Cómo interrumpir con tacto en una reunión virtual

Imagíneselo: está en una llamada con algunos colegas y su jefe, discutiendo un proyecto en el que está muy involucrado. Aunque tiene ideas que compartir, parece que no consigue decir ni una palabra. El diálogo ping-pongs entre su jefe y sus compañeros de trabajo hasta que termina la reunión. A pesar de sus intenciones, no consigue intervenir educadamente. Se desconecta sintiéndose derrotado y frustrado consigo mismo por no haber conseguido insertar sus ideas.

Esto es algo habitual, sobre todo en la era de los equipos distribuidos. Porque a pesar de todas sus ventajas, el trabajo a distancia puede plantear desafíos. Los estudios han descubierto que la comunicación virtual ha provocado que la colaboración se vuelva más aislada y ha reducido la generación de ideas. El impacto es aún más profundo para determinados grupos. En una encuesta realizada a más de 1.100 profesionales en activo, el 45% de las mujeres afirmó que es difícil hablar en las reuniones virtuales y una de cada cinco dijo que se había sentido ignorada o pasada por alto por sus colegas durante las videollamadas.

Mi cliente, Heidi, directora de marketing de una empresa deportiva, se encontró en este aprieto cuando su equipo volvió a trabajar en la oficina, mientras que ella siguió trabajando desde casa. A pesar de su gran experiencia en la materia, Heidi pensaba demasiado y se presionaba mucho para hacer una contribución de “gran valor”, lo que a menudo le impedía hablar. Heidi también era sumamente cortés. Nunca quiso ser percibida como prepotente o grosera. Estas tendencias, combinadas con el hecho de estar alejada, llevaron a Heidi a que la pasaran por alto para un ascenso, porque no la veían ni la oían tanto como a sus homólogos.

Hay muchas razones por las que puede querer intervenir durante una reunión virtual. Puede estar ofreciendo una perspectiva, proporcionando una actualización, corrigiendo una percepción, pidiendo una aclaración o tratando de mantener a su equipo en el buen camino. He aquí algunas ideas que compartí con Heidi y que también pueden ayudarle a interponer con tacto.

Demuestre su interés.

El profesional medio pasa más de la mitad de su jornada laboral en reuniones, lo que hace aún más crítico dominar nuevas formas de llamar la atención cuando tiene algo que compartir. Como explica Erica Dhawan, autora de Digital Body Language: How to Build Trust and Connection No Matter The Distance dice, “la comunicación, específicamente a través de medios digitales, ya no es una ‘habilidad blanda’ - es la nueva habilidad de poder que definirá su éxito.”

Pero puede ser un reto hacerse notar, especialmente cuando las señales no verbales típicas, en persona, son limitadas. Para evitar parecer disruptivo, señale su deseo de contribuir mediante:

• Utilizando la función “levantar la mano” de su programa de reuniones
• Desmarcándose o saliendo en cámara si no está en vídeo
• Escribiendo en el chat para decir que le gustaría intervenir
• Levantar suavemente la mano física si está en vídeo

Pruebe la estrategia de “pasar el testigo”.

Puede eludir por completo la necesidad de interrumpir preparándose de antemano. Yo llamo a esto la estrategia de “pasar el testigo”. El modo en que funciona es sencillo: antes de la reunión por vídeo, revise el orden del día y comunique al organizador en qué aspectos le gustaría contribuir. De ese modo, el organizador podrá recurrir a usted (es decir, “pasarle el testigo”) en el momento oportuno.

Este enfoque tiene dos ventajas secundarias importantes. En primer lugar, le hace responsable de intervenir realmente, porque sabe que le llamarán. En segundo lugar, puede proporcionarle un aire de autoridad, ya que el organizador de la reunión le está deferiendo su punto de vista.

Busque puntos de transición naturales.

Hablar por encima de los demás en una reunión virtual es tan habitual como molesto. Usted y su audiencia sentirán que la transición es más suave si espera a hablar entre los temas del orden del día, pero procure interponerse más rápidamente de lo que lo haría durante una reunión en persona. Puede utilizar frases como

• Gran punto. Antes de continuar, permítame añadir…
• En realidad, hay algo que tengo que decir aquí…
• Me alegro de que haya sacado el tema. Me gustaría añadir…

Si ya ha hablado o necesita ser más deferente (como cuando interrumpe a alguien de más categoría que usted), puede formular su interjección como una pregunta. Por ejemplo: “¿Le importa que intervenga? Tengo una idea que se basa en lo que acaba de decir”, o “¿Podría aprovechar esta oportunidad para compartir algo relacionado con su punto de vista?”. Pedir permiso de esta forma no le hace parecer débil, sino que demuestra que es considerado y tiene en cuenta a los demás.

Sea breve.

Una vez que tenga la palabra, sea lo más conciso posible. Comience exponiendo el motivo de su interrupción (por ejemplo: “Este es un dato clave para nuestra estrategia…”). Cuando haya terminado, devuelva amablemente la conversación al moderador de la reunión o al siguiente orador. Por ejemplo: “Gracias por permitirme intervenir. Greg, ahora te la devuelvo”.

Sea asertivo cuando sea necesario.

Puede haber ocasiones en las que necesite retomar la conversación de un orador que habla más de la cuenta. En estos casos, una estrategia a emplear es la “técnica del disco rayado”, en la que usted repite con calma una palabra o frase en un tono ecuánime. Pruebe a decir el nombre de la persona repetidamente (“John, John, John - déjeme intervenir aquí”) o una expresión como “estoy hablando” o “tenemos que seguir adelante”.

También puede intervenir y redirigir a un colega de largo aliento con preguntas punzantes como: “No estoy seguro de cómo se relaciona esto con nuestro tema. ¿Puede explicarme la conexión?” o “Si tuviera que resumir su enfoque en una frase, ¿cuál sería?”.

Intervenir durante las reuniones virtuales puede que no le resulte natural al principio, pero es una habilidad que merece la pena cultivar. Considere que un estudio de 2022 en el Journal of Applied Psychology descubrió que “los empleados que aprenden a hablar con confianza y claridad tendrán más probabilidades de ser vistos como líderes cuando trabajen en equipo. A su vez, tendrán más oportunidades de marcar una diferencia positiva en su equipo y organización - y de avanzar en su propia carrera.”

Utilice estas estrategias para empezar a hablar por sí misma con fuerza y menos vergüenza.