El trabajo remoto debería ser (en su mayoría) asincrónico

La transformación digital debería ser un medio para lograr un fin, pero a menudo se la confunde con un fin en sí misma. En parte, esta es la razón El 70% de todos los esfuerzos de transformación digital fracasan — porque se hacen únicamente por el hecho de pasar a lo digital sin tener en cuenta plenamente el panorama general.

La pandemia aceleró muchas tendencias, desde el streaming, el comercio electrónico y las plataformas de entrega de alimentos hasta la adopción generalizada del trabajo remoto. Pero en lugar de aprovechar esta oportunidad para mejorar nuestra forma de trabajar, la mayoría de las organizaciones simplemente instalaron sus oficinas en Internet, junto con los malos hábitos que las impregnaban.

Durante la pandemia, la mayoría de las organizaciones no superaron el segundo nivel del fundador de WordPress, Matt Mullenweg cinco niveles de marco de equipos distribuidos. En lugar de reuniones consecutivas, la gente recibía llamadas de Zoom consecutivas. En lugar de interrupciones físicas, tienen más interrupciones a través de Slack o Teams.

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Insight Center Collection

Taking on Digital Transformation

Moving your company forward in the wake of the pandemic.

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A pesar de la eliminación de los tiempos de viaje, la gente acabó trabajar más horas y de manera menos eficiente que antes, lo que se traduce en más cargas de trabajo excesivas y en una menor conciliación entre la vida laboral y personal, dos factores clave del estrés laboral. Hoy, 83% de los trabajadores estadounidenses sufren estrés laboral, y Gallup ha descubierto que un número similar de personas en todo el mundo —85% — no están ocupados en el trabajo.

La pandemia, por supuesto, exacerbó todo esto, ya que este metanálisis publicado en Naturaleza observa tasas más altas de ansiedad y depresión en todo el mundo debido a la COVID-19. Esto es nada menos que trágico si tenemos en cuenta que la mayoría de los adultos pasan alrededor de la mitad de sus horas de vigilia en el trabajo.

Cambiar la forma en que trabajamos a distancia

Se necesita desesperadamente pasar a una mejor forma de trabajar a distancia. Y esto ha provocado que varios gobiernos y líderes empresariales de todo el mundo pidan que se legisle derecho a desconectarse — una propuesta de derecho humano con respecto a la desconexión de las comunicaciones electrónicas relacionadas con el trabajo fuera del horario laboral, algo que Francia introdujo en 2016. Pero decirle a la gente que cierre sesión a las 17.00 horas no entiende el punto por completo, ya que no aborda el motivo de la excesiva carga de trabajo y el aumento del estrés, es decir, la forma en que trabajamos.

Las soluciones curitas bien intencionadas no sirven de mucho si se mantienen en vigor las normas tóxicas que privan a los trabajadores del conocimiento de la autonomía y el control. Podemos ayudar a los trabajadores remotos a gestionar sus cargas de trabajo y mitigar los conflictos entre la vida laboral y personal al pasar de la hipercapacidad de respuesta y la comunicación en tiempo real a una comunicación más asincrónica, del tipo que realmente da a las personas la libertad de decidir cuándo y dónde trabajar.

Sin embargo, como James Clear, autor del bestseller Hábitos atómicos lo pone, «No está a la altura de sus objetivos. Su caída al nivel de sus sistemas».

Las siguientes herramientas pueden ayudar a los líderes a implementar sistemas que influyan en nuestra forma de trabajar para mejor.

Paneles de tareas

La persona promedio envía y recibe alrededor de 121 correos electrónicos comerciales al día, gasta alrededor de El 23% de su tiempo en correos electrónicos innecesarios, y envía alrededor de 200 mensajes instantáneos a la semana a través de plataformas como Slack. Esta dependencia del correo electrónico y la mensajería instantánea deja a las personas en un ciclo de hipercapacidad de respuesta, al revisar el correo electrónico una vez cada 6 minutos como resultado, y probablemente permanezca conectado a Slack todo el día.

Los paneles de tareas, que proporcionan una fuente de información única y transparente sobre el estado de las tareas del proyecto, nos dan una visión clara de en qué están trabajando nuestros compañeros, cuándo y cuánto se ha avanzado.

Ya sea un panel de tareas de Trello, Asana, Monday o Basecamp, los paneles permiten a los usuarios dejar comentarios y hacer preguntas de forma que fomentan las respuestas asincrónicas en lugar de recurrir en tiempo real al correo electrónico y la mensajería instantánea.

Esta transparencia ejerce una presión a la baja sobre las oportunidades de comunicación asociadas a los informes y las actualizaciones de estado, y ayuda a las personas a priorizar su trabajo de una manera que se alinee con los objetivos a largo plazo. Esto ayuda a evitar que sean víctimas de prestar siempre atención a la tarea arbitrariamente urgente en lugar de a la importante.

Horario de oficina y herramientas de programación

Ley de Bartleby postula que las reuniones desperdician el 80% del tiempo para el 80% de las personas que asisten. EN 2017 estudio dirigido por Escuela de Negocios de Harvard la profesora Leslie Perlow da crédito a esta idea, con71% de los altos ejecutivos que dicen que las reuniones son improductivas e ineficientes. Dado esto, y dado que la persona promedio gasta entre El 35 y el 50% de su tiempo en reuniones y sufre de Fatiga por el zoom, poner fin a la locura de las reuniones nos ofrece un camino claro para liberar el tiempo de la gente.

Para ello, tenemos que acabar con la reserva indiscriminada de tiempo en las agendas de nuestros compañeros sin tener en cuenta sus prioridades y compromisos. El horario de oficina es un concepto que puede ayudar a ello, popularizado por Cal Newport, autor de Trabajo profundo. Básicamente, se refiere a un período de tiempo que las personas dedican a las reuniones a diario o semanalmente. Lo ideal es que las franjas horarias estén limitadas a no más de 30 minutos, independientemente de las circunstancias urgentes o extraordinarias, y alineado con los patrones de trabajo preferidos de las personas. Por ejemplo, lo mejor es que los que madrugan reserven sus mañanas para trabajar profundamente, mientras que los noctámbulos hacen lo mismo con las tardes. Herramientas como Calendly, x.ai y otras pueden facilitar la reserva de franjas horarias sin sacrificar las prioridades de otras personas y pueden ayudar a mejorar la eficacia de las reuniones.

Documentos compartidos

Los documentos compartidos permiten a las personas trabajar en el mismo documento de forma asíncrona sin soportar la carga del control de versiones. Algunos ejemplos sencillos de ello son Google Docs y se extienden a Dropbox Paper y la herramienta de diseño de la interfaz de usuario, Invision, que permiten la anotación en los documentos y el etiquetado de los miembros del equipo.

Las plataformas de colaboración visual, como Miro y Mural, admiten pizarras blancas asíncronas y en tiempo real para la lluvia de ideas y el trabajo de estrategia. El uso de documentos compartidos durante las llamadas de Zoom en tiempo real también garantiza que los mensajes importantes no se pierdan en la traducción, lo que reduce la probabilidad y el coste de volver a trabajar en el futuro.

Plugins de mensajería instantánea

Los complementos pueden ayudar a ralentizar de forma eficaz aplicaciones como Slack, lo que nos permite evitar el ciclo de ver y compartir toneladas de gifs de gatos y memes de la cultura pop cada día, lo que nos lleva a un uso más asincrónico de las plataformas de mensajería instantánea. Podemos evitar la sobrecarga de información con el complemento de lectura obligada, que solo muestra los mensajes en los que sus colegas lo han etiquetado. La respuesta automática de TryRoots permite a otros usuarios de Slack saber que no está en ese momento y cuándo volverá a conectarse y ofrece una vía de recurso si es necesario. Los complementos como Team Standup alivian la presión de las tareas rutinarias, como las reuniones diarias, y hacen que las personas respondan a las preguntas relacionadas con su carga de trabajo del día mediante un bot automatizado, cuando les convenga.

Correo electrónico

Los complementos como BlockSite, Freedom o Inbox Pause pueden bloquear la afluencia constante de correo electrónico durante períodos del día. Los complementos de Gmail, como Quick Compose, solo abren la ventana de redacción de correo electrónico cuando necesitamos escribir un correo electrónico y nos ayudan a evitar perseguir conejos peludos por madrigueras de conejos.

P2

A medida que la distancia pase a ser algo habitual en las organizaciones de todo el mundo, es probable que surja una nueva ola de herramientas. Una de esas herramientas proviene del equipo de Automattic. Anuncian P2 como plataforma para que los equipos compartan, debatan y colaboren abiertamente, sin interrupción. » Las conversaciones en las P2 se llevan a cabo en línea, se actualizan en tiempo real y ofrecen espacio para respuestas en cadena», afirma Mullenweg, fundador de Automattic. La P2 se utiliza para apoyar la colaboración en proyectos y la incorporación de nuevas contrataciones remotas.

Sin embargo, por encima de todo, las herramientas digitales solo son tan eficaces como la eficacia con la que las utilice, y la alineación entre los directivos y los empleados es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital.

Los líderes deben dar el ejemplo y comunicar que está bien no responder a las cosas en tiempo real, que está bien rechazar las convocatorias de reunión, que está bien desactivar las notificaciones y que está bien no estar en línea todo el día. Hacerlo no solo dará a las personas una oportunidad de luchar contra el estado crónico del estrés laboral y el compromiso en todo el mundo, sino que también les ayudará a ganar la batalla por el talento, algo que solo puede ser bueno para el resultado final.