Haga de sus reuniones un espacio seguro para una conversación honesta

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Hace poco me reuní con un grupo de directores para hablar sobre las formas de mejorar las reuniones. Nuestro objetivo era averiguar cómo crear un espacio en el que la gente realmente quisiera estar. Cada uno de nosotros empezó describiendo una reunión que recordamos como especialmente poderosa.

Una historia destacó.

Mi colega nos habló de una época en la que era un joven ingeniero que trabajaba en varios equipos de proyectos en una planta de fabricación. Dijo: «Josh, mi gerente, llevaba a todos a comer pizza cuando llegaba a la fábrica y teníamos una reunión «sin secretos». Josh nos preguntó cualquier cosa que quisiera saber y nosotros hicimos lo mismo a cambio. Era una reunión en la que todos tenían permiso para decir o preguntar cualquier cosa. Fue increíble».

Josh aprovechó estas reuniones para averiguar cómo le iba a su equipo, cómo avanzaban sus proyectos y qué necesitaban en términos de apoyo y recursos. Hizo preguntas generales para iniciar una conversación abierta:

• ¿Qué cree que necesito saber?
• ¿Dónde está esforzándose?
• ¿De qué está orgulloso?

No hubo presión para obtener una respuesta perfecta. El único requisito era ser honesto y sincero. Por supuesto, ayudó que Josh fuera un gerente considerado, auténtico y afectuoso, cualidades necesarias para crear la seguridad psicológica que requiere una conversación así.

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La búsqueda de mejores reuniones radica, en última instancia, en liderar con respeto mutuo y establecer un espacio que sea lo suficientemente seguro como para que la gente diga lo que piensa. Puede que no necesite hacer exactamente lo que hizo Josh, pero puede aumentar la libertad, la franqueza y la calidad de la conversación en sus propias reuniones centrándose en dos áreas clave: dar el permiso y crear seguridad.

He aquí cómo.

Empecemos por el permiso. El permiso para decir o preguntar cualquier cosa no tiene precio. Nos permite expresarnos plenamente: buscar lo que queremos, dar comentarios, hablar sobre los temas cuando lo necesitamos. Al anunciar que le gustaría celebrar una reunión «sin secretos», Josh estaba dando permiso a su equipo para mostrar un nivel de franqueza que no se alcanza en la mayoría de los escenarios. Pidió a los que hablaron que no se contuvieran ni editaran sus ideas. Pidió a los que escucharon que dieran a sus compañeros la oportunidad de ser escuchados plenamente, que es lo que todos queremos: que digan exactamente lo que pensamos y que nos respeten por decirlo.

En sus propias reuniones, hable del permiso desde el principio; es mejor dirigirse al tema directamente en lugar de dar por sentado que ya está ahí. ¿Qué permiso le gustaría del grupo para poder liderar de forma eficaz? ¿Qué permiso necesita el grupo de su parte para participar con éxito?

Como líder, pida permiso a su equipo para:

• mantener la conversación en el buen camino cuando diverge o se hace repetitiva
• llamar a las personas que aún no han hablado
• detener a la gente si están dominando la conversación
• haga preguntas aclaratorias cuando necesite que alguien dé más detalles

Capacite a su equipo recordándoles que tienen permiso para:

• hacer preguntas en cualquier momento
• invitar a sus colegas a la conversación si no han hablado
• pedir dedicar más tiempo a un tema
• pedir a otras personas que digan más sobre su posición sobre un tema
• expresar preocupaciones que no se han abordado del todo

Por último, anime a su equipo (y a usted mismo) a pedir permiso antes de hacer un comentario. Ayudará a garantizar que sus comentarios no sean amenazantes y se reciban con cuidado. Antes de alzar la voz, diga:

• ¿Puedo preguntarle algo?
• ¿Puedo decirle una cosa?
• ¿Puedo darle un poco de entrenamiento?
• ¿Puedo retrasar un poco lo que dice?

Si eso parece demasiado para recordarlo, la principal conclusión es: Usted y su equipo tienen derecho a pedir lo que necesiten para ser eficaces en una reunión: liderar los resultados, expresarse plenamente y añadir valor al debate.

Ahora, centrémonos en la seguridad. El grado en que una persona se siente segura en una reunión se basa en gran medida en sus experiencias anteriores. Muchos de nosotros, en un momento u otro, hemos experimentado la sensación de que no nos escucharon ni apreciaron cuando alzamos la voz. Pero cuando las personas sienten que sus comentarios serán escuchados y tratados con respeto, es más probable que sean vulnerables y digan exactamente lo que piensan. Las conversaciones se hacen más amplias y profundas cuando todos participan y se sienten lo suficientemente seguros como para decir lo que piensan. Para crear seguridad psicológica durante una reunión:

• pida al grupo que dedique toda su atención a cada persona que hable (hágalo al principio de la reunión)
• permitir que cada persona se tome su tiempo y complete sus ideas
• hacer preguntas de seguimiento para mayor claridad si es necesario
• compartir lo valioso de la pregunta o el comentario de alguien
• usar los nombres de las personas y hacer referencia a los comentarios anteriores que han hecho
• invitar a la conversación a personas que no hayan hablado
• responder a todas y cada una de las preguntas con sinceridad
• resuma lo que ha aprendido cuando la reunión llegue a su fin
• explique qué medidas tomará para utilizar esa información y pida también a su equipo sus sugerencias
• reconocer la calidad de la conversación y dar las gracias al grupo por ello

Tras la reunión, haga un seguimiento de:

• completar los puntos de acción antes de los plazos que ha fijado
• no compartir la conversación con otras personas sin permiso
• enviar notas de agradecimiento escritas a los participantes (cuando proceda)
• hacer un seguimiento con la gente para asegurarse de que sus comentarios son de su agrado

La gente no solo quiere pertenecer, sino que quiere contribuir. Puede dar a su equipo la oportunidad de hacerlo aplicando los principios anteriores. En el proceso de mantener conversaciones más sinceras y respetuosas entre sí, su equipo tendrá más cohesión y será capaz de trabajar en conjunto con más fuerza. Puede que incluso empiecen a esperar con ansias sus reuniones por las notables conversaciones que crean el permiso y la seguridad. Y mejor aún, puede que incluso empiece a tener ganas de dirigir esas reuniones.