Cómo ayudar a un empleado que tiene problemas con la gestión del tiempo

Las señales reveladoras están ahí: tareas hechas en el último momento, completadas tarde o incluso olvidadas. Tardanza en las reuniones. No responde a los correos electrónicos o responde en momentos raros, como las 2 de la mañana. Y más explicaciones de por qué los objetos no están hechos que acciones para terminarlos.

Tiene un subordinado directo que tiene problemas con la gestión del tiempo. Como gerente, puede resultar difícil saber cómo abordar el tema. Por un lado, los necesita para hacer las cosas, y su tendencia natural puede ser responder con evidente enfado por la falta de seguimiento o incluso considerar la posibilidad de escribirlas. Por otro lado, quiere desarrollar a los miembros de su equipo. Puede que tenga personas realmente brillantes que, ya sabe, tienen el potencial de ser colaboradores excepcionales si tan solo pudieran averiguar cómo utilizar su tiempo de manera eficaz.

Como entrenador de gestión del tiempo, hablo con personas que tienen dificultades en esta área todos los días. Sé cómo funciona su cerebro y les ayudo a pasar a un lugar con niveles de productividad más altos.

Si es un gerente que no está seguro de cómo ayudar, estas son algunas medidas prácticas que puede tomar para mejorar la situación, a partir de hoy.

Reconozca sus propias emociones.

Si ha estado manejando a esta persona durante mucho tiempo, es probable que haya experimentado una amplia gama de emociones, que van desde una leve irritación hasta una total furia. Sus sentimientos variarán según la gravedad de los problemas, lo que esté en juego, su personalidad, sus expectativas y sus niveles de estrés.

Antes de dar su opinión a su empleado, reconozca sus propias emociones. Escriba cualquier cosa que pueda pensar o sentir de manera fluida. Hacer no comparta sus ideas crudas (por correo electrónico o de otro modo) con su colega. Este ejercicio es para que pueda darse cuenta de su propio estado interno.

Procese lo que siente solo o con una persona de confianza y evalúe honestamente por qué está tan molesto. ¿Es falta de control? ¿Miedo? ¿Vergüenza? ¿Estrés?

Este proceso le ayuda a liberar las emociones negativas reprimidas antes de dar su opinión, de modo que no sea demasiado duro con su subordinado directo y haga más daño que bien.

Evalúe su parte.

Es muy posible que su subordinado directo gestione mal el tiempo. Pero tal vez quiera considerar si también tiene malas habilidades de gestión del tiempo y de qué manera, si es que las hay, está contribuyendo al problema.

Si envía las tareas a última hora, no da instrucciones claras, se niega a establecer prioridades, no tiene un sistema de seguimiento u se olvida de dar su opinión, sus acciones podrían estar influyendo en la situación. Si también espera que sus empleados estén disponibles constantemente a través del correo electrónico, el chat u otros canales, para que no puedan establecer límites para realizar un trabajo centrado, también es en parte culpable de las dificultades a las que se enfrentan.

Al identificar estos problemas antes de la conversación de comentarios, puede reconocer qué aspectos también podría haberlo hecho mejor.

Identifique el estrés.

A principios de este año, tuve una situación que me pareció muy estresante con un contratista externo. Había un proyecto importante que necesitaba que completaran y se retrasaron mucho. Un día, mientras lo pensaba, me di cuenta de que en el proyecto más amplio, solo había un par de elementos distintos que más importaban. Una vez hechas, mi estrés disminuiría drásticamente y las demás partes podrían llevar más tiempo.

Al aclarar mis necesidades más importantes, me sentí mucho menos estresado y pude comunicarle lo que necesitaba para volver con más urgencia, aunque no hubiera terminado todo el proyecto.

Tómese su tiempo para pensar exactamente qué es lo que le está causando problemas con la falta de gestión del tiempo de su subordinado directo: ¿No tiene lo que necesita para reuniones o presentaciones importantes de actualización? ¿Le estresa que le pidan que revise las cosas en el último momento? ¿Sus acciones le cuestan tiempo o dinero? ¿Se siente ansioso cuando no hay una buena comunicación sobre el estado? Una vez que lo sepa, le ayudará a centrar sus comentarios en las discusiones.

Comunique lo que necesite.

Cuando sepa exactamente lo que le preocupa, comunique con calma lo que necesita, cuándo lo necesita y por qué lo necesita. También puede preguntarles qué necesitan de usted para ayudarlos a tener éxito.

Aunque se sienta tentado a descargar toda su frustración en su subordinado directo por el estrés que le han causado y los problemas que han tenido, un enfoque duro normalmente resulta contraproducente. Se sentirán tan abrumados por su enfado y se cerrarán o se pondrán a la defensiva y bloquearán. Respire hondo y trate de recordar que lo más probable es que tengan buenas intenciones, pero simplemente tienen problemas en esta área.

Ayuda desde el principio.

En algunas situaciones, el simple hecho de dar su opinión sobre lo que necesita o quiere puede mejorar la situación. Pero en otros, tendrá que hacer más para que las cosas avancen.

Para empezar con su subordinado directo, considere la posibilidad de tomar estas medidas con ellos:

• Trabaje con ellos para priorizar el trabajo
• Haga una lluvia de ideas sobre la dirección a seguir
• Hable sobre las partes más pequeñas
• Configurar hitos intermedios
• Haga parte del trabajo con ellos en una reunión
• Haga equipo con sus colegas
• Solicite actualizaciones diarias sobre lo que tienen previsto hacer y lo que han conseguido

Estructurar la situación para que puedan coger y mantener el impulso puede marcar una gran diferencia.

Agradezco el progreso.

Cuando empiece a notar movimientos en la dirección correcta, demuestre su aprecio por cada paso adelante. Puede que le preocupe que dar comentarios positivos con demasiada rapidez cuando aún no lo han hecho todo haga que se queden holgazanes. Pero normalmente ocurre lo contrario. Los comentarios positivos ayudan a aumentar su confianza, positividad y motivación y pueden impulsarlos a obtener resultados cada vez mejores.

Es probable que su subordinado directo sepa que gestionan muy mal el tiempo y puede que se sienta peor al respecto que usted. Hacerlos es contraproducente; el aumento de las emociones negativas sobre su trabajo suele provocar más retrasos, no menos. Recuerde que está en el mismo equipo. En lugar de derribarlos, constrúyalos en cada paso del camino.

Obtenga apoyo externo.

A veces está demasiado cerca de una situación. No importa cuánto se esfuerce, no puede dar comentarios objetivos y tranquilos. O puede que su subordinado directo no pueda ser honesto con usted acerca de lo que realmente está sucediendo, como perder horas cada día consultando su teléfono o una situación en casa que puede estar distrayéndolo.

En estas situaciones, puede resultar útil conectar a su empleado con recursos externos, como una formación en gestión del tiempo, un entrenador interno o un entrenador externo que pueda ayudarlo a desarrollar estas habilidades. Alguien con experiencia en ayudar a las personas a superar estos desafíos y que esté más distante emocionalmente de la situación suele ser más eficaz que alguien con un historial de frustración.

Como gerente, no puede obligar a nadie a mejorar su gestión del tiempo. Pero su comunicación y sus acciones pueden marcar una enorme diferencia en la capacidad de su subordinado directo de superar sus dificultades y aumentar su productividad.