Consejos de productividad para personas que odian los consejos de productividad

«Los enfoques tradicionales para mantener la concentración no me funcionan». «Sé lo que debo hacer para ser más productivo, pero simplemente no lo hago». Escucho frases como estas repetidamente de clientes de entrenadores. Muchos han leído artículos y libros, e incluso se han formado en métodos de productividad, pero aun así encuentran que mantenerse concentrado es una batalla cuesta arriba. ¿Por qué las personas que saben mucho sobre lo que ayuda a las personas a centrarse todavía tienen dificultades para centrarse? A través de mi trabajo, he identificado varias razones y estrategias que pueden ayudarlo a tomar el control.

Suponiendo que las estrategias de productividad preferidas de los demás funcionen para usted puede generar frustración y una sensación de derrota. Un amigo o un autor pueden defender su propio enfoque con tanto entusiasmo que parece infalible si se aplica correctamente. Pero si considera que el enfoque no es auténtico o restrictivo, puede que no sea adecuado para usted. Intentar que funcione puede llevarlo a una rutina en la que repita conductas poco útiles mientras se da una paliza por su falta de concentración.

Por ejemplo, un subgrupo de mis clientes de coaching tiene aversión a estructurar su uso del tiempo con herramientas ampliamente recomendadas, como hojas de cálculo, planificadores, calendarios, si, entonces, manda, y temporizadores. Suelen ser los mismos clientes que están muy en sintonía con la calidad de su experiencia laboral, que encuentran alegría en flujo y buscan crear más, y para quienes la introducción de palancas de productividad industrial resulta sofocante. Si esto lo describe, se beneficiará si presta atención a lo que sucede dentro de usted mientras trabaja y utiliza lo que observe como base para sus estrategias.

Si se siente derrotado, hay dos cosas que le ayudarán a seguir adelante y a sentir que tiene más control. La primera es aceptar el lugar en el que se encuentra y tener compasión por sí mismo. Cuando admite: «Estoy atrapado. Esto es horrible», y deje que esa admisión quede en su conciencia sin luchar contra ella ni usarla para reprenderse, pierde su poder de descarrilarlo. Trátese con compasión reconociendo sus puntos fuertes, recordando los desafíos que ha superado en el pasado y afirmando su capacidad para resolver problemas.

Serie Usted y su equipo

Mantenerse concentrado

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Entonces, siga adelante con experimentando y reflexionando . Animo a mis clientes a que comprueben cómo funciona su proceso de trabajo en diferentes momentos del día y a que hagan ajustes para mejorar la calidad de su experiencia laboral. Ser flexible ayuda. Si un enfoque no funciona, pruebe con otro en lugar de seguir golpeando infructuosamente. ¿Está frustrado sentado en su escritorio? Lleve su trabajo fuera o a una cafetería durante un par de horas. ¿La pantalla del ordenador le hace perder los ojos? Cambie a trabajar sobre papel o a utilizar el reconocimiento de voz. Quizás esté decidido a terminar algo antes de comer. Pero si la frustración aumenta, alejarse, dar un paseo y conseguir algo de comer puede ser exactamente lo que necesita para completar la tarea rápida y sin problemas después de comer.

Aprovechar la conexión entre la mente y el cuerpo es clave para saber cuándo hacer un cambio. Por ejemplo, he aprendido que tengo que levantarme de la silla para estirarme varias veces al día. La rigidez en los hombros o el entumecimiento en las nalgas provocan la necesidad de moverme. Si siento que me encorvo o se me pone la mandíbula apretada, caminaré hasta la ventana o saldré y respiraré unos minutos. También hago ejercicio casi todos los días, normalmente hacia el final de la jornada laboral o antes de algo que no requiere mucha atención, ya que me parece que se difunde en lugar de agudizar mi concentración. Su cuerpo puede proporcionarle señales importantes para gestionar su concentración de forma óptima.

A algunas personas les gusta hacer un seguimiento de lo que planean lograr para cuándo. Por otro lado, centrarse en el proceso de trabajo más que en el resultado es un cambio de perspectiva poderosamente facilitador para muchos. Por ejemplo, mi cliente Nora aprendió que si establece su objetivo principal del día como «terminar el proyecto», se siente cada vez más estresada a medida que pasa el tiempo si el proyecto no avanza tan rápido como esperaba y, en última instancia, se desmoraliza al final del día si el proyecto sigue incompleto. Le sirve mucho mejor la intención de «trabajar en el proyecto» o «avanzar en el proyecto», sobre todo cuando identifica tareas discretas y pequeños hitos que pueden servir de indicadores de progreso.

Mantenerse concentrado no tiene por qué ser difícil. Si bien puede que no sea fácil, gestionar su concentración puede y debe ser autoafirmante y satisfactorio. Haciendo progreso en una obra que es significativo es una de las experiencias más energizantes y satisfactorias que alguien puede tener. Por lo tanto, tiene sentido diseñar su flujo de trabajo para facilitar y progresar. Profesor de la Universidad de Minnesota Theresa Glomb recomienda organizar su trabajo para «empezar cuesta abajo». Como aparcar el coche en una pendiente que mire cuesta abajo, ¿qué puede hacer para establecer condiciones de forma que solo necesite levantar el pie del freno para moverse? ¿Limpiar su escritorio antes de empezar una nueva tarea? ¿Apuntar sus dos principales prioridades para el día siguiente antes de partir por la noche? Tal vez sea una persona con un panorama general que se queda empantanado en los detalles. Para que su gran idea se haga realidad, debe eliminar una tarea manejable de su visión y realizarla. Pregúntese: «¿Cuál es el pequeño paso que podría dar?» Por ejemplo, si se me ocurre una idea para un artículo que me gustaría escribir, sé que la inspiración se disipará si no la convierto en acción. Puedo hacer un esbozo en unos minutos (progreso tangible). Si tengo tiempo, lo desarrollaré hasta convertirlo en un esquema más extenso (más progreso). Esbozar es mucho más rápido y fácil que escribir un borrador completo, pero es un paso adelante concreto que se siente bien y facilita la siguiente fase de escritura. Esperar a que se inspire para crear algo grande desde cero no funciona; de hecho, frena de golpe la productividad. Lo que sí funciona es encontrar formas de dar pequeños pasos y disfrutar de la consiguiente sensación de progreso.

Si la estrategia de productividad de otra persona le parece artificial, probablemente no lo motive. Por ejemplo, algunas personas pueden aumentar su productividad fijándose una serie de plazos. Para otros, una fecha límite solo promueve la concentración cuando es real, relevante desde el punto de vista interpersonal y tiene graves consecuencias, no cuando la inventan ellos mismos o alguien más por motivos aparentemente arbitrarios. Una verdadera fecha límite para mí es, por ejemplo, saber que habrá un público esperando oírme hablar en un momento determinado. Con ese tipo de fecha límite, estaré preparado y daré una charla excelente. Por el contrario, que me diga a mí mismo o a otra persona que tengo la intención de hacerme las diapositivas con dos semanas de antelación no me ayudará a concentrarme.

Las estrategias de productividad también pierden su potencial de motivación cuando no parecen significativas. Intente reformular algo que tiene que hacer en términos de sus valores fundamentales para centrarse de forma más fuerte y sostenida. Digamos que necesito programar entrevistas con los empleados de una empresa cliente. Gestionar los correos electrónicos y el proceso de programación resulta tedioso si tengo en cuenta estas tareas, detalles administrativos absurdos. Pero cuando pienso en ellas como abrir conversaciones que contienen las claves para ayudar a las personas a crecer y prosperar, se vuelven atractivas.

Muchas personas son víctimas de distracciones, tanto internas como externas, en su intento de concentración. Una herramienta útil para evitar la distracción es investigar los costes de ceder ante ella. Entregarse a la distracción, aunque sea relajante temporalmente, generará más tarde sentimientos de arrepentimiento e incluso de incompetencia. Por otro lado, progresar aumenta la maravillosa sensación de dominio que se autoafirma. Ante la tentación de caer en la distracción, hágase la siguiente pregunta: «¿A qué está diciendo que no ahora mismo?» Si hace un balance del hecho de que caer por una madriguera de Internet significa soltar las riendas y dejar tiempo para las cosas que realmente quiere hacer, es muy posible que encuentre la fuerza para concentrarse.

Por último, acepte que el enfoque es dinámico, un trabajo en progreso. No hay una sola herramienta que le ayude a desarrollar un enfoque similar al láser que nunca se desvíe. La mejor respuesta a unas horas dedicadas a la distracción no es la autorecriminación, sino la autocompasión combinada con la curiosidad. Independientemente de si su concentración ha sido la ideal o no, tómese unos momentos al final de cada día para anotar lo que ha logrado y prepararse para empezar sin problemas los objetivos de progreso del día siguiente.