Cómo crear un programa de pasantías virtuales exitoso

La pandemia obligó a las empresas de todo el mundo a ser ágiles, aparentemente de la noche a la mañana, para salvaguardar eficazmente el bienestar de los empleados y, al mismo tiempo, hacer que su negocio siguiera adelante. En Intel, esto incluía mantener nuestra sólida trayectoria de asociación con colegios y universidades para ofrecer a los estudiantes un programa de pasantías muy valorado, a pesar de las limitaciones del trabajo presencial.

Los programas de pasantías han desempeñado un papel fundamental en nuestra empresa; reflejan nuestro compromiso de invertir en el desarrollo de las habilidades de los futuros trabajadores y son un componente vital de nuestra cartera de talentos. Cuando la pandemia puso en peligro nuestra capacidad de ejecutar nuestro programa tradicional, creamos un programa de pasantías virtuales para estudiantes de pregrado y posgrado en las unidades de negocio de ingeniería, diseño, marketing, finanzas y otras unidades de negocio de Intel. Para nuestra sorpresa, igualó, e incluso superó, lo que ofrecían las pasantías tradicionales, ya que daba a los estudiantes la flexibilidad de trabajar donde les fuera más conveniente y les permitía conectarse con compañeros, mentores y ejecutivos de todo el mundo.

Al dar un paso atrás para entender los principales desafíos de nuestro entorno de trabajo desde casa y escuchar las necesidades de las partes interesadas internas, Intel se esforzó rápidamente en diseñar un programa de pasantías virtuales para más de 5700 participantes en 32 países. Al finalizar los tres meses del programa de verano, el 98% de los participantes respondieron que recomendarían trabajar en Intel a un amigo o familiar, lo que nos dio como resultado nuestra clasificación más alta de la historia de pasantes estadounidenses en Glassdoor, y casi la mitad de los pasantes que cumplían los requisitos se comprometieron a unirse a nosotros para ocupar un puesto a tiempo completo tras su graduación. La respuesta positiva a nuestro primer programa virtual nos ha animado a continuar con un programa solo en línea hasta septiembre de 2021, a medida que el mundo vuelve poco a poco a un estado de normalidad.

Si bien los programas de pasantías obviamente varían enormemente, las medidas que dimos en Intel para maximizar el valor de nuestra iniciativa virtual pueden servir de guía para otras personas que deseen hacer lo mismo.

Escuche, escuche, escuche

Antes de empezar a contratar a su nueva clase de pasantes y planificar cómo será el programa, es importante que aprenda todo lo que pueda sobre las opiniones de los estudiantes que buscan pasantías. Trate a sus pasantes y a sus partes interesadas internas como clientes y trate de entender sus deseos y necesidades de forma proactiva. Invierta en investigaciones y servicios de terceros para recopilar información adicional y utilizar los conocimientos para dar forma a su programa.

En consecuencia, antes de empezar a diseñar la estructura de nuestro nuevo programa, solicitamos la opinión de los pasantes existentes que harían la transición al programa virtual mediante puntos de contacto habituales y encuestas formales y anónimas. Como era de esperar, descubrimos que los estudiantes aceptaban una experiencia virtual, pero aun así tenían un fuerte deseo de aprovechar las oportunidades de establecer contactos que normalmente solo ofrecen los programas de pasantías tradicionales. También analizamos los programas de MBA en línea en los que lo digital era la norma antes de la pandemia y nos esforzamos por incorporar las cosas que hacían con más éxito. Esto incluía garantizar que los estudiantes tuvieran una cohorte designada al entrar en el programa y permitirles mostrar a sus compañeros de prácticas los proyectos en los que habían trabajado.

También nos esforzamos por refinar el programa mientras estaba en marcha. Realizamos encuestas después de las actividades y los eventos, así como al final del programa, y consultamos personalmente con las partes interesadas de forma regular para entender sus opiniones sobre el programa. Como resultado de estas conversaciones, nos enteramos de que los pasantes disfrutaban especialmente de las actividades de creación de redes y de trabajar junto a otros pasantes y empleados en proyectos desafiantes. Sin embargo, solían disgustarles las reuniones de grupos grandes que no dejaban espacio para la colaboración. En respuesta, reconsideramos nuestro enfoque de celebrar reuniones de grupo para todos los pasantes y priorizamos las reuniones virtuales más pequeñas que permiten una mayor participación.

Cree sustitutos para la participación natural en persona

Además de planificar para garantizar que sus partes interesadas reciban el máximo valor de su programa, también debe estructurar sus pasantías virtuales de modo que posibilite experiencias o interacciones que se producirían de forma natural en un entorno de oficina. Por ejemplo, los estudiantes en edad universitaria suelen ser nuevos en el trabajo en un entorno profesional. Eliminar la experiencia presencial les dificulta adaptarse y entender los conceptos básicos observando a los demás. En consecuencia, es fundamental que las pasantías virtuales impartan una amplia sesión de formación al principio del programa para presentar a los pasantes y sus directivos, ofrecer una visión general del programa, compartir las mejores prácticas para el trabajo remoto y establecer expectativas.

En un entorno de trabajo remoto, es especialmente importante crear un entorno interactivo que fomente el trabajo en equipo entre los pasantes y sus directivos, a pesar de las barreras físicas. Asegúrese de que cada pasante tenga un empleado a tiempo completo designado que lo guíe a lo largo del programa y le proporcione puntos de contacto virtuales para analizar la carga de trabajo del pasante, así como su desarrollo profesional y sus objetivos. Además, dividimos las cohortes de pasantes en pequeños grupos de compañeros, lo que creó una mayor sensación de camaradería y apoyo, y algunos departamentos de Intel adoptaron un sistema de amigos de pasantes que agrupaba a dos participantes.

Como sustituto de las conversaciones «enfriadoras de agua» en la oficina, creamos una actividad mensual de networking rápido, que permitía a los pasantes reservar sesiones de 15 minutos para reunirse con otros pasantes y empleados. También dimos a los pasantes la oportunidad de pasar una hora con los empleados a tiempo completo para tomar un café y dar clases de forma más formal. Durante este proceso, reclutamos a 150 empleados (desde recién graduados universitarios hasta directores sénior de casi todas las unidades de negocio de Intel) para que enviaran sus biografías para que los pasantes las revisaran y eligieran con qué representante querían charlar. Esto dio a los pasantes la posibilidad de ponerse en contacto con los empleados en función de la forma en que sus antecedentes y su trabajo en Intel se adaptaban a sus propios intereses personales y objetivos profesionales.

También intentamos exponer a los pasantes a la parte extracurricular de nuestra cultura de oficina. Por ejemplo, Intel animó a sus becarios a crear sus propios clubes y les proporcionó financiación para ayudar a facilitarlo. Para apoyar a un club dedicado a los aficionados a los cómics, Intel invitó a los escritores de cómics a dar charlas virtuales con los miembros, ofreció a los participantes una suscripción a una revista de cómics y financió las comidas del club. Intel también ofreció a los pasantes la oportunidad de ser voluntarios virtuales en organizaciones sin fines de lucro. A través de una iniciativa de la Cruz Roja, se contrataron pasantes para que ayudaran a cartografiar áreas remotas de países del tercer mundo a fin de mejorar la respuesta a los desastres.

Aproveche las ventajas de lo virtual

Hay algunas oportunidades que solo el entorno digital hace posibles. Para promover las interacciones entre los pasantes y aumentar su productividad, las empresas pueden gamificar las tareas y actividades con incentivos a la participación, aprovechando herramientas como las redes sociales. Por ejemplo, Intel desarrolló el programa Intel Passport, que permitía a los participantes conseguir insignias y premios, incluida una codiciada comida virtual con nuestro CEO, por realizar actividades específicas, como crear un blog para que Intel lo distribuyera o compartir una publicación en las redes sociales sobre la tecnología Intel.

El entorno virtual también ofrece formas de reforzar la diversidad y la inclusión al eliminar las limitaciones geográficas o de accesibilidad del mundo físico. Si bien el vasto programa de Intel ha incluido históricamente un grupo amplio y diverso de pasantes, la experiencia virtual nos permitió agrupar a participantes de diferentes ámbitos de la vida para enriquecer su experiencia colectiva.

Por otra parte, dado que la pandemia redujo considerablemente la cantidad de viajes de ejecutivos, nuestros líderes estuvieron más disponibles para interactuar con los pasantes, lo que se tradujo en uno de los elementos más positivos de nuestro programa virtual. Invitamos a ejecutivos de toda la empresa a hablar con los pasantes mediante sesiones de preguntas y respuestas en directo en línea y otros eventos virtuales, lo que les permitió a los pasantes tener más acceso a líderes de alto nivel que en años anteriores y, al mismo tiempo, les dimos información valiosa sobre la estrategia y las prioridades de la empresa.

Al diseñar y ejecutar cuidadosamente un programa que abordara las necesidades de todas las partes interesadas, pudimos crear un programa de pasantías de gran éxito. Con una preparación adecuada, un enfoque centrado en la mejora continua y un compromiso de toda la empresa con el éxito del programa, otras empresas también pueden hacerlo.