. Mucha gente aún se aferra a la idea de que los amigos y los negocios no se mezclan y que debe separar su vida personal de la profesional. Y es cierto que los límites pueden ser importantes para equilibrar la vida laboral y personal.

Pero si le gusta lo que hace, los amigos más interesantes del mundo suelen ser aquellos con los que puede compartir tanto asuntos personales (hablar de aficiones o compadecerse de las relaciones interpersonales) como los relacionados con su negocio. Mientras escribo este artículo, de hecho, estoy en un avión con uno de mis amigos más cercanos, que me nominó para un consorcio empresarial de élite en el que ahora participamos juntos. En mi ejercicio de registro del tiempo, conté mi tiempo en varias categorías si cumplía legítimamente ambos criterios. Sorprendentemente, esto me permitió disponer de un 29% más de tiempo al mes (866 horas en lugar de las habituales 672), lo que me ayudó a hacer más.

Por ejemplo, aprendí que paso 19,3 horas a la semana con amigos y 17 horas haciendo algún tipo de networking. La superposición no es perfecta, pero es estrecha y esas relaciones han formado la base de mi éxito profesional. Puede que pase más tiempo socializando que otros (vivo en una ciudad y no tengo hijos), pero el mismo principio de crear círculos personales y profesionales superpuestos se aplica sin importar cuántas horas a la semana tenga que dedicar.

Es especialmente probable que ciertas horas del día se «desperdicien». No pierdo mucho tiempo en las redes sociales (defino «desperdicio» como el tiempo dedicado a navegar sin rumbo fijo por los feeds, en lugar de publicar con un propósito profesional en mente). De hecho, solo llegó a 2,5 horas durante todo el mes de febrero. En el esquema de las cosas, no es mucho y no necesitamos optimizar cada minuto. Pero al menos me gustaría ser deliberado en la forma en que elijo relajarme, y las redes sociales no serían mi mejor opción.

Durante los tiempos en que caí en la madriguera del conejo de las redes sociales, surgió un patrón claro: casi siempre ocurría entre las 10 y las 11 de la noche. A pesar de preguntas recientes sobre la precisión de la fundamental teoría de Roy Baumeister de agotamiento del ego, ciertamente me pareció que era más susceptible a la distracción en ese momento, cuando estaba agotado por las exigencias del día pero no lo suficientemente cansado como para dormir. Al darme cuenta de que a esta hora del día es cuando mis defensas están más bajas, ahora puedo protegerme más de la pérdida de tiempo.

Determinadas tareas tienen un peso psicológico desproporcionado. Antes de empezar mi experimento, tenía la impresión de que me asediaban por el correo electrónico, lo que perjudicaba mi productividad. Pero la realidad era algo diferente. De hecho, dedico unas 1,35 horas al día a gestionar los mensajes, lo cual no es poca cosa. Pero tampoco es abrumador, y está muy por debajo de la cantidad de tiempo que dedico cada día al trabajo puro con los clientes (mi principal prioridad), a la creación de redes y al tiempo con amigos, e incluso a la lectura.

Sin embargo, aun reconociéndolo, el correo electrónico me seguía molestando más que cualquier otra tarea y sentía una presión psicológica constante cuando estaba «atrasado» en mis tiempos de respuesta. No era tanto la frecuencia con la que comprobaba el correo electrónico lo que me estresaba. (Algunos han experimentado únicamente con comprobar el correo electrónico dos veces al día, con resultados dispares.) Para mí, la ansiedad provenía de la sensación —endémica de la naturaleza del correo electrónico— de que la gente esperaba mi respuesta y de que constantemente me asignaban nuevas tareas para mi lista de tareas pendientes.

Sin embargo, mi experimento de registro del tiempo me ayudó a poner las cosas en perspectiva. Puede que nunca podamos escapar por completo de los sentimientos de culpa relacionados con el correo electrónico. Pero prefiero aceptar una pequeña punzada ahora porque tardo en responder al mensaje de alguien (el urgente) que la vergüenza a largo plazo que sentiría al mirar hacia atrás y descubrir que me he convertido en un ninja del correo electrónico y, al mismo tiempo, me deshago de mis propias prioridades estratégicas ( lo importante).

El seguimiento del tiempo puede resultar oneroso. De hecho, asigné el experimento al grupo de mentes maestras Corro y varios participantes simplemente no pudieron terminarlo. Una estrategia que usé para obligarme a registrar mis horas todos los días fue « apilamiento de hábitos» — vincular el nuevo comportamiento a uno existente. En mi caso, dejé mi documento de Excel abierto en el ordenador para que fuera lo primero que viera al volver al trabajo tras un descanso. Eso me llevó a grabar todo lo que había estado haciendo en el intervalo, ya fuera dormir (después de una pausa nocturna), ir a una reunión o almorzar.

Si puede seguir así, los conocimientos que se obtienen del seguimiento del tiempo pueden tener un valor incalculable. Entender dónde puede realizar múltiples tareas con éxito y, básicamente, darse más horas al día, puede transformar su productividad. Y reconocer qué actividades son estresantes le permite tomar decisiones más inteligentes sobre cómo delegar o reorganizar su flujo de trabajo, de modo que puede optimizarlo para las tareas que más le convengan.

Sin datos, es fácil tener una imagen errónea de cómo dedicamos nuestro tiempo, ya sea exagerando sin darse cuenta el número de horas que trabajamos o asumiendo que estamos desperdiciando más tiempo del que realmente. Mi registro mensual del tiempo reveló información útil que me ha permitido ser más productivo y, si se esfuerza por evaluar su agenda, puede que también destaque las formas en las que puede optimizar de ahora en adelante.