Por favor, deje de usar estas frases en las reuniones

Han pasado 50 minutos para una reunión de una hora. El último punto del orden del día se ha resuelto y está claro que terminaremos pronto. Puede que otros estén satisfechos con este giro de los acontecimientos, pero yo me estremezco, preparándome para la frase que sé que se acerca: «¡Le voy a devolver 10 minutos de su vida!»

Alguna versión de esta alegre declaración parece culminar cada reunión que termina con unos minutos libres. Se expresa como una buena noticia, este inesperado regalo de tiempo. Pero el lenguaje es generativo y la forma en que hablamos de nuestras reuniones viene a definir lo que pasa en esas reuniones. Al considerar unos minutos más como una oportunidad para «devolver» a la gente su tiempo, como si ese tiempo hubiera sido robado injustamente, socavamos nuestra colaboración. Sin saberlo, enviamos un poderoso mensaje de que las reuniones de nuestra organización tomar de miembros del equipo, en lugar de contribuyendo a los logros colectivos de nuestro equipo.

Incluso en un momento en que hay tantas cosas que están fuera de nuestro control, mantenemos el control de nuestros propios patrones de habla. Y así, a medida que los líderes y los empleados siguen replanteándose cómo debe ser el lugar de trabajo moderno, incluida la forma en que nos reunimos, quizás sea el momento oportuno para desterrar ciertas frases del léxico del «lenguaje de las reuniones». Para saber qué estribillos otros estarían encantados de no volver a escuchar en una reunión, hice un poco de crowdsourcing en las redes sociales y entre mis colegas. Estas son algunas de las respuestas que más resonaron.

Vamos a esperar cinco minutos a que todos se unan.

A menudo, una de las primeras palabras pronunciadas por el anfitrión de una reunión en línea, esta práctica deshonra el tiempo de quienes se unen a tiempo y no hace nada para establecer una cultura de puntualidad en las reuniones. Al mismo tiempo, hay razones legítimas por las que una persona puede llegar tarde a una reunión de Zoom (o a una reunión presencial). Para aprovechar al máximo esos inevitables minutos cuando espera a los rezagados, una idea es empezar con ejercicios breves para fijar el tono. A menudo empiezo pidiéndole a todo el mundo que elimine una distracción. Eso puede significar sacar algo de su escritorio, abrir una ventana de su habitación o cerrar una ventana de su ordenador. Otro ejercicio que me gusta es pedir a todos que escriban su intención u objetivo para la reunión. Esto no es algo que se vaya a compartir públicamente, pero la práctica de pensar en los objetivos antes de que comience una reunión puede ser fundamental.

Está mudo.

Sin duda, estas palabras indican rápidamente que el orador tiene que hacer clic en el botón de anular el silencio. Pero la frase —que a menudo pronuncian varias personas a la vez— se ha hecho notoriamente irritante. También hace que la persona que recibe el comentario se sienta tonta, como si (dos años después de trabajar a distancia) todavía no supiera cómo localizar el botón con el icono del micrófono. Un colega mío sugiere que cuanto más amable y afirmativo sea: «Si habla, no lo oigo». En lugar de hacer que el orador silencioso parezca una tontería, este reencuadre le demuestra que realmente quiere escuchar lo que tiene que decir.

Construimos el avión mientras lo volamos.

Un amigo que trabaja en la respuesta humanitaria a desastres (y por lo tanto tiene una idea aguda de lo que podría pasar si realmente lo hiciera) le ofreció esta molestia. «Si ese es el caso, ¡su avión se estrellará!» Las notas. Muchos de nosotros hemos escuchado esta metáfora en muchas reuniones. Pero, ¿qué dice realmente el orador sobre la iniciativa que se describe? ¿Vuela a una velocidad tan rápida que no podemos esperar que entendamos o cuestionemos sus defectos? ¿Es este giro de frase una excusa para una ejecución fortuita? Si no, quizás podamos ser más específicos identificando las partes del proyecto que hemos descubierto, en qué estamos trabajando, qué es lo que aún no sabemos y cómo planeamos hacer ajustes en función de lo que aprendamos.

Vamos a desconectarlo.

Sin una mención clara y rápida de cómo y cuándo tendrá lugar esta conversación «fuera de línea», se trata de una forma jerga de desestimar la idea de alguien y desanimarlo indefinidamente. Y dado que es probable que se lleve a cabo cualquier seguimiento significativo en línea, tampoco tiene sentido. Por qué no opta por algo como esto: «Es un tema importante que va más allá del alcance de esta reunión. Le enviaré un correo electrónico cuando terminemos».

Le voy a devolver 10 minutos de su vida.

Terminaré volviendo a esta línea, porque sigue siendo la que me encantaría no volver a escuchar nunca más. Esto no quiere decir que me oponga a las reuniones que terminan pronto. Pero si están bien estructurados, bien gestionados y son sorprendentemente concisos, deberíamos celebrar los frutos de nuestra colaboración y esperar con interés nuestra próxima reunión.

La próxima vez que se sienta tentado a ofrecer a sus compañeros de equipo unos preciosos «minutos de su vida», piense en decir: «Vaya. Como todos eran tan productivos, terminamos 10 minutos antes. Muchas gracias por su presencia y participación. Que tenga un buen día». Esta simple reformulación tiene el poder de replantear su obra.