Cómo salvarse de la «sobrecarga de información»

Siempre es emocionante empezar un nuevo trabajo. Pero entre el frenesí de conocer nuevos colegas, iniciar nuevos proyectos y desarrollar nuevas habilidades, puede haber un igual de estresante presión para triunfar. Gran parte de su éxito depende de la rapidez con la que pueda digerir mucha información, incluidos, entre otros, nuevos nombres, procesos, sistemas, software y responsabilidades.

Esto puede resultar increíblemente abrumador y, si no se gestiona, haga su nuevo y reluciente papel mucho menos agradable. Cuando nuestro cerebro está sobrecargado con demasiados datos del mundo exterior, podemos esforzarnos por absorberlos, procesarlos y darles sentido, lo que dificulta nuestra capacidad de tomar decisiones inteligentes y dar lo mejor de nosotros. El Grupo de Investigación sobre la Sobrecarga de Información (sí, esto existe) tiene una palabra para esta sensación: infoxicación (también conocida como contaminación de datos).

Hay un par de formas diferentes en las que esto puede suceder:

Rápidamente: En un intento de aprender lo más posible en su nuevo puesto, dedica la mayor parte del tiempo a ver una presentación tras otra o a leer informes largos y complejos. ¡Bum! Sobrecarga. En mitad de una reunión importante, de repente siente completo, así de que no puede asimilar otra cosa en ese momento.

Poco a poco: Dedica sus primeros días al trabajo escaneando informes, conociendo gente nueva y leyendo sobre los distintos objetivos de la organización, con pequeños descansos intermedios. Al final de cada día, se siente aburrido e incapaz de absorber nada más.

Ambas experiencias son molestas. Pero si puede dejar sus frustraciones a un lado y reconocer que el plenitud o aburrimiento lo que siente es en realidad una sobrecarga de información (una parte normal de empezar un trabajo), entonces puede gestionarlo mejor, y debería hacerlo. Si no se controla, la infoxicación no solo afecta a su rendimiento, sino que puede provocar problemas relacionados con el estrés, como dolores de cabeza, estados de ánimo irritables, insomnio, un sistema inmunitario debilitado, una incapacidad para concentrarse y agotamiento.

Cómo responder al agobio

Anímese porque todo el mundo sufre una sobrecarga de información de vez en cuando, especialmente cuando empieza algo nuevo. Para ser más inteligente que el abrumador, hay dos cosas que tiene que gestionar: usted y su cerebro.

Administre usted mismo.

Cuando note una sobrecarga de información (dolor de cabeza, fatiga, frustración, cambio de humor), no la ignore ni se asuste. «Las emociones fuertes no son malas y no es necesario presionarlas ni controlarlas», escribe Dra. Susan David, autora de Agilidad emocional. Dígase: «Tengo un nuevo trabajo y hay mucho que aprender aquí. Está bien sentirse así».

Este diálogo interno ayuda a normalizar la situación y hace que las emociones sean más fáciles de gestionar. Recuerde que las emociones evolucionaron como un sistema de señalización. Están datos puntos que pueden ayudarlo a entenderse mejor a sí mismo y a sus valores. En este caso de sobrecarga, pueden aclarar lo que sucede a su alrededor y que hace que se sienta abrumado y la mejor manera de gestionarlo.

El truco para superar la sobrecarga de información es distanciarse lo suficiente de sus sentimientos como para reconocerlo. Recomiendo practicar lo que los psicólogos llaman etiquetado emocional. Implica ponerle nombre a la emoción que está experimentando para ayudarlo a dar un paso atrás y simplemente darse cuenta de la sensación en lugar de dejarla impacto usted mental y físicamente.

Por ejemplo, la próxima vez que se sienta abrumado, en lugar de estresarse pensando en algo vago como: «Estoy muy estresado», considere si su estrés es manifestándose en forma de sentimientos más específicos como enfado, tristeza, ansiedad o vergüenza. Al nombrar estos sentimientos, trate de distanciarse de ellos y observe lo que se le ocurre. Puede que, por ejemplo, se dé cuenta de que está enfadado por el tiempo que tarda en aprender un nuevo sistema en el trabajo. Si lo examina más de cerca, se dará cuenta de que su enfado es el resultado de la impaciencia y la confusión.

Ahora puede tomar su respuesta inicial de «¡Estoy tan abrumado!» y reformularlo como «Estoy demasiado impaciente por aprender este sistema y eso hace que sea más difícil de aprender. Como resultado, me confunde y eso me enfada». Ese problema es mucho más fácil de entender y resolver.

El último paso es hacer una lluvia de ideas sobre posibles soluciones al problema que ha identificado:

• Impaciencia: Tómese un breve descanso, dé un paseo y restablezca su atención y concentración cuando regrese. Recuerde que todos los sistemas necesitan tiempo para aprender y usted está haciendo precisamente eso: aprender.
• Confusión: Identifique las tres cosas principales que le resultan difíciles de decodificar. Busque el apoyo de su jefe o de un miembro del equipo, o busque tutoriales en línea que lo guíen.

Es importante destacar que si no hace el trabajo para reconocer y abordar sus emociones, es más probable que experimente reducir el bienestar y síntomas relacionados con el estrés.

Gestione su cerebro.

El objetivo es hacer todo lo posible para que su cerebro lo ayude. Cuanta más energía reserve para procesar la información, es menos probable que sufra una sobrecarga.

Elija cuidadosamente la forma en que gasta su energía y evite hacer cosas que hagan que su cerebro se esfuerce más de lo necesario. Estas son algunas formas de hacerlo:

Ordene su información.

CEO de NeuroBusiness Group y psiquiatra Srini Pillay, dice que su cerebro es como un equipo inteligente que» eso arruina la información.» Nuestro cerebro guarda lo que necesita de forma más inmediata en nuestra memoria a corto plazo y mezcla la información que puede que necesitemos utilizar en el futuro para almacenarla en nuestra memoria a largo plazo. Para obtener la información que no es necesaria, nuestro cerebro actúa como un triturador de basura, clasificándola, reciclándola y eliminándola. Puede ayudar a su cerebro a clasificar y almacenar mejor la información para evitar la sobrecarga.

Por ejemplo, si está viendo una presentación y los datos presentados estarán disponibles para consultarlos después de la sesión, no tiene que recordarlos todos en ese momento. En vez de eso, preste toda su atención a la presentación para que pueda entender lo que se dice. Trabajar para entender los puntos principales de una presentación es hacer un buen uso de las funciones cerebrales de resumir y destilar.

Alternativamente, si su colega le da instrucciones o consejos, puede que valga la pena tomar nota de esa información de forma consciente, integrarla y almacenarla para el futuro. Su colega ya ha hecho el trabajo de resumir y clasificar lo que necesita saber, así que ¿por qué perder tiempo y energía buscándolo de nuevo más adelante?

Utilice la tecnología para almacenar lo que no necesita de inmediato.

Las organizaciones suelen tener sistemas digitales de gestión del conocimiento para almacenar y recuperar información importante. Puede hacer lo mismo para reducir desorden cerebral.

Le recomiendo crear un documento de Word o Google en el que anote información que su cerebro no necesite recordar ni almacenar. En los primeros días de un nuevo trabajo, es una forma inteligente de reducir la sobrecarga.

Por ejemplo, una colega, al ser contratada, creó su propio tipo de página de Wikipedia con las personas, los puestos, los productos y la información que necesitaba saber para su nuevo puesto. Revisaba el documento cada pocos días, añadía información, vaciaba su cerebro y externalizaba deliberadamente la información en este sistema de conocimiento creado por ella misma.

Tiene sentido sobre la marcha.

Si toma notas en las reuniones, compruebe que no transcribe las notas como un taquígrafo judicial en su portátil. Notas manuscritas que resumir ayudan a comprender, retener y recordar mejor que al tocar escribir páginas y páginas de detalles. La información de calidad que ha clasificado, sintetizado y resumido es más significativa y útil.

Técnicas como escribir a mano listas de puntos clave, escribir dos columnas de información contrastante, dibujar un mapa mental de puntos relacionados entre sí o garabatear iconos dibujados a mano ayudan a reducir la carga a la que está sometido el cerebro. Al final de una reunión, revise sus notas y guárdelas en su propia Wikipedia o en un sistema de conocimiento externo.

Reducir el cambio de tareas.

Hacer malabares o hacer múltiples tareas no es bueno para usted física o mentalmente y es peor para su productividad y cognición. Investigar demuestra que hacer demasiado puede provocar que su coeficiente intelectual baje y afectar a su cerebro, como quedarse sin dormir. ¡No es un buen estado en el que estar cuando tiene un nuevo puesto!

Para un mayor control, progreso y resultados, centrarse en una tarea durante unos 25 minutos (según la eficiencia de la técnica Pomodoro). Puede ir más tiempo que eso, pero asegúrese de tomarse un descanso. La actividad concentrada es menos agotadora que la multitarea, pero no puede seguir trabajando sin parar.

Tómese microdescansos y manténgase hidratado.

Breves pausas o distracciones deliberadas durante el día vacíe la carga de información que lleva en su memoria a corto plazo. Tras un período de intenso trabajo o concentración, tomarse un descanso permite cimentar los recuerdos y almacenarlos para el futuro. Aléjese de su escritorio y dé un paseo, dé palmaditas al perro o al gato, charle con otro humano o tome un poco de aire fresco y viento en la cara.

Esto ayuda a que su cerebro funcione mejor que si sigue adelante. Y recuerde comer y mantenerse hidratado. Nuestro cerebro drena la glucosa y necesita agua para funcionar, así que si no lo alimentamos, no funcionará bien y se sobrecargará.

Aborde su papel con una mentalidad de curiosidad y aprendizaje, más que como un campeón de la memoria. Gestionar la información es una habilidad que se aprende e implica una combinación de las técnicas mencionadas anteriormente. En ese sentido, es hora de hacer una micropausa para vaciar la carga cognitiva que lleva consigo.