Reimaginando la oficina urbana

Prapass Pulsub/Getty Images

La pandemia de la COVID-19 ha desafiado abruptamente una década de decisiones corporativas de diseño inmobiliario y de lugares de trabajo al poner en tela de juicio el propósito de las grandes oficinas centralizadas. Dado que muchas organizaciones mantienen políticas de trabajo desde casa en un futuro próximo, sostenemos que ahora es el momento óptimo para planificar una estrategia laboral después de la pandemia, revisando la sabiduría convencional detrás de la oficina centralizada. Creemos que un modelo más distribuido en las ciudades y regiones geográficas apoyaría mejor el desempeño de los empleados y la resiliencia organizacional y, al mismo tiempo, contribuiría a mejorar el paisaje urbano y las comunidades locales.

Durante los últimos años, hemos analizado específicamente cómo los entornos de oficina ayudan a las personas a prosperar en el trabajo. Prosperar se define como la experiencia conjunta de vitalidad y aprendizaje, y es vinculado para mejorar el rendimiento laboral, la creatividad, el bienestar y más interacciones positivas entre los colegas. También se ve afectado por el diseño de oficinas. Los espacios de reunión bien diseñados pueden contribuir a una cultura de aprendizaje e intercambio de conocimientos, mientras que las comodidades, el acceso a la luz natural y otros elementos estéticos promueven la sensación de vitalidad.

Por supuesto, prosperar también depende de la situación, y los últimos meses, independientemente de dónde se haya estado trabajando, han introducido factores de estrés que, sin duda hizo que fuera más difícil para la gente dar lo mejor de sí. En lugar de prosperar en entornos laborales optimizados para el rendimiento laboral, muchas personas ahora hacen malabares con el trabajo, el cuidado de los miembros de la familia y, algunos, la educación en casa desde el mismo espacio doméstico.

Pero a pesar de los desafíos asociados con nuestra «nueva normalidad», las personas, las organizaciones y las comunidades también han disfrutado de beneficios que será difícil evitar. El aire en las principales ciudades está más limpio. La gente no tiene que perder tiempo yendo al trabajo. Las organizaciones están dando a los trabajadores el flexibilidad que buscan desde hace mucho tiempo. Somos optimistas en cuanto a que se pueden obtener aún más beneficios a largo plazo si se adoptan nuevos principios de planificación y diseño.  

¿Va a desaparecer la «oficina»?

La oficina no va a desaparecer, pero va a necesitar un enfoque nuevo y fresco. La gente seguirá necesitando lugares donde puedan reunirse, conectarse, construir relaciones y desarrollar sus carreras. El tamaño, la escala y la apertura de la oficina moderna pueden ir en detrimento de la calidad de esas relaciones.

Hace más de 40 años, en sus estudios sobre la naturaleza de la vida pública en las ciudades y los espacios, el sociólogo Richard Sennett encontró eso las personas en el entorno laboral necesitan la libertad de distanciarse para mantener la calidad de sus relaciones sociales. Pero por mucho que necesitemos lugares privados a los que ir cuando buscamos la separación, también necesitamos lugares públicos que nos unan. Otras investigaciones sostiene que solo podemos mantener de 100 a 200 relaciones estables antes de que su calidad comience a disminuir. En conjunto, estas conclusiones sugieren que, si queremos mantener nuestras relaciones laborales y dar lo mejor de nosotros, tenemos que revisar la escala y la estructura de nuestras oficinas para equilibrar mejor los niveles de conectividad y distancia entre nosotros y nuestros colegas.

Más allá de la construcción de relaciones, las oficinas son importantes por muchas otras razones. Tanto las personas como las organizaciones utilizan el entorno laboral como medio de expresar sus valores y aspiraciones. El diseño de los lugares físicos nos ayuda expresar nuestra identidad profesional. Si bien el trabajo virtual omnipresente funciona, por ahora, muchos de nosotros seguimos funcionando a partir de culturas, normas, relaciones y prácticas que existían antes de la pandemia. Si queremos cambiar o adaptar alguno de esos factores en el futuro, será difícil sin algún grado de presencia física. Como nos dijo un CEO corporativo en un taller reciente: «No se puede cambiar una cultura con Zoom».

¿Cómo podemos diseñar una tipología de oficinas mejor?

Como investigadores y diseñadores, realizamos un estudio de diseño para imaginar cómo sería una organización empresarial típica si una sede convencional se redistribuyera en una serie de nodos conectados en red en una ciudad o región geográfica a diferentes escalas. ¿Qué implicaría este nuevo modelo? ¿Cómo podría mejorar la vida en la ciudad? ¿Y cómo ayudarían esos cambios a las organizaciones?

Sostenemos que distribuir a los trabajadores por la ciudad o la región en espacios de trabajo más pequeños y darles la oportunidad de colaborar más con colegas que viven cerca podría generar varios beneficios.

Desde la perspectiva de la resiliencia, este modelo ofrece más opciones desde las que las personas pueden trabajar en caso de interrupciones como un desastre natural, un corte de energía, una infraestructura comprometida o una interrupción importante del tráfico. Desde el punto de vista del desarrollo empresarial, puede acercar a las organizaciones a sus clientes o clientes, incluso ofreciendo opciones de ubicación conjunta con ellos. También puede acercar a las empresas a los solicitantes de empleo u otros grupos de talentos.

Algunas grandes empresas de servicios financieros con sede en el distrito financiero de Nueva York, por ejemplo, han abierto recientemente espacios para el software y otras operaciones relacionadas con la tecnología más cerca de la comunidad de empresas emergentes de la ciudad como forma de conectarse con ella. Esta era la estrategia detrás Capital One Labs Espacio neoyorquino, que se encuentra lejos de Wall Street, en el corazón del distrito de Flatiron. El espacio les ha ayudado fomentar las conexiones con la comunidad tecnológica cercana y atraer talento.

Además, un cambio organizativo generalizado de oficinas que ocupan plantas grandes en un solo edificio a una serie de nodos distribuidos en varios lugares se traduciría en más edificios de oficinas de uso mixto que sirvan a un sector más diverso de trabajadores. Sostenemos que esta nueva tipología facilitaría más conexiones de alta calidad, esencial para fortalecer los equipos existentes y crear nuevas relaciones dentro y entre las organizaciones.

¿Qué aspecto tendrían estas oficinas?

Uno de los cambios más importantes que ha afectado al sector inmobiliario corporativo en la última década ha sido la aparición y el crecimiento de los espacios de coworking, que ofrecen espacios de oficinas compartidos más pequeños y flexibles con arrendamientos a corto plazo a personas y organizaciones. El número total de espacios de coworking está aumentando, pero sigue representando solo una pequeña fracción de los espacios de trabajo corporativos. (Hay alrededor de 22 000 espacios de coworking en todo el mundo, atendiendo a unos dos millones de trabajadores.) Sostenemos que las opciones tipo coworking son un modelo ejemplar de lo que podría ser una red de espacios de trabajo más distribuida.

Uno de los desafíos de la oficina centralizada tradicional es que la comunicación interpersonal entre pisos y edificios es poco frecuente. Tendemos a comunicarse la mayoría con los que están a menos de seis pies de nosotros. Subdividir los edificios de oficinas urbanas en unidades de trabajo más pequeñas para varios negocios, con servicios compartidos, ayudaría a resolver este problema. Más espacios orientados al público harían que la oficina fuera más acogedora, ya que permitirían a las personas interactuar y construir relaciones en las unidades, o retirarse a áreas de trabajo privadas a su antojo.

Además, mezclar oficinas de negocios con servicios como espacios para eventos, restaurantes y gimnasios dentro de los edificios comerciales permitiría a estos sectores complementarse en lugar de competir entre sí. Por ejemplo, los bares podrían colocarse en la azotea para aprovechar las vistas del edificio, mientras que los espacios de fitness podrían estar en un entresuelo o en el nivel medio para aprovechar las áreas más grandes. Esta idea de distribuir cuidadosamente los espacios y los servicios en una porción de los bienes inmuebles se basa en una estrategia que ha utilizado industria hotelera durante la última década. Los hoteles combinan servicios de destino, como espacios de coworking, con tiendas, cafeterías y restaurantes temáticos para atraer tanto a visitantes como a lugareños. Esto, a su vez, aumenta el atractivo de ciertos barrios para las empresas que ofrecen servicios complementarios.

Estas estrategias de reutilización adaptativa pueden cambiar el carácter de los barrios urbanos, como ha sido el caso en lugares como Centro de Los Ángeles, el Lejano Oeste de Manhattan y Centro de Detroit. En cada una de estas áreas, las vacantes comerciales han disminuido y el número de unidades de vivienda ha aumentado. Imaginamos un futuro urbano en el que estos cambios ofrezcan servicios, viviendas y puestos de trabajo para personas de todo el espectro de ingresos, de modo que las ciudades, en última instancia, hagan más para apoyar a las personas de manera equitativa.

Ver más gráficos de HBR en Datos e imágenes

Los cambios que recomendamos para las torres de oficinas urbanas han empezado a aparecer en algunos sitios suburbanos. Cuando se combina con estrategias de rezonificación, los sitios suburbanos ofrecen varias opciones posibles de reutilización adaptativa. Si bien los edificios de oficinas urbanos complementan la vida callejera por debajo de ellos, los edificios de oficinas suburbanos se pueden reutilizar para crear un destino. Esta estrategia alentaría a la gente a utilizar más edificios individuales para varios propósitos y reduciría la necesidad de que conduzcan entre varios sitios.

El Bell Works sitio en Holmdel, Nueva Jersey (figura 2), ofrece una plantilla interesante para este modelo. Antiguamente un sitio de dos millones de pies cuadrados que albergaba los laboratorios Bell de AT&T en un lugar suburbano relativamente aislado, el sitio ha sido remodelado como un centro de uso mixto con lugares de trabajo subdivididos, coworking, tiendas, restaurantes y otros elementos orientados a la comunidad. Lo que antes era un edificio para una sola organización ahora alberga a más de 100 empresas diferentes en suites individuales.

El sitio cultiva las interdependencias entre los grupos de usuarios: empleados de oficina que pueden comer en el lugar y compradores que pueden asistir a los eventos in situ. El espacio ahora está activado de una manera más equilibrada, más allá del horario laboral principal de 9 a 5. Hasta el punto, aproximadamente el 25% de las personas que utilizan Bell Works a diario no trabajan en el edificio. El sitio desarrollador está abriendo un segundo lugar en los suburbios de Chicago, que también incorpora una comunidad residencial a la combinación espacial.

Bell Works, Holmdel, Nueva Jersey, Foto cortesía de Bell Works

¿Qué tecnologías necesitarán estos espacios?

Incluso con grupos de personas trabajando juntas en una red de ubicaciones, la necesidad de colaborar de forma virtual se mantendrá. La oficina tradicional y centralizada consta de salas de reuniones de varios tamaños y capacidades. En este modelo, alguien que llama prácticamente está en desventaja en comparación con sus compañeros reunidos en la misma habitación. El trabajador remoto se presenta como una voz en el teléfono o una ventana en la pantalla.

Sin embargo, la pandemia ha neutralizado ahora las reuniones virtuales. Todos aparecen por igual como una ventana en la pantalla. En el futuro, imaginamos organizar las reuniones de una manera similar, utilizando tecnología inmersiva para conectar los grupos de participantes ubicados en el mismo lugar de forma más fluida y equitativa con los grupos de sus colegas que comparten ubicación. Una característica clave de la oficina descentralizada podría ser una sala de conferencias o un centro de transmisión híbridos con tecnología de realidad virtual y realidad aumentada. (Figura 3).

Reuniones virtuales complementadas con realidad virtual/aumentada y tecnología de transmisión avanzada, ilustración de HLW

¿Dónde estarían ubicados estos espacios?

Hoy en día, las personas tienen más opciones disponibles en torno al lugar y el momento en que hacen su trabajo. Entre la proliferación de espacios de coworking y otros espacios de cara al público equipados con wifi (cafeterías, bibliotecas, vestíbulos, etc.), hemos sido testigos de obras empaquetadas y vendidas como servicio al consumidor. Una de las ventajas de las experiencias laborales consumistas es que pueden seguir su base de usuarios. Con eso en mente, imaginamos un futuro en el que los espacios de trabajo a menor escala y basados en los barrios puedan apoyar a las organizaciones cuyos trabajadores podrían vivir muy cerca unos de otros.

En grandes áreas metropolitanas como Nueva York, Washington y Boston donde los tiempos de viaje son largos pero cuando la copresencia con los colegas siga siendo importante, las oficinas satélite o grupos de trabajo dentro de los espacios de coworking compartidos podrían incorporarse en los escaparates de las tiendas u otros edificios a escala peatonal. El concepto de «el lugar de trabajo como servicio al consumidor» contribuiría a la posible combinación de inquilinos de edificios pequeños y servicios auxiliares, como comida y venta minorista.

Para las organizaciones que quieren considerar esto como parte de su estrategia inmobiliaria, imaginamos que el lugar de trabajo orientado al vecindario funcione como un híbrido cultural entre la oficina tradicional y el trabajo desde casa. Trabajar más cerca de casa en la comunidad reforzaría la presencia de una organización en un vecindario a través de la aglomeración de trabajadores en un grupo local y ayudaría a cultivar un sentido de sociabilidad entre esos trabajadores.

Creemos que una ventaja importante de esta estrategia es su capacidad para reforzar los objetivos de la organización en torno a la salud y el bienestar al reducir los tiempos de viaje y fomentar a la gente a caminar o ir en bicicleta al trabajo. Además, ofrecería a los trabajadores más flexibilidad y permitiría a los equipos hiperlocales elegir un lugar según sus preferencias compartidas.

Por último, los equipos ubicados cerca de sus áreas de residencia heredan la ventaja de crear minicústeres multifuncionales que, de otro modo, no se unirían si la gente trabajara en una oficina centralizada con áreas de trabajo de una sola función. Abrir la puerta a los trabajadores para crear este tipo de conexiones interpersonales cultivaría la colaboración a nivel geográfico local.

Cada uno de estos beneficios sociales y espaciales aumenta las probabilidades de que los equipos prosperen.

Concepto para una oficina en una tienda de barrio, ilustración de HLW

A nivel comunitario, la distribución de las organizaciones en varios lugares puede dar nueva vida a los espacios obsoletos tanto en las ciudades como en los suburbios. Uno de los efectos de la pandemia es el cierre de minoristas y pequeños negocios en las comunidades. Si no se marca, el aumento de las vacantes en tiendas minoristas y otros escaparates dejará un vacío en los barrios. Convertir escaparates, espacios comerciales desaparecidos (figura 4) u otros edificios grandes en espacios de trabajo de oficinas puede ayudar a revitalizar los distritos comerciales en dificultades y a garantizar su vitalidad. Esta solución puede darse a escala peatonal en los barrios en los que se puede caminar y también puede funcionar en las ciudades centradas en los automóviles, al reorientar los edificios para permitir una mayor accesibilidad a pie.

Un ejemplo de este tipo de transformación es la reutilizar de una tienda departamental desaparecida en una concurrida franja comercial de Los Ángeles a un lugar de trabajo de uso mixto con servicios orientados al público a pie de calle (figura 5).

Grandes almacenes reutilizados, 10730 Pico Blvd., Los Ángeles, California, Imagen cortesía de HLW., renderizado producido por Kilograph

¿Qué hay de trabajar desde casa?

Una cosa que la pandemia ha demostrado es la viabilidad del trabajo a domicilio para una amplia gama de industrias y puestos laborales. Para algunas personas u organizaciones, trabajar desde casa es una opción de último recurso, algo mucho menos que deseable dada la naturaleza de las circunstancias personales o profesionales. Para otros, esta experiencia ha aumentado la productividad, ha ahorrado tiempo, ha reducido los costes y ha minimizado el consumo de recursos.

De hecho, muchos profesionales individuales reconocen los beneficios a largo plazo del trabajo desde casa. Nuestro estudio reciente sobre una sede corporativa de 700 personas reveló que al 82% de los empleados les gustaría conservar la opción de trabajar desde casa cuando las cosas volvieran a la normalidad. Los líderes de la empresa también reconocen los posibles beneficios y muchos están de acuerdo en que es probable que cierto grado de trabajo a distancia siga siendo una parte a largo plazo de sus estrategias laborales.

Imaginamos un futuro en el que el trabajo desde casa siga siendo una opción permanente para muchas organizaciones y las personas que trabajan en ellas, pero que se integre en una red de espacios organizativos. Algunas organizaciones ya están proporcionando a los empleados estipendios para crear un espacio de oficina en casa y, al mismo tiempo, reconocer que esa inversión puede ser compensado por la reducción de los costes inmobiliarios comerciales a largo plazo.

La interrupción de las rutinas de la vida de oficina ha brindado una oportunidad de aprendizaje para reimaginar la escala y el diseño del lugar de trabajo. Todos reconocemos el deseo de volver a la normalidad. La experiencia de trabajar desde casa ha equipado a una mayor parte de la fuerza laboral con las herramientas necesarias para prosperar en un panorama posterior a la pandemia, lo que podría aportar un cambio positivo a nuestras ciudades, comunidades y vida profesional.