Deje de organizar aburridas reuniones virtuales

El aumento de los casos de ómicron en muchas partes del mundo nos ha demostrado que la Covid va a ir y venir durante un tiempo. Más de siete de cada 10 de los empleadores estadounidenses y El 97% de las organizaciones del Reino Unido dicen que tienen la intención de ofrecer un trabajo híbrido en el futuro, y la mayoría espera que los empleados pasen dos días in situ y tres días totalmente a distancia. ¿Qué significa esto para usted y para mí?

¡Más reuniones virtuales!

Actualmente, la gente gasta una media de 10 horas a la semana en reuniones virtuales — y la mayoría de ellos no están muy comprometidos. Sin señales del lenguaje corporal en persona, a muchos les resulta difícil contribuir y temen interrumpir al orador. Esto puede ser aún más difícil para los introvertidos, que suelen preferir las conversaciones en persona donde las pausas son más fáciles de leer y les dan más tiempo para contemplar sus ideas. Cuando los empleados sienten que no necesitan o no pueden contribuir a una conversación, naturalmente pierden la concentración. De hecho, el 90% de los participantes en un encuesta reciente admitió que hacía múltiples tareas durante las reuniones virtuales y el 33% dijo que lo hacía «con mucha frecuencia».

¿Cómo pueden los directivos resolver este problema cuando la mitad de sus equipos están a distancia?

El objetivo de la mayoría de las reuniones es recibir información y hacer algo juntos. Para que esa unión se manifieste, todos los participantes tienen que entender el contenido que se está discutiendo y contribuir. Y lo que es más importante, la participación tiene que ser bidireccional: las declaraciones y las preguntas deben responderse con respuestas igual de reflexivas. Este ir y venir es la clave para una comunicación eficaz, y la comunicación es la clave para organizar una gran reunión híbrida.

Ya sea que sea nuevo en el trabajo gerencial, híbrido o ambos, estos son algunos consejos para que su próxima reunión virtual sea más atractiva.

Repiense la estructura de sus reuniones.

¿Qué es lo primero que hace antes de ver una nueva serie en Netflix? Muchos de nosotros consultaremos la guía de episodios o veremos un tráiler antes de decidir hacer clic en el botón de reproducir. Aprendemos qué esperar sin descubrir toda la trama y nos adentramos en la narración con ganas de saber más. Puede atraer a los asistentes a la reunión mediante una estrategia similar.

Cree y comparta la agenda de su reunión un par de días antes. Estructure como un cronograma que incluya los temas clave que cubrirá y cuándo. Los miembros de su equipo, en la oficina y a distancia, tendrán una visión más clara del terreno y podrán preparar debidamente la contribución y sugerir otros temas de debate. También da a las personas que tal vez no tengan la oportunidad de alzar la voz o que no puedan asistir, la oportunidad de enviarle sus opiniones con antelación.

Otra forma de entusiasmar a los participantes es enviar la agenda de la reunión con antelación mediante un mensaje de vídeo. A través de un vídeo pregrabado y asincrónico, puede transmitir su mensaje y su tono con mayor precisión que en un correo electrónico o un mensaje de Slack. También puede ahorrar tiempo explicando cada punto del orden del día con un poco más de detalle para ayudar a su equipo a asimilar el contenido, prepararse y llegar a la reunión preparado para contribuir. Durante la propia reunión, tendrá más tiempo para centrarse en los temas que requieren una conversación bidireccional.

Canalice al presentador de noticias que lleva dentro.

Piense en los profesores que interactúan con las pizarras blancas, los meteorólogos que interactúan con los mapas y, por supuesto, en los usuarios de Twitch que interactúan con la transmisión del juego. ¿Por qué su contenido y estilo son atractivos? La respuesta es sencilla: el presentador interactúa con su contenido y nada permanece estático en la pantalla durante demasiado tiempo.

En las reuniones virtuales, los gifs y las listas también pueden ayudar mucho. En lugar de indicar claramente un punto de datos durante su presentación, por ejemplo, comparta un gráfico o una imagen y señale la información en la que quiere destacar. La mayoría de las aplicaciones de videollamadas le permiten compartir la pantalla y hacer presentaciones como orador al mismo tiempo. Puede ajustar el diseño para que su imagen esté visible junto a los datos que presenta. Utilizar las imágenes de esta forma hará que su público se sumerja más en la experiencia.

Una encuesta de 2019 reveló que el 85% de los participantes de la videoconferencia participaban más cuando tanto el contenido de la presentación como el orador estaban visibles. Sin embargo, no espere que su público lea y escuche su voz al mismo tiempo. El lenguaje —escrito y hablado— es procesado por una parte de nuestro cerebro llamada bucle fonológico, pero no puede procesar ambas cosas simultáneamente. Cuando presentamos una diapositiva con muchos datos o textos y hablamos (todo a la vez), nuestro público sufre una sobrecarga cognitiva, no retiene tanta información y, por lo tanto, se siente desconectado.

Las herramientas de presentación en vídeo, por suerte, ahora permiten a los participantes de la reunión responder al orador con texto o imágenes en pantalla, lo que facilita evitar las interrupciones verbales, interactuar en tiempo real y animar a los demás participantes a hacer lo mismo.

Haga que las reuniones sean más inclusivas.

Ya sabemos que los beneficios de los entornos de trabajo inclusivos son enormes. Las reuniones híbridas o virtuales son intrínsecamente más inclusivas que las presenciales, ya que permiten la participación de todo tipo de personalidades: las que levantan la mano y hablan y las que prefieren charlar en sus comentarios. Incluso si hay personas en la oficina, pídales que firmen sus reuniones desde sus escritorios para igualar las condiciones para quienes se unen de forma remota.

Si es líder, evite hacer preguntas dirigidas a «la sala», ya que es probable que obtenga opiniones de un grupo selecto de colaboradores extrovertidos o de personas que ya están familiarizadas con el tema. En vez de eso, diríjase a compañeros de equipo específicos al hacer una pregunta y anime a la gente a «pasar el micrófono» a los demás asistentes de la misma manera. Esta práctica puede fomentar las respuestas de las voces menos escuchadas, incluidos los compañeros de equipo de otros departamentos u oficinas remotas que pueden dudar en ofrecer su valiosa opinión. Al final, todos ganarán. Cuantas más perspectivas pueda perfeccionar, más información recopilará.

Adopte las grabaciones de vídeo asincrónicas.

A veces queremos ver la televisión en directo y, otras veces, es increíblemente valioso grabar nuestro contenido bajo demanda. Lo mismo ocurre con las reuniones de equipo.

Si quiere experimentar con un enfoque más radical, deje que su equipo decida si es necesaria una videoconferencia en directo. Quizás el tema del que habla o el problema que intenta resolver puedan abordarse mediante mensajes de vídeo grabados asincrónicos compartidos por correo electrónico o mensajería instantánea. Una estrategia como esta puede resultar especialmente útil para los equipos globales ubicados en varias zonas horarias.

Cuando sus equipos entiendan que solo se programan videoconferencias cuando es absolutamente necesario mantener una conversación en directo, inevitablemente se tomarán ese tiempo más en serio. La gente tendrá más probabilidades y estará dispuesta a participar en las reuniones que requieran su asistencia.

El trabajo en línea pronto será más importante que el trabajo presencial. Podemos esperar que el vídeo siga siendo el centro de la colaboración en la experiencia digital de los empleados. Como gerente, puede aprovechar las tecnologías emergentes utilizándolas para crear formas más eficaces de que su gente colabore y se conecte. Utilice los consejos anteriores para empezar y convertir sus reuniones híbridas en espacios virtuales en los que las personas puedan (y realmente quieran) contribuir.