Cómo escribir mejores correos electrónicos en el trabajo

¿Escribir un correo electrónico incorrecto va a arruinar su carrera? No. Pero aprender las reglas tácitas para escribir correos electrónicos profesionales puede mejorar su competencia a los ojos de sus colegas. En esta colaboración de HBR con el creador de YouTube Jeff Su, aprenderá a organizar mejor sus comunicaciones por correo electrónico y a evitar los errores típicos de los novatos.

0:00 — ¿Por qué preocuparse por la etiqueta del correo electrónico?1:19 — Incluir una llamada a la acción en el asunto2:13 — Una cadena de correo electrónico por tema2:48 — Gestionar los destinatarios
3:27 — Empiece por el punto principal
4:30 — Resuma en su respuesta
5:10 — Hiperenlace siempre que sea posible5:38 — Cambiar la configuración predeterminada a «Responder» (no a «Responder a todos»)
6:06 — Cambiar las opciones de deshacer envío

Transcripción

JEFF SU: Vale, charla de verdad. Cometer errores de etiqueta con el correo electrónico en el lugar de trabajo, no va a arruinar su carrera. Pero aprender las reglas tácitas para escribir correos electrónicos profesionales afectará a la competencia que sus colegas perciban que es.

Y como no hay cursos de formación estandarizados para ello, en este vídeo voy a compartir primero los beneficios reales de ser bueno enviando correos electrónicos en el lugar de trabajo y, luego, a analizar mis ocho mejores consejos para la etiqueta profesional del correo electrónico, muchos de los cuales aprendí por las malas durante mi primer trabajo a tiempo completo como consultor de gestión. Pues empecemos.

Hola a todos. Me llamo Jeff y me siento muy honrado de poder colaborar con Harvard Business Review en este vídeo sobre una de mis pasiones nerd: la etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo. Piense en la última vez que recibió un correo electrónico mal escrito. Puede que haya tenido que volver a leerlo varias veces para entender el punto principal y que los objetos de acción estuvieran esparcidos por todos lados.

En el peor de los casos, llevó a una cadena de correo electrónico de ida y vuelta innecesariamente larga que podría haberse evitado si el correo inicial se hubiera planificado correctamente. Ahí radica la belleza de los correos electrónicos bien elaborados. No solo le ayuda a usted, el remitente, a darse cuenta de que es más capaz al demostrar sus sólidas habilidades de comunicación, sino que también ahorra al lector gran parte de su tiempo al mostrar solo información relevante para él.

Sin más dilación, mi primer paso es incluir una llamada a la acción, cuando proceda, en el asunto del correo electrónico. La mayoría de nosotros conocemos el término genérico «acción requerida» en el asunto, ¿verdad? Mi recomendación es que vaya un paso más allá e incluya exactamente lo que necesita que haga el destinatario y el tiempo estimado que tarda en hacerlo.

Por ejemplo, en lugar de escribir «Acción requerida, comentarios para el proyecto X», escriba «Cinco minutos: comentarios de la encuesta para el proyecto X». Este pequeño truco le da mucho más contexto. Es una encuesta para el proyecto X. Puedo hacerlo muy rápido entre las dos reuniones que tengo. O si no es apropiado incluir el tiempo estimado, especifique la llamada a la acción. Por ejemplo, en lugar de «estimaciones de gastos para el cuarto trimestre», escriba «Elon aprobará las estimaciones de gastos para el cuarto trimestre». Así que Elon sabe lo que se espera de él incluso antes de abrir el correo electrónico.

Paso número dos: siga con una cadena de correo electrónico para el mismo tema. Voy a ser honesto, una colega mía me llamó por esto, pero me alegro de que me lo haya dicho. Básicamente, enviaba correos electrónicos distintos para el mismo proyecto cada vez que tenía una nueva idea o pregunta de seguimiento. Pero si lo piensa desde el punto de vista del destinatario, le falta el contexto de la cadena de correo electrónico original y varios correos electrónicos nuevos sobre el mismo tema simplemente obstruyen sus bandejas de entrada innecesariamente. Así que la regla general aquí es ceñirse a la cadena de correo electrónico original para cualquier tema determinado para que todos puedan consultar la misma información.

Consejo número tres sobre la etiqueta del correo electrónico: Explique por qué ha añadido o eliminado destinatarios en las cadenas de correo electrónico. Hay muchas situaciones en las que tiene que añadir a alguien a la cadena de correo electrónico para obtener su opinión, o sacar a alguien para ahorrar su bandeja de entrada. Una forma fácil y profesional de hacerlo es añadir una frase en la parte superior del correo electrónico que muestre claramente quién ha añadido o eliminado. Me gusta añadir paréntesis y poner en cursiva la fuente para separarla del cuerpo real del correo electrónico. De esta forma, los lectores saben de inmediato quiénes son los nuevos destinatarios.

De hecho, el consejo número cuatro aborda una de las cosas que más me molestan, que es cuando los remitentes incluyen mucha información por adelantado, pero lo que realmente intentan obtener o pedir está al final del correo electrónico. Para evitarlo, incluya siempre su punto principal primero, seguido del contexto. Simplemente compare estos dos correos electrónicos:

«Hola Jane, me llamo Jeff y formo parte del equipo de marketing de productos. Estamos preparando una lista de previsiones para el gran jefe y está buscando las cifras de proyección de ingresos para el coche eléctrico secreto que se lanzará pronto. ¿Puedo molestarlo para que me saque esos datos?»

«Hola Jane, ¿podría molestarlo con las cifras de proyección de ingresos de los coches eléctricos? Contexto: el equipo de marketing de productos está preparando actualmente una lista de previsiones para el gran jefe y esperamos utilizar las proyecciones para luchar por más presupuesto. Sería increíble tener los números de 2025 a 2030 en formato Google Sheets».

Al retrasar el contexto, damos a la otra persona la opción de leer la parte no tan importante del correo electrónico. A menudo, cuando enviamos correos electrónicos a alguien de más alto rango que nosotros, nos sentimos obligados a explicar por qué le enviamos correos electrónicos desde el principio para que no parezca que le estamos molestando. De hecho, esto es contraproducente, porque si la persona es muy mayor, probablemente solo quiera saber sobre qué le está enviando correos electrónicos para poder gestionarlo y seguir adelante con sus propios horarios.

Consejo número cinco: Si recibe un correo electrónico con mucho contenido desorganizado, resuma los puntos principales del remitente en su respuesta. Así que si recibe un correo electrónico de alguien que claramente no ha visto este vídeo y le envía un mensaje largo, extenso y complicado que tiene que volver a leer un par de veces, querrá hacer dos cosas.

Número uno, envíeles este vídeo. Segundo, tómese unos minutos para identificar y agrupar los temas más comunes de sus correos electrónicos y resumir su mensaje en unas cuantas frases antes de responder a lo que sea que le envíen por correo electrónico. Esto no solo le ayuda a confirmar que su interpretación es correcta, sino que la otra parte apreciará el esfuerzo adicional que ha hecho para ayudarla a organizar sus ideas.

Consejo número seis sobre la etiqueta del correo electrónico: hipervínculo siempre que sea posible. Esto es otra cosa que me molesta. Si comparte un enlace con alguien por correo electrónico, debería dedicar unos segundos más a pulsar el Comando K en el Mac o el Control K en Windows e hipervincular el sitio web o el vídeo externos. Esto no solo tiene un aspecto mucho más limpio para el destinatario que simplemente pegar el enlace grande y torpe, sino que también reduce las probabilidades de que cometa un error al añadir una letra adicional o eliminar una en la URL original.

Consejo número siete: cambie su configuración por defecto a «responder» en lugar de «responder a todos». Sinceramente, este es mi lado reacio al riesgo. A mi modo de ver, digamos que su respuesta a un correo electrónico es apresurada y comete un error, el daño está contenido en ese destinatario porque su configuración por defecto es responder a una persona en lugar de responder a todas. Es una configuración estándar en los clientes de correo electrónico más populares y normalmente la puede encontrar en la sección de configuración general.

Consejo número ocho sobre la etiqueta del correo electrónico: cambie la opción «deshacer el envío» a 30 segundos. Puede que no lo sepa, pero la ley de Murphy en lo que respecta al correo electrónico en el lugar de trabajo es que siempre detectará sus errores 10 segundos después de que se haya enviado el correo electrónico. Dejando de lado las bromas, estoy seguro de que todos hemos estado ahí. Enviamos un correo electrónico, vamos a la carpeta de correos enviados para leerlo desde la perspectiva de la otra persona y nos damos cuenta de que algo va mal.

De nuevo, esta es una configuración estándar con la que puede jugar en todas las aplicaciones de correo electrónico. En lugar del envío predeterminado de cinco segundos para deshacer, por ejemplo, actualice a 30 segundos por si acaso.