El desafío de navegar por la legislación laboral de los Estados Unidos en 2025

Con los republicanos en control de Washington, la opinión generalizada es que las empresas pueden esperar un toque más ligero en las normas laborales.

Pero cuando la regulación federal disminuye, las acciones estatales suelen fluir. Por ejemplo, el presidente Trump firmó recientemente una orden ejecutiva busca eliminar las iniciativas de DEI en el gobierno y desalentarlas en los empleadores privados. Sin embargo, estados como California y Illinois ya están en vigor leyes que obligan a los empleadores a recopilar y denunciar datos sobre raza, género y salario al estado. Es probable que estos estados se opongan a los intentos federales de reducir la recopilación de datos raciales y de género y sigan presionando a las empresas para que se centren en la diversidad y la equidad, poniendo a los empleadores directamente en el punto de mira.

No se trata solo de DEI. Dado que el Congreso no quiere o no puede aprobar leyes federales en otras áreas del empleo y es poco probable que las agencias federales emitan reglamentos amplios, los estados tomarán el relevo. El resultado será un panorama legal fragmentado que planteará importantes desafíos para las empresas, ya que se enfrentan a una combinación de políticas diferentes e incluso contradictorias en los estados en los que operan.

Aunque las empresas siempre han tenido que hacer frente a varias leyes estatales, hay una gran diferencia de impacto entre tener dos leyes estatales que cumplir y 25 leyes estatales. El mosaico de leyes estatales se hace exponencialmente más difícil de tratar cuanto más prolifera. Las empresas deberán planificar cuidadosamente para garantizar el cumplimiento, mitigar los riesgos y mantener la confianza de su personal.

Cuatro leyes estatales para las que las empresas deben prepararse

Esperamos las políticas estatales en cuatro áreas resultarán especialmente difíciles para que las empresas naveguen: el uso de acuerdos de no competencia, políticas de vacaciones pagadas, requisitos de transparencia salarial y regulación de la IA. Las empresas han tenido que enfrentarse a un mosaico de leyes en estas áreas durante años, pero esperamos que esta tendencia empeore en ausencia de normas federales y ante la intensa polarización política de los estados.

Las restricciones al uso de los acuerdos de no competencia existen hoy en día en poco más de la mitad de los estados. Sin embargo, hay grandes diferencias en los sectores y los umbrales salariales de los empleados que están sujetos a estas normas. Por ejemplo, en lo que respecta a la no competencia en la atención médica, Luisiana solo las restringe a los médicos de atención primaria; Kentucky solo las restringe al personal temporal de las agencias de servicios de salud; Montana a los profesionales de la salud mental; Oregón a los trabajadores de la salud a domicilio; y Dakota del Sur tiene una larga lista de profesionales específicos excluidos. Desafortunadamente para los empleadores, casi ninguna de estas leyes estatales se superpone, lo que crea un verdadero mosaico que requiere varios enfoques de cumplimiento.

Del mismo modo, las políticas de licencia de los empleados también son muy diferentes en todo el país. Los estados establecen diferentes normas para la licencia familiar y médica remunerada, incluidos el motivo por el que se permite a un empleado tomarse la licencia, el número de semanas pagadas que los empleadores deben ofrecer y si los costes se financian con los impuestos sobre la nómina del empleador o del empleado, o ambos. El número de normas es tan oneroso y los riesgos de incumplimiento son tan grandes que muchas empresas se ven obligadas a contratar a administradores externos solo para cumplir con las normas.

En lo que respecta a las leyes de transparencia salarial, las políticas estatales suelen clasificarse en dos categorías principales: historial salarial, prohibiciones y requisitos para incluir rangos salariales en las ofertas de trabajo. Sin embargo, los requisitos específicos pueden variar mucho de un estado a otro. Por ejemplo, las prohibiciones más estrictas del historial salarial, como en California, prohíben a los empleadores solicitar el historial de compensaciones y utilizar cualquier información que ya tengan sobre la compensación anterior de una persona al tomar decisiones laborales.

Las nuevas normas sobre inteligencia artificial (IA) siguen un camino similar, y los estados intervienen para llenar el vacío dejado por la inacción federal. En la sesión legislativa de 2024, al menos 45 estados, Puerto Rico, las Islas Vírgenes y Washington, D.C., presentaron proyectos de ley de IA que iban desde la prohibición de la discriminación algorítmica hasta informar a los solicitantes del uso de la IA en el proceso de contratación.

Pasos clave para la preparación

Para navegar por este laberinto con éxito, las empresas deben tener en cuenta los tres pasos clave siguientes:

1. Cree un marco de cumplimiento centralizado.

Esto es esencial para mitigar los riesgos legales y garantizar el cumplimiento coherente de los requisitos específicos de cada estado. Sin ella, las organizaciones se enfrentan a la posibilidad de sufrir despidos, ineficiencias y costosas sanciones por incumplimiento.

Para crear ese marco, las empresas deberían crear un equipo de cumplimiento interfuncional que incluya representantes del área legal, de recursos humanos y de operaciones.

Invertir en tecnología para hacer un seguimiento de los cambios a nivel estatal, como los sistemas de acumulación de vacaciones pagadas, también es vital. Además, la dirección de la empresa debe actualizarse periódicamente sobre las tendencias emergentes para alinear la estrategia con la evolución normativa.

Algunas empresas ya van en esta dirección. Un minorista nacional utiliza un software de gestión del cumplimiento para supervisar la aplicación de las leyes de no competencia y actualiza sus prácticas de contratación a medida que evolucionan las leyes. Este enfoque proactivo garantiza que la organización cumpla con las normas y, al mismo tiempo, minimiza las interrupciones operativas.

2. Estandarice las políticas manteniendo la flexibilidad.

Las organizaciones deben lograr un equilibrio entre la estandarización y la flexibilidad a la hora de gestionar las diversas leyes estatales. Las políticas estandarizadas promueven la equidad y la eficiencia en todas las sedes de la empresa, mientras que la flexibilidad permite cumplir con los matices específicos de cada estado. Una estrategia exitosa implica desarrollar un conjunto básico de políticas alineadas con los requisitos más estrictos en todos los estados y, al mismo tiempo, crear apéndices adaptados a las leyes locales.

Este enfoque también fomenta la agilidad y la capacidad de respuesta al permitir a los equipos regionales adaptar las políticas dentro de este marco más amplio. Con este modelo, una empresa de tecnología ha alineado sus políticas de monitorización de la IA del trabajo remoto en todo el país para cumplir con las estrictas leyes de privacidad de datos de California, pero ha creado apéndices específicos para cada estado para cumplir con otros requisitos estatales únicos (como la B de Illinois) Ley de privacidad de la información biométrica para herramientas de reconocimiento facial). Este enfoque garantiza tanto el cumplimiento como la coherencia operativa.

3. Comunicarse activamente con los empleados sobre las diferencias estatales y su impacto.

Una comunicación interna eficaz es una parte esencial, pero a menudo se pasa por alto, de la gestión de las diferencias políticas entre los estados. Una buena comunicación evita confusiones, genera confianza y garantiza que los empleados entiendan cómo se les aplican las políticas y afectan al rendimiento de la empresa.

Las mejores prácticas de comunicación incluyen: capacitar a los gerentes para que expliquen las variaciones de las políticas, el uso de herramientas de fácil acceso, como las actualizaciones de la intranet, para mantener a la gente informada y la organización regular de sesiones de preguntas y respuestas para abordar las dudas o los cambios recientes. Una importante organización sanitaria organiza seminarios web trimestrales para que los gerentes aborden las actualizaciones de las leyes sobre licencias pagadas, lo que fomenta la coherencia de los mensajes en toda la empresa.

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Gestionar las complejas leyes laborales estatales requiere una preparación estratégica. Las empresas deberían empezar con estas medidas para asegurarse de que están preparadas para los desafíos que se avecinan.