El poder de los grupos de pares (y cómo crear uno)

¿Alguna vez ha deseado tener una comunidad que lo apoyara durante todo el largo camino de su carrera? No me refiero a un mentor que le brinde orientación ocasional o una red en la que apoyarse en tiempos difíciles. Me refiero a un grupo de personas con las que intercambiar ideas con regularidad, asesorarlo sobre decisiones difíciles y ofrecerle orientación cuando surgen desafíos laborales estresantes.

Esta arma secreta se llama grupo de pares, un grupo que se reúne de forma regular para compartir de forma confidencial sus temas actuales e intercambiar puntos de vista que ayudarán a cada miembro a resolver problemas, idear y avanzar. Los temas del debate pueden ir desde problemas relacionados con el trabajo hasta asuntos personales, según los objetivos y la dinámica de los participantes.

Sea cual sea el campo o la industria en la que se dedique, los grupos de pares pueden darle una ventaja competitiva. Sus beneficios han sido demostrados por líderes y trabajadores exitosos durante siglos, desde Andrew Carnegie y su grupo de lo que ahora podríamos denominar «socios de opinión» de la Organización de Jóvenes Presidentes que actualmente conecta a más de 30 000 líderes de todo el mundo.

Durante mi tiempo como profesor en la Escuela de Administración Rotman de la Universidad de Toronto, también comprobé de primera mano los beneficios de los grupos de pares. James Hitchcock, un exalumno, ayudó a organizar un grupo justo después de terminar su MBA a tiempo parcial. Tres años de reuniones mensuales después, miembros describa su experiencia como transformador: les ayuda a sobresalir en el lugar de trabajo, a mejorar las relaciones e incluso a alcanzar sus metas personales.

Como alguien nuevo en la fuerza laboral, usted también puede usar esta arma secreta para sobresalir. Si quiere crear su propio grupo, siga los siguientes pasos:

1) Reclute a los miembros correctos.

Muchos de los grupos de compañeros que han surgido de mis cursos comenzaron cuando los estudiantes establecieron un vínculo mientras trabajaban juntos en un proyecto grupal. Puede ser un buen punto de partida, pero si no tiene ese privilegio, piense en pedir a uno o dos amigos o colegas de confianza que se unan a usted en una reunión inicial. Puede reclutar más miembros desde allí.

Estas son algunas ideas que lo guiarán a la hora de reclutar

Seleccione un número manejable de participantes.

El número ideal de participantes suele estar entre seis y 10, aunque algunos grupos tienen más miembros. Mantener el grupo de este tamaño garantiza que todos tengan la oportunidad de contribuir y, al mismo tiempo, incluir una variedad de puntos de vista.

Busque personas con diversos orígenes.

Es ideal tener un grupo diverso. Esto significa no tener todos los hombres, todas las mujeres, todos los estudiantes de ingeniería o matemáticas, todos los empleados de nivel inicial o sénior, etc. Su objetivo es incluir a personas que aporten una variedad de experiencias laborales en términos de industrias y conocimientos, así como aspectos de la identidad como el género, el origen cultural y la edad. Una de las ventajas de un grupo de pares es que obtiene diferentes perspectivas y aprende de diferentes experiencias, algo que ayuda tener una diversidad de orígenes.

Evite los conflictos.

Evite tener dos miembros que trabajen para empresas competidoras o que puedan tener conflictos de otras maneras. Si bien todo lo que se comparta debe ser confidencial, puede haber ramificaciones si existen conflictos laborales entre el grupo. Esto socavará la franqueza que es esencial para los grupos de pares de alto rendimiento.

Centrarse en la dinámica interpersonal.

Un grupo eficaz requiere confianza, respeto y un umbral mínimo de compatibilidad. La confianza y el respeto no son negociables. Tiene que estar 100% seguro de que los demás miembros actúan teniendo en cuenta sus intereses. También tiene que valorar sus opiniones. Si bien no es necesario que le guste pasar tiempo con otros miembros, no debería disgustarle activamente alguien. Los miembros del grupo deben sentirse neutrales, como mínimo, unos con otros para garantizar una colaboración productiva. Para poner a prueba la dinámica y asegurarse de que todo el mundo tiene un mentalidad de donación, considere empezar con un período de prueba de seis meses.

Compruebe el compromiso.

Basándome en mi experiencia y en la observación de grupos de pares exitosos, le recomiendo reunirse una vez al mes durante unas cuatro horas. Se trata de una pregunta importante y continua y no es un compromiso que todo el mundo pueda o quiera asumir, así que sea sincero con la gente sobre sus expectativas.

2) Establezca las directrices sobre el funcionamiento de su grupo.

Tiene sus miembros, ahora es el momento de ponerse de acuerdo sobre la logística.

¿Cuál es la cadencia?

Decida con qué frecuencia se reunirá, dónde y cuándo se celebrarán las reuniones. Si bien recomiendo reunirse cuatro horas una vez al mes, puede cambiarlo si una estructura diferente funciona mejor para su grupo. Algunos grupos incluso deciden reunirse semanalmente. Por ejemplo, Bill George, autor de Grupos True North, escribió que durante los últimos 36 años su grupo se ha reunido los miércoles por la mañana, de las 7:15 a las 8:30 de la mañana.

¿Cuál es la agenda?

Como en cualquier reunión, necesita un orden del día para centrarse y estructurar. Según mi experiencia, las reuniones suelen empezar con actualizaciones breves sobre la vida útil o el trabajo de cada miembro del grupo. Luego dedicamos tiempo a dos o tres miembros para que profundicen en un tema apremiante al que se enfrentan. Tras escuchar a cada miembro, otros miembros del grupo comparten experiencias relacionadas y dan su opinión. Las inmersiones profundas casi siempre tienen el mayor impacto.

Por ejemplo, así es como mi grupo suele dividir la hora de nuestra reunión de cuatro horas:

• 10 minutos: Bienvenida inicial; recordatorio de confidencialidad; confirme que los dispositivos están apagados y fuera de la vista; los presentadores de la última reunión discuten las medidas que tomaron para solucionar sus problemas.
• 60 minutos: Breves actualizaciones de todos los miembros del grupo desde la última reunión.
• 5 minutos: Póngase de acuerdo sobre quién realizará la primera inmersión profunda (normalmente tres personas la comparten por reunión).
• 45 minutos: Inmersión profunda #1 y debate/comentarios.
• 15 minutos: Tómese un descanso.
• 45 minutos: Inmersión profunda #2 y debate/comentarios.
• 45 minutos: Inmersión profunda #3 y debate/comentarios.
• 15 minutos: En resumen, también utilizamos este tiempo para programar con antelación al menos una inmersión profunda para la próxima reunión.

¿Cuáles son las funciones principales?

Para mantener las cosas por buen camino, debe haber un moderador (responsable de facilitar la reunión y mantener la agenda al día) y un cronometrador (responsable de informar a los miembros cuando el tiempo que se les ha asignado está a punto de terminar). El moderador y el cronometrador pueden tener funciones permanentes o asignarse al principio de cada reunión.

¿Cómo va a iniciar la primera reunión?

La primera reunión sienta las bases del éxito del grupo. También puede resultar más difícil que las reuniones posteriores, ya que la gente a menudo acaba de conocerse. Puede ser útil tener en mente unos cuantos rompehielos para empezar. Un exalumno mío, por ejemplo, hizo que cada miembro de su grupo creara y compartiera un junta de visión, en la que palabras, imágenes y otras imágenes resumieron sus objetivos y aspiraciones. Otros grupos comienzan por hacer que cada miembro presente un ejercicio vital, en el que se utiliza un rotafolio para trazar los altibajos que la persona ha tenido a lo largo de su carrera.

3) Establecer los valores fundamentales del grupo.

A medida que se forme su grupo, asegúrese de establecer los valores que quiere que el grupo defienda. Lo ideal es que estén escritos en un lugar que sea accesible para todos, como un documento de Google, para que la gente pueda consultarlos. Algunos valores básicos que son fundamentales para un debate respetuoso e inclusivo incluyen:

Confidencialidad

La confidencialidad absoluta es necesaria para que su grupo de compañeros sea abierto entre sí, y necesita que las personas sean honestas para ayudarlas a superar sus desafíos de manera realista. Mi propio grupo de compañeros se reúne mensualmente desde hace 13 años. Después de todo este tiempo, seguimos empezando cada reunión reiterando que todo lo que se discuta en nuestro grupo será con total confianza.

Franqueza

Esto va de la mano con la confidencialidad. La franqueza y la vulnerabilidad son necesarias para que los miembros se beneficien de los consejos de sus compañeros. Crear una cultura en la que todos se sientan cómodos compartiendo sus preocupaciones y sentimientos más profundos puede llevar tiempo, pero si tiene éxito, puede ser extraordinariamente poderoso.

Para construir esta cultura, pida voluntarios que se presenten en las dos primeras reuniones. Alguien que levanta la mano tiene más probabilidades de sentirse cómodo abriéndose y marcará la pauta para las siguientes presentaciones.

Empatía

Durante sus reuniones, puede establecer un entorno empático animando a la gente a escuchar a sus compañeros sin interrupciones ni juicios. Cuando los miembros sientan que todo lo que digan se escuchará con cuidado y compasión, se sentirán más seguros al hablar sobre temas difíciles. Al principio de cada reunión, recuerde a la gente que está aquí para escuchar con una mente abierta y su objetivo es entender.

Equilibrio

Equilibrar el tiempo de emisión, o el tiempo que cada persona tiene que compartir, demuestra a todos que se trata de un espacio igual e inclusivo. Es normal que algunos miembros se sientan más cómodos compartiendo sus puntos de vista que otros. Lo importante es garantizar que hay un nivel razonable de participación de todos los miembros y que dos o tres miembros no dominen los debates. Tener una agenda clara puede ayudar.

4) Regístrese para mantener el impulso.

A medida que su grupo siga reuniéndose, es útil hacer una pausa, reflexionar y asegurarse de que todos siguen sintiendo que el tiempo que pasan juntos es productivo.

Evalúe la dinámica del grupo.

Quiere que los miembros de su grupo sientan que su participación es beneficiosa. Dé un paso atrás periódicamente para evaluar qué tan bien va la logística de las reuniones y dónde puede haber áreas de mejora. Algunos grupos lo hacen después de cada reunión. A menudo, se puede utilizar una encuesta anónima para recopilar comentarios para identificar cualquier problema. Úselo como punto de partida para una conversación de comentarios más profunda en la próxima reunión.

Cree oportunidades de crear lazos afectivos.

Es común que los grupos empiecen con fuerza y se queden sin fuerza, incluso si tienen la composición correcta de miembros, se alinean en torno a los valores y se basan en principios operativos sólidos. Para mantener una dinámica positiva y llena de energía, puede ser útil dar a las personas la oportunidad de construir vínculos más profundos. Esto podría incluir rituales presenciales, como celebraciones navideñas o eventos en los que se alcanzan hitos. Además, organizar un retiro anual de dos días durante el cual los miembros tengan la oportunidad de crear lazos afectivos, compartir y profundizar en sus temas puede aumentar la afinidad entre los miembros.

Cree un sistema de rendición de cuentas.

Como forma de mantener el impulso, algunos grupos dan a los miembros la posibilidad de pedir responsabilidades. Al principio o al final de cada reunión, un miembro del grupo puede solicitar que otro participante se ponga en contacto con él periódicamente. Por lo general, esto es útil cuando un miembro se ha comprometido a tomar medidas en relación con un problema y necesita algún estímulo para llevarlo a cabo.

Sustituir a los miembros que se van.

Para los grupos que funcionan durante cualquier período de tiempo, parte de la rotación es inevitable, ya que los miembros se mudan a otras ciudades o sufren cambios en su situación personal. Al considerar la posibilidad de nuevos miembros, los miembros actuales normalmente tienen derecho a vetar a cualquier posible nuevo miembro sin hacer preguntas. Piense también en la forma en que se incorporan nuevos miembros. Conducir otro rompehielos puede ser útil para ponerlos al día.

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Formar un grupo de apoyo entre pares puede ayudar a acelerar su carrera y a generar enormes dividendos continuos. Dicho esto, requiere una importante inversión inicial de tiempo y esfuerzo. Aun así, el esfuerzo vale la pena. Los resultados pueden ser transformadores para su desarrollo personal y profesional.