Cómo configurar un centro de vacunación contra la COVID-19 eficiente

Mientras los líderes mundiales se esfuerzan por administrar las vacunas contra la COVID-19 de manera eficiente y segura a 8 000 millones de personas, la tarea de construir cápsulas de administración de vacunas recaerá en miles de hospitales, clínicas y centros comunitarios locales. No habrá una solución única para este desafío; los elementos principales del diseño, basados en los principios básicos de la mejora continua (o gestión optimizada), ofrecen una hoja de ruta.

Defina el desafío

Todo el trabajo de lean, o mejora continua, comienza con alguna versión de definir el problema a resolver. En Monte Sinaí Morningside, un hospital comunitario urbano de la ciudad de Nueva York, nuestro viaje para crear y poner en funcionamiento una cápsula de vacunación comenzó con la declaración del problema: necesitamos vacunar a un número X de personas por día en un lugar Y con Z recursos.

Comprenda el estado actual

Recopilar información y entender el estado actual suele ser el siguiente paso en el diseño del proceso. Esta fase en Mount Sinai Morningside incluyó recopilar todos los datos disponibles. Los datos introducidos incluían la ruta de administración física de la vacuna, la capacidad de almacenamiento de nuestra farmacia, el número de personas capacitadas para vacunar, programar y registrar a los pacientes, el número de farmacéuticos disponibles para reconstituir el medicamento, el número de dosis esperadas por vial y la vida útil de la vacuna reconstituida.

Basándonos en el volumen esperado de pacientes y teniendo en cuenta el acceso público más fácil de usar, elegimos nuestro auditorio como sede para construir la cápsula de vacunación. Esta decisión fue un factor fundamental a la hora de planificar las etapas del proceso. Una vez que nos hayamos fijado en la ubicación, «paseo gemba» se podrían realizar observaciones. Gemba, adaptado de un término japonés que significa «el lugar real», describe el lugar «donde se crea valor». Las observaciones de Gemba en nuestro caso incluyeron las siguientes:

Vacunas:

• Del muelle de carga al centro de entrega a la farmacia
• De la entrega al almacenamiento
• Del almacenamiento a la reconstitución
• De la farmacia a la cápsula de vacunas

Pacientes:

• Desde la puerta principal hasta el ascensor correcto
• Desde el ascensor hasta el registro o la programación
• De la registradora a la sala de espera
• De la sala de espera a las zonas de vacunación
• Desde las bahías hasta la zona de recuperación
• Desde la recuperación hasta la salida del edificio

Como los procesos aún no se habían creado, realizamos nuestras observaciones utilizando un mentalidad de simulación, preguntando: «¿Qué aspecto tendrá?» y teniendo en cuenta las posibles opciones en el espacio en el que se implementarían esos procesos.

Mapear el proceso

Al entender, a un alto nivel, las medidas que se necesitarían para administrar las vacunas, reunimos un equipo multidisciplinario para crear un procesar el mapa con varios carriles de natación, en el que se identificaban las funciones que creíamos que serían necesarias y se mostraban las medidas de las que serían responsables. Nosotros especificó el alcance de nuestro trabajo de diseño y utilizamos notas adhesivas para describir las medidas propuestas. «Inicio» se definió como «la vacuna llega al muelle de carga» y «Fin» se definió como «el paciente completa el tiempo de recuperación».

Cada paso del proceso estaba asociado a un rol diferente y codificamos las funciones por colores para que todos pudieran ver fácilmente cuándo cada rol participaba en el proceso. En otro ejercicio, se describió todo el proceso de la farmacia, desde «la vacuna llega a la farmacia» hasta «la vacuna se entrega a la cápsula», con un mapa de procesos que permitió al equipo de farmacia visualizar los posibles obstáculos, definir las funciones y planificar el almacenamiento y la preparación eficientes de la vacuna.

Definir la obra estándar

El trabajo estándar se refiere a los pasos que se deben seguir para completar un proceso de la manera más conocida. Lo escriben las personas que hacen el trabajo, lo socializan con todos los que lo hacen y su objetivo es cambiar cuando se mejora el proceso. Algunas de las funciones para las que se escribió Standard Work fueron las siguientes:

El administrador de cápsulas supervisa toda la actividad del módulo; organiza reuniones con el equipo del grupo de cápsulas; hace el recuento de las vacunas; pide las vacunas según el calendario previsto; informa al equipo de gestión de incidentes; soluciona los problemas a medida que surgen; recopila datos como el número de vacunas administradas, los pacientes que no se presentan y las vacunas desperdiciadas, etc.

El farmacéutico recibe, almacena, prepara y entrega la vacuna y coordina el número de dosis que se van a preparar con el administrador de cápsulas.

El registrador/planificador programa y registra las citas de los pacientes, cumple con las directrices estatales en cuanto a la adición de personas al programa; el registro de la dosis #2 se complementa con quioscos de registro para ayudar a acelerar el proceso.

El vacunador es enfermero titulado, asistente médico, enfermero practicante o médico que administra inyecciones. Los vacunadores están capacitados para utilizar la versión de atención ambulatoria de nuestra historia clínica electrónica para documentar el encuentro y deben tener una licencia activa del estado de Nueva York y un certificado de soporte vital básico activo.

Un médico, un asistente médico o un enfermero practicante debe estar siempre disponible en el módulo para responder a cualquier emergencia médica o para responder a preguntas médicas.

Un navegador ayuda a los pacientes a encontrar el camino desde la puerta principal hasta la cápsula, ayuda a mantener el distanciamiento social y ayuda a los pacientes a rellenar el formulario de registro reglamentario mientras esperan a ser registrados. Solíamos reducción de configuración para ahorrar tiempo adelantando la cumplimentación del formulario a la reunión con el registrador.

El evaluador comprueba que las personas que entran en el módulo no tienen fiebre, síntomas de la COVID-19, contacto reciente con una persona infectada por la COVID-19 ni necesidad de ponerse en cuarentena según su historial de viajes recientes.

El maestro del flujo supervisa continuamente el proceso, busca y aborda los obstáculos al flujo, puede añadir más personal y ampliar el espacio de espera, y comunica cualquier ajuste al flujo a los pacientes y al personal del módulo.

El coordinador de personal gestiona los horarios diarios para cubrir las funciones del módulo.

Se realizaron varios ensayos generales para estos papeles. Cada simulación permitió comprender mejor el proceso, reveló más obstáculos y desafíos y llevó a la creación de procesos más fluidos y a un personal más seguro cuando finalmente se abrió el módulo a pacientes reales.

Consideraciones sobre la ejecución

Simulación de la configuración del módulo llevó a muchas iteraciones de diseño. La privacidad de los pacientes se abordó configurando las pantallas de privacidad en cuadrados lo suficientemente grandes como para acomodar una silla de paciente, un portátil con ruedas, una mesa para guardar suministros como curitas y toallitas con alcohol, un recipiente para objetos punzantes y una cesta de basura pequeña. Al menos uno de estos compartimentos se hizo lo suficientemente grande para pacientes bariátricos o para pacientes en silla de ruedas. La sencilla configuración permitía ampliarlo rápidamente de seis a 10 bahías, ya que nuestro volumen diario aumentaba de 35 inyecciones el primer día a más de 700 en su punto máximo hasta la fecha.

Cada bahía tiene suministros estándar y una configuración impresa diagrama está colgado en cada bahía. Dado que los vacunadores rotan, esto facilitó a las personas de servicio reunir el espacio. El diagrama ayuda a minimizar la pérdida de tiempo (los retrasos se deben a la falta o al exceso de artículos).

Por diseño, nuestra farmacia entrega 20 jeringas antes de las 7 de la mañana. Esto es suficiente para empezar el día mientras la farmacia sigue preparando las dosis restantes para el turno de mañana. Nosotros minimizar el procesamiento por lotes comprobando continuamente al resto de los pacientes del programa con el pedido de vacunas de la farmacia. La farmacia y el director del módulo se comunican a lo largo del día para contabilizar las ausencias y revisar el número restante de pacientes de la lista de citas. A medida que avanza el día, se reduce la producción de dosis para mantenerse sincronizada con la programación en tiempo real y garantizar que no se desperdicie ninguna dosis.

UN Ejercicio 6S — organizar el lugar de trabajo para que los suministros se clasifiquen, pongan en orden, se estandaricen y se almacenen de forma segura, se hizo antes de ver a nuestro primer paciente. Esta actividad incluyó organizar las propias vacunas. Tras varias iteraciones, adoptamos este enfoque: recibir las vacunas en la farmacia en bolsas selladas de 20 jeringas etiquetadas con el número de lote y la hora de caducidad. Estos tamaños de lote estándar facilitan el recuento del número de jeringas que se reciben en la cápsula. Las vacunas se guardan en un armario cerrado con llave en dos papeleras. Una tiene hasta 20 jeringas sueltas y la segunda tiene bolsas selladas con 20 vacunas, suficientes para el primer turno de vacunación. Ambas papeleras tienen etiquetas para indicar qué jeringas se deben utilizar primero y están dispuestas de manera que las primeras que se usen sean más tempranas.

Gestión visual se utilizó ampliamente para guiar el flujo de pacientes mediante letreros en el suelo y la pared, etiquetar las bahías (del 1 al 10 en nuestro caso) y separar las áreas de la cápsula (registro, recuperación).

Plantillas se crearon para documentar el recuento de vacunas, un paso fundamental en la gestión del módulo. El administrador de cápsulas cuenta las jeringas cada vez que las recibe del farmacéutico; ambos comprueban el número de recuento y lo documentan en un registro. Los vacunadores pueden tomar tres jeringas a la vez y deben firmarlas. Hay varios tiempos de espera durante el día para comparar el número de dosis administradas con el número de dosis que quedan en el armario cerrado con llave. Los vacunadores deben cerrar sesión en los descansos y al final del día, y no se deja ninguna jeringuilla desatendida.

Gestión diaria del módulo comienza por un reunión de inicio del día centrada en torno a un consejo de administración diario. El guion de la reunión incluye identificar al personal del módulo ese día; revisar cualquier cambio en los procesos o problemas de flujo previstos; identificar cualquier defecto en el suministro, el equipo o el entorno; y transmitir el censo previsto de pacientes que van a ser atendidos. UN sistema de reuniones escalonadas permite que la información notable del módulo se extienda a la reunión diaria de seguridad del hospital por la mañana y a la reunión vespertina del equipo de gestión de incidentes.

Los objetivos de cualquier cápsula de vacunas que funcione bien son un flujo eficiente, una experiencia excelente para los pacientes, cero daños y una administración meticulosa de las propias vacunas. La enormidad de la tarea, basada tanto en la demanda como en la urgencia, deja poco margen de error. Una infraestructura básica de mejora continua proporciona excelentes herramientas y estrategias para diseñar y escalar rápidamente cápsulas de vacunación que se pueden personalizar según la ubicación, el tamaño y los recursos disponibles.