Cómo hacer un seguimiento con alguien que no le responde

Todos hemos estado ahí. Envía un correo electrónico a alguien pidiéndole una conversación, información, opinión o presentación y no recibe respuesta. Ya sea que esté contactando con un compañero de trabajo, un cliente, un reclutador, un compañero de clase o incluso un viejo amigo, no todo el mundo le responderá en su cronología, si es que lo hace.

Por frustrante y decepcionante que sea, la falta de respuesta no significa que lo estén engañando. Es importante para mantener la perspectiva. La gente suele hacer malabares con una serie de importantes responsabilidades laborales y personales. Probablemente su correo electrónico no esté entre los 10 primeros de su lista de prioridades. Recordar esto puede ayudar a despersonalizar su silencio y hacer que dude menos en enviar un mensaje de seguimiento.

Dicho esto, todavía puede resultar incómodo hacer un seguimiento, especialmente si necesita hacerlo más de una vez. Estas son algunas cosas clave que debe tener en cuenta cuando contacte con alguien por segunda (o tercera o cuarta) vez.

Tener un asunto convincente.

El 47 por ciento de los correos electrónicos se abren o descartan basándose únicamente en su línea de asunto. Investigar muestra que las líneas de asunto más cortas, con solo cuatro palabras, tienen las tasas de apertura más altas, lo cual tiene sentido ya que dos tercios de los correos electrónicos se leen en dispositivos móviles.

Por ejemplo, Paul, un cliente mío, necesitaba que su colega firmara un plan de comunicación en torno al anuncio de su traslado a un nuevo grupo. Su primer correo electrónico, con el asunto «Plan de comunicación del equipo antes del anuncio en firme», no recibió respuesta. Paul volvió a enviar un correo electrónico a su compañero de trabajo, cambiando el asunto por «Es urgente: plan de comunicación» y recibió una respuesta inmediata.

Aunque no todos los correos electrónicos son urgentes, como los de Paul, debe tener cuidado con el asunto. Evite frases genéricas como «Hacer seguimiento» o «Registrarse». No solo son vagos, sino que también pueden hacer que el lector se sienta mal por ser lento en responder (incluso más retrasando una respuesta rápida). En su lugar, utilice el asunto para dar al destinatario una breve vista previa de su solicitud. Puede decir: «Próximos pasos en el proyecto X» o «Pregunta sobre la solicitud de empleo».

Tenga en cuenta su tono.

El tono se puede malinterpretar fácilmente en el correo electrónico, así que asegúrese de crear un mensaje que suene amable y educado. Las investigaciones muestran correos electrónicos que son de leve a moderadamente positivo in tone tienen tasas de respuesta entre un 10 y un 15% más altas que los mensajes más neutrales.

Piense en su mensaje como un suave codazo. Imagínese recibir un correo electrónico que diga: «Envíe sus comentarios sobre mi proyecto antes del jueves» en lugar de: «Dada su experiencia con este tipo de proyectos, me encantaría recibir su opinión sobre el trabajo que he realizado hasta ahora. Sería una gran victoria para mi equipo y para mí, así que le agradecemos que nos haya enviado su opinión antes del jueves de EOD». La primera es neutra y podría interpretarse como exigente, mientras que la segunda es un poco más optimista y agradecida, a la vez que elogia al destinatario. Los halagos sutiles, sin exagerar, ayudan.

Sea breve y utilice un lenguaje sencillo.

A nadie le gusta recibir correos electrónicos largos o densos. Los mensajes más eficaces son cortos y se pueden escanear fácilmente. Investigar demuestra que lo ideal es entre 75 y 100 palabras, con el índice de respuesta más alto, del 51%. Esto significa que si reenvía su correo electrónico inicial, su mensaje de seguimiento debería ser aún más corto.

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La misma investigación también muestra que el uso de un lenguaje sencillo (a nivel de lectura de tercer grado) se traduce en la tasa de respuesta más alta (53%). Los correos electrónicos más largos y complejos suelen dejarse de lado y se vuelven a visitar más tarde, cuando el lector tiene tiempo de centrarse en su mensaje. Esto significa que es más probable que se olviden los correos electrónicos más largos.

Intente que sea simple y directo. Por ejemplo, podría decir algo como: «Estoy haciendo un seguimiento para ver si tiene tiempo para hablar dentro de una o dos semanas sobre su experiencia trabajando en la Empresa X, ya que acabo de solicitar el puesto de analista financiero».

Haga una pregunta clara.

Una pregunta directa e inequívoca hará que su solicitud sea evidente para el lector. Cuanto más claro esté, más fácil será para ellos responder. De hecho, usted es Un 50% más de probabilidades para obtener una respuesta si hace hasta tres preguntas en lugar de ninguna pregunta. Sus preguntas pueden sonar algo así como:

• «¿Hay algún momento de la semana que viene que le funcione?»
• «¿Estaría dispuesto a hacer una presentación a William Burns?»
• «¿Tiene tiempo para hablar en las próximas semanas sobre mis prioridades de desarrollo?»
• «¿Podrá participar en nuestro panel de conferencias sobre las mujeres en la IA el próximo trimestre?»

Darles una salida.

Una de las razones por las que alguien no responde a un correo electrónico es porque no puede ayudar o no se siente cómodo siguiendo su solicitud. Dar una salida al destinatario del correo electrónico aliviará su malestar y demostrará humildad, lo que aumentará las probabilidades de que la otra persona responda.

Intente usar una de las siguientes frases:

• «Si no conoce a William lo suficientemente bien como para hacer la presentación, lo entiendo perfectamente».
• «Si ha ido en otra dirección a la hora de contratar para este puesto, hágamelo saber».
• «Si hay alguien más con quien deba contactar para obtener esta información, hágamelo saber».
• «Díganos si está demasiado ocupado para dar su opinión sobre mi proyecto o si necesita más tiempo».
• «Si no puede participar en nuestro panel, agradeceremos las sugerencias de otras mujeres en la IA que nos recomiende».

También puede dar al destinatario la oportunidad de salvar las apariencias reconociendo que sabe que está ocupado y que tiene mucho que hacer. Lo último que quiere es que asocien las emociones negativas con la recepción de correos electrónicos suyos. En este caso, una declaración simple como: «Si está demasiado ocupado o no es un buen momento ahora mismo, no hay problema», funciona bien.

Sea persistente con sensatez.

Investigar demuestra que pedir lo que necesitamos reduce la ansiedad y mejora su autoestima, el sentido del albedrío y la calidad de sus relaciones, sin mencionar que puede ayudarlo a cumplir su solicitud. En resumen, vale la pena hacer un seguimiento.

Pero hay una línea muy fina entre ser persistente y ser molesto. Tiene que demostrar asertividad y buen juicio sobre cuándo hacer un seguimiento y cuándo es el momento de reducir sus pérdidas y seguir adelante. Como regla general, una semana después de su correo electrónico inicial es un buen momento para volver a ponerse en contacto con nosotros como primer seguimiento. Sin embargo, según la naturaleza de su solicitud, las conversaciones previas o los plazos pertinentes, puede que sea adecuado hacer un seguimiento antes.

A menos que sea urgente, cada uno sucesivo el seguimiento debería espaciarse un poco más, añadiendo otra semana en el medio, hasta que haga un seguimiento tres veces. Podría haber un cuarto intento adicional de «Ave María», según la situación. Una clienta mía había sido entrevistada para un puesto sénior y el reclutador dijo que estaba impresionada y que quería que se reuniera con el CEO. Tras tres correos electrónicos de seguimiento, mi cliente aún no había oído nada. Habían pasado seis semanas desde su último correo electrónico de seguimiento. No tenía nada que perder, así que decidió enviar un correo electrónico al reclutador por última vez y recibió una respuesta en cuestión de minutos.

Hacer un seguimiento con otras personas que no le responden es una parte inevitable y necesaria del negocio y del logro de sus objetivos. Utilice las estrategias anteriores para aumentar la eficacia de su seguimiento y ayudarlo a obtener la respuesta que necesita.