Cómo asegurarse de que las buenas ideas no se pierdan en la confusión

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En 2007, Joseph Golan, líder de división de Elop, una empresa israelí de electroóptica, se enfrentó a un desafío.

Como gerente experimentado, sabía que el éxito de su división de fabricación y operaciones dependía de recibir ideas creativas de sus empleados. Pero también se dio cuenta de que el sistema actual no funcionaba según lo necesario. Solo un grupo relativamente pequeño de empleados presentó ideas a través del sistema, lo que les obligó a demostrar la ventaja económica de sus ideas mediante un proceso largo y complicado. Con el tiempo, los empleados aprendieron que desarrollar y presentar nuevas ideas no merecía la pena.

Durante las últimas tres décadas, hemos investigado cómo los líderes motivar a sus empleados para encontrar soluciones creativas a los problemas organizativos. Hemos estudiado firmas estereotipadas «creativas», como empresas de diseño, I+D y tecnología de la información, pero también hemos investigado entornos estereotipados «poco creativos», como la planta de fabricación de Golan en Elop (que forma parte de Elbit ISTAR). Como es de esperar, nuestros estudios han revelado que fomentar la creatividad puede resultar contraproducente si los empleados carecen de los recursos, el apoyo o los mecanismos para desarrollar e implementar sus ideas. De hecho, cuando los directivos instan a los empleados a invertir más esfuerzo en la creatividad, pero luego rechazan sus ideas (a menudo porque se centran exclusivamente en la productividad y la eficiencia), los empleados se frustran y su creatividad disminuye con el tiempo. Como resultado, la innovación puede estancarse.

Como parte de nuestra búsqueda para descubrir cómo la creatividad de los empleados puede darse rienda suelta Y de forma sostenida, analizamos los datos recopilados durante nueve años sobre el sistema de gestión de la creatividad que Golan desarrolló para abordar el problema que vio en su división de fabricación de Elop, una empresa en la que la edad promedio de los empleados es de 48 años, la permanencia promedio de los empleados es de más de 20 años y muchos empleados son inmigrantes. A diferencia de los sistemas de sugerencias tradicionales, el sistema Elop es un proceso holístico para gestionar todo el ciclo de vida de la creatividad, diseñado para garantizar que las ideas no se pierdan y que la motivación de los empleados para ofrecer ideas se fomenta, no se reduce. Empieza con la generación de ideas, pero no termina ahí. También incluye la ayuda para el desarrollo de las ideas, la evaluación sustantiva y justa de las ideas que sea transparente para todos, el reconocimiento público y la implementación de las ideas más prometedoras.

Desde que Golán implementó el nuevo sistema, el número de ideas presentadas e implementadas se ha disparado.

Eliminar las barreras a la creatividad

Golan se centró en eliminar las barreras organizativas y psicológicas, como el miedo a cometer errores, la mala actitud de la dirección, la falta de recursos pertinentes y la sofocante burocracia. A pesar de que muchos empleados tenían buenas ideas, a veces tenían miedo de alzar la voz por su bajo estatus en la organización y porque creían que sus ideas no estaban lo suficientemente maduras y, por lo tanto, no se llevarían a la práctica. Cuando ofrecían ideas, a menudo no explicaban el valor potencial de esas ideas a sus directivos. Y es comprensible que se mostraran reacios a invertir el tiempo y el esfuerzo adicionales necesarios para desarrollar ideas después del trabajo. En el antiguo sistema de sugerencias, también había incertidumbre sobre los procesos y, como resultado, muchos empleados sospechaban que sus ideas no se habían considerado seriamente y que sus directivos no se esforzarían lo suficiente para encontrar los recursos necesarios para su implementación. Además, a algunos empleados les preocupaba que otros se atribuyeran el mérito de sus ideas o los culparan por el fracaso de una idea.

Golan desarrolló una plataforma de intranet en la que los empleados presentaban sus ideas rellenando un sencillo formulario; todos los miembros de la organización podían ver toda la información de la plataforma. La transparencia del sistema permite una evaluación justa de las ideas, basándose en conjuntos de parámetros definidos, conocidos y compartidos.

Con el nuevo sistema, los directivos de nivel medio, que reciben todos los formularios de sus subordinados directos, son responsables de presentar todas las ideas de sus empleados a la alta dirección y de obtener los recursos necesarios para desarrollar las ideas aceptadas. Por lo tanto, los empleados no tienen que preocuparse por vender sus ideas, sino que reciben créditos por sus ideas y el apoyo y los recursos necesarios para las ideas que se aceptan para su implementación. Igual de importante es que los directivos se motivan a considerar seriamente las ideas y a trabajar con los empleados para perfeccionarlas y mejorarlas antes de presentarlas, porque los directivos son evaluados en función de su capacidad para hacerlo de manera justa. Uno de los aspectos más importantes del sistema es que los empleados reciben comentarios sobre cada idea presentada.

En la mayoría de los sistemas de sugerencias organizacionales, los empleados son recompensados únicamente en función de la calidad de sus ideas creativas. El enfoque holístico de Elop reconoce a los empleados por su nivel de esfuerzo, no solo por el resultado, y por lo tanto promueve el aprendizaje. Cada idea presentada hace que el empleado gane «puntos de creatividad», que otorga un panel de expertos. El panel otorga más puntos a las ideas originales que han sacado a los empleados de su zona de confort y a las ideas que pueden beneficiar a muchos miembros de la organización. Todos los que presenten ideas reciben pequeñas recompensas simbólicas (como un certificado o un bolígrafo, con una nota personal del gerente). Los empleados dicen que los comentarios y el reconocimiento aumentan su confianza y los motivan. Como nos dijo un entrevistado: «Fui de esas personas que nunca ganaba nada. Cuando mostré el certificado que recibí por mis contribuciones creativas a mi familia, mi familia celebró mis logros. Ver cómo me admiraban mis nietos significó mucho para mí y me dio un impulso de energía para seguir generando más ideas creativas».

Por supuesto, no todas las ideas son dignas de premios y de implementación. Sin embargo, si los gerentes comunican sus decisiones con respecto a las ideas de una manera que permita a los empleados comprobar que las evaluaciones son justas, las personas pueden mantenerse motivadas incluso cuando sus ideas no van muy lejos. De hecho, la percepción de equidad del proceso es crucial para su éxito a largo plazo. Descubrimos que los empleados de Elop consideran que el proceso es justo cuando sus directivos hacen tres cosas: (1) obtener información precisa y completa del empleado antes de tomar una decisión; (2) utilizar criterios claros e imparciales para evaluar las ideas; y (3) explicar claramente sus decisiones sobre las ideas. Cuando el proceso parece justo, los empleados mantienen su compromiso y utilizan los comentarios que reciben para mejorar sus ideas.

Resultados impresionantes

Los resultados en Elop son nada menos que asombrosos. De 2007 a 2014, los empleados de Golan generaron más de 5000 ideas, con una tasa de implementación excepcional de más del 70%. (Las ideas simples se implementaron a un ritmo mucho mayor que las ideas complejas.) Estos resultados son aún más impresionantes si tenemos en cuenta que la división de Golán tenía unos 430 empleados, el 81% de los cuales presentaron ideas; es decir, una media de más de 14 ideas por participante. El nuevo sistema duplicó el número de ideas sugeridas y de empleados participantes; en el sistema anterior, solo el 37% de los empleados presentaban ideas, con una media de menos de seis ideas por participante. Para 2015, las ideas generadas a través de este sistema habían ahorrado a la empresa millones de dólares, habían mejorado la eficiencia y habían cambiado drásticamente la cultura organizacional.