Preparándose para anunciar los despidos en una reunión virtual

Además de reuniones, entrevistas de trabajo e incluso eventos sociales, despidos han entrado en la era virtual. Al fin y al cabo, era inevitable. En un estudio reciente de McKinsey, 35 por ciento de los encuestados informaron que podían trabajar de forma remota a tiempo completo. La lógica deduce que cuando alguien trabaja de forma remota, también lo pueden despedir de forma remota.

Pero esto no da a los directivos y líderes de la empresa la oportunidad de gestionar el asunto sin sensibilidad y compasión. De hecho, significa lo contrario. A pesar de que la mayoría de nosotros estamos familiarizados con plataformas como Zoom y Webex, expresar emociones y tranquilidad en ellas no es fácil para muchos de nosotros. Esto es problemático, ya que hay mucho en juego cuando se despide a los empleados.

Si su equipo se prepara para anunciar despidos de forma virtual, la preparación calculada de su equipo ejecutivo es fundamental. Esta no es solo otra reunión de Zoom, es un anuncio que afecta a los medios de vida de las personas y al futuro de su organización. Los ejecutivos no solo se arriesgan a perder la confianza del resto de los empleados y otras partes interesadas, sino que también podrían titulares por los despiadados «despidos de Zoom» y enfrentarse a una reacción violenta en las redes sociales.

Sin embargo, con la preparación adecuada, un ejecutivo puede abordar los despidos en línea de forma eficaz y compasiva. Así es como su equipo debe preparar y entregar los anuncios virtuales.

Bloquee la hora de ensayo.

La preparación para el despido no debe apresurarse. Hojear un guion escrito por un equipo de comunicación no es suficiente preparación. Sin embargo, con demasiada frecuencia, esto es lo que veo que hacen los ejecutivos. En cambio, recuerde el mantra de la escuela primaria: la práctica hace al maestro.

Cuando la fecha del anuncio esté en el calendario, reserve la hora de ensayo, idealmente unos días antes del anuncio. Utilice este tiempo para asegurarse de que el mensaje está escrito y aprobado por el departamento legal varios días antes del anuncio, y de que tiene tiempo suficiente para revisar el guion, hacer cualquier cambio y leerlo varias veces.

Puede que piense que no necesita tanto tiempo para prepararse, pero sí que lo necesita. Debe sentirse cómodo con el material para que se muestre seguro, tranquilo y confiable. También necesita tiempo para dividir la charla en viñetas y saber exactamente qué transmitir en cada punto.

Si va a leer un guion o a utilizar un teleprompter, necesitará varios ensayos antes de que el público confíe en su interpretación como auténtica. Como alternativa, puede fijar notas adhesivas en el monitor del ordenador o colocar un segundo monitor detrás de la cámara con viñetas para mantener el punto.

Los ejercicios de visualización son clave.

Es difícil entregar un mensaje en Internet, donde no hay un público físico con el que establecer una conexión emocional. Para crear esa conexión emocional en Zoom, tendrá que visualizar a la audiencia. Para ello, piense en lo siguiente:

• ¿Desde dónde lo ve el público? ¿En casa? ¿La oficina?
• ¿Quién está con ellos? ¿Sus familias? ¿Colegas?
• ¿Qué sentirán al enterarse de las noticias?
• ¿Cuáles son sus preocupaciones inmediatas?
• ¿Qué me van a pedir que pueda abordar ahora mismo?
• ¿Qué miedo puedo aliviar?

Podría ir un paso más allá y crear «avatares» que representen a los empleados clave, como un padre de tres hijos de 45 años o una mujer de 63 años a punto de jubilarse. Puede fingir que está hablando directamente con estos empleados específicos, referirse a sus miedos e intentar aliviarlos.

Cuide su lenguaje corporal.

El lenguaje corporal es importante. Su público estará atento a las señales de que está nervioso. Si juega con su anillo de bodas, mueve las gafas, se toca la cara, se rasca la barba o se mueve o gira en la silla, puede que lo interpreten como una señal de que no deben confiar en usted. En cambio, para que parezca más atractivo, intente inclinarse un poco hacia la cámara.

A muchos ejecutivos se les ha enseñado a no usar las manos al hablar. Es un consejo pésimo, ya que nuestras manos ayudan a transmitir emoción y pasión. Si se nos restringe su uso, podemos parecer rígidos. Particularmente pertinente a esta conversación, cuando mantenemos nuestras manos fuera de la vista, puede sugerir que estamos ocultando algo. Por todas estas razones, debería animarse a usar las manos de forma natural cuando habla.

Mire directamente a la cámara.

Hacer la foto correcta con la cámara también es crucial. La cámara debe estar a la altura de los ojos. Si la cámara está más abajo que su cara, tendrá un aspecto autoritario. Si la cámara está demasiado alta, tendrá un aspecto manso. Mientras habla, mire directamente a la cámara, no a los miembros individuales del público que aparecen en las cajas de la pantalla. Esto le permite mantener contacto visual con todos los empleados.

La excepción a esta regla es si responde a las preguntas después del anuncio. En este caso, debería mirar a los empleados en el monitor del ordenador mientras hacen preguntas. Esto es natural y le ayudará a «leer la habitación».

Recuerde respirar.

Es comprensible estar nervioso en una reunión como esta; probablemente esté provocando muchas de sus propias emociones y puede que se sienta enfadado o avergonzado. Es importante recordar respirar. No solo lo ayudará a hacer su trabajo, sino que la ansiedad puede alterar drásticamente la voz. Para proyectar fuerza y confianza, es esencial tratar de contrarrestarlo mediante una respiración adecuada.

Antes de empezar su anuncio, respire profundamente boca abajo para activar el diafragma y expandir el estómago. Hágalo de nuevo después de las dos o tres primeras frases. Y siga haciéndolo. Sin estas respiraciones, no tendrá toda la capacidad pulmonar y es posible que las palabras del final de sus frases se corten cuando se quede sin aliento. Esto hará que suene con menos confianza.

Apoyar a los empleados cuando más lo necesitan.

Los despidos nunca son fáciles; son aún más difíciles cuando los hace bien, si se piensa en las personas que se verán afectadas por la pérdida de puestos de trabajo y la inseguridad. Añadir a la mezcla las dificultades de la comunicación virtual lo hace aún más difícil.

Sin embargo, con la preparación, la mentalidad y el lenguaje corporal adecuados, su equipo de liderazgo puede dar noticias difíciles de forma eficaz y compasiva. Si transmite bien el mensaje, los exempleados se sentirán apoyados y respetados. Mientras tanto, el resto de los empleados se sentirán motivados para seguir trabajando porque les ha hecho confiar en que la empresa va en la dirección correcta.