Cómo responder cuando lo ponen en aprietos en una reunión

Personal de Hayon Thapaliya/HBR

«Katherine, ¿lo puede intentar?»

Me encanta esta escena de la película de 2017, Figuras ocultas. Katherine, interpretada por Taraji P. Henson, es puesta en aprietos por su jefe, interpretado por Kevin Costner, en una sala llena de altos funcionarios de la NASA, todos hombres. Se le pide que vaya a la pizarra y haga los cálculos para sacar la cápsula espacial de John Glenn de la órbita y devolverla a la Tierra.

Este momento tiene todos los elementos de la narración clásica (ocurre algo inesperado, algo disruptivo e incómodo) y, entonces, un momento memorable se convierte en una lección de vida para todos los que prestan atención.

Katherine da un paso adelante y demuestra no solo su brillantez matemática, sino también su presencia, las cuales no se habrían revelado al resto del grupo a menos que la hubieran puesto en aprietos.

En la mayoría de las organizaciones, que lo llamen durante una reunión no es la norma. Se considera potencialmente embarazoso y, como mínimo, incómodo. Pero si le pasa a usted, tampoco tiene por qué serlo. De hecho, que lo llamen puede ser una oportunidad para causar una impresión positiva.

La investigación de Google sobre los equipos de alto rendimiento reveló que dos cosas estaban presentes de forma constante en sus reuniones: una amplia participación y seguridad psicológica. Llamar a las personas —aunque parezca que las pone en aprietos— es fundamental para lograr una amplia participación. Y mientras el grupo aborde un tema que importe y la gente esté atenta cuando alguien habla, la seguridad estará ahí.

Serie Usted y su equipo

Reuniones

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En lugar de esperar que su jefe o la persona que dirige la reunión no lo pongan en aprietos, prepárese para la inesperada oportunidad de brillar. He aquí cómo.

• Prepárese con cuidado para cada reunión. Si el organizador de la reunión tiene envió una agenda con antelación, revíselo de antemano y, para cada tema, enumere cualquier pregunta que tenga y cualquier observación que pueda hacer. Es mejor hacerlo antes de que comience la reunión, pero también puede tomar notas a medida que se celebre la reunión, siempre y cuando también escuche. Estar atento aclarará su opinión.
• Confíe en sí mismo. No descarte sus ideas por irrelevantes u ordinarias. Sus ideas, preguntas y puntos de vista suelen ser más únicos de lo que cree. Usted es la única persona en esta reunión con su combinación específica de antecedentes, experiencia, compromisos e inquietudes. Causar un impacto tiene que ver con la sinceridad, no necesariamente con pulir; si valora su propia forma de pensar, los demás también la respetarán.
• Rechazar si no tiene nada que añadir de valor. Si lo llaman y realmente siente que no tiene algo útil con lo que contribuir, está bien que lo apruebe, siempre y cuando lo diga de manera significativa. Omita el simple «Estoy bien», que puede malinterpretarse fácilmente como falta de interés o preparación. En vez de eso, dé un poco de contexto y diga algo como: «Gracias por preguntar. Otros ya han expresado mi opinión». o «Gracias por ponerse en contacto conmigo. Mi grupo puede vivir con lo que hemos acordado».
• Empiece despacio. Si decide responder a la solicitud de contribución, haga una breve pausa y empiece por hablar despacio y con claridad. A menudo, cuando nos cogen con la guardia baja, hablamos demasiado rápido y nos ponemos nerviosos. Está bien respirar hondo antes de empezar.
• Configure sus comentarios. Informe al grupo de lo que viene. Puede decir: «Tengo un comentario y una pregunta» o «Tengo tres puntos que hacer que son importantes para mi grupo». Esta configuración también le ayudará a organizar sus ideas para que sea menos probable que divague.
• Cuando proceda, permítase pensar en voz alta. Ya que lo están poniendo en aprietos, es comprensible que no tenga una respuesta pulida. Además, pensar en voz alta es un acto creativo que no es preciso. Haga saber al grupo que va a deambular. Podría decir: «Hay algo que necesito expresar y aún no lo tengo del todo claro, pero si el grupo me tolera, lo lograré».
• Practica las respuestas del set. Es útil tener preparados ciertos tipos de respuestas. Las siguientes frases y preguntas pueden ayudarlo cuando se pone en aprietos:
  • Por favor, diga un poco más sobre lo que pregunta. Si no está seguro de lo que se le ha pedido que comente, pida claridad. Con más contexto, es probable que encuentre una respuesta más directa y relevante. Sin embargo, no emplee esto como una táctica de demora. Utilice esta frase cuando realmente quiera tener más información antes de responder.
  • No tengo esa información. Se lo entregaré antes de las 13:00 horas. Cuando no sepa algo, no ponga excusas. Sea honesto, pero indique un momento en el que tenga la respuesta para indicar un sentido de urgencia de su parte.
  • Esto es lo que voy a aprender de esta conversación. A veces se le pregunta cuál es su posición sobre un tema o una decisión. En lugar de simplemente estar de acuerdo, resuma lo que va a aprender de la discusión. Hacer saber a los demás el valor que ha recibido de una discusión valida la conversación y las contribuciones de los demás. También es poco frecuente, por lo que la gente lo aprecia.
  • Creo que tengo clara su idea y la veo de otra manera. ¿Se lo puedo decir? Cuando no esté de acuerdo, debería decirlo, pero es útil presentar sus comentarios de una manera que ayude a la otra persona a escuchar su punto de vista. Esta frase de configuración indica su apoyo, elimina la noción de «lo correcto y lo incorrecto» de la conversación y reduce la actitud defensiva.
  • Si bien hubiera preferido un enfoque diferente, lo apoyo plenamente. A veces le preguntan si apoya una decisión que se está discutiendo. Es fácil decir que sí si es una dirección con la que está de acuerdo, pero de vez en cuando tiene que respaldar una decisión que no era su preferencia.
  • ¿He respondido a su pregunta? Tras responder, es inteligente comprobar que ha cumplido las expectativas de la persona que la hizo con una pregunta sencilla y cortés. Después de todo, es fácil malinterpretar la solicitud de alguien, divagar si lo piensa en voz alta o no dar una respuesta completa en un esfuerzo por ser breve.

Algunos de los mejores momentos de la vida ocurren cuando alguien deposita su confianza en usted y usted está a la altura del desafío. Que lo convoquen a una reunión puede no ser un momento que le cambie la vida, pero cuando otras personas le preguntan sus puntos de vista, ideas y preguntas, siempre es una oportunidad, no solo de añadir valor, sino de dar a la gente una idea de su brillantez.